水语

过去我曾介绍过一些关于“拖延症”的知识和应对的办法。当时主要是以直接翻译为主，可能并不便于理解和执行。同时，应对拖延的办法如果不能和日常时间管理相结合，收益也未必会高。这里，我尝试将我觉得不错的时间管理方法和应对拖延的方法结合起来。参考文献包括：《战胜拖拉》《拖延心理学》《尽管去做》《Do It Tomorrow》。同时举例说明，也许更有实用价值。在此文中，会较少提到这么做的原理。这些内容自己读读原书也许更好理解。

必须承认，没有一种时间管理方法适合所有人。所以在这里，我希望介绍更多种多样的方法，而不是仅仅靠自己的经验来判断它们是否有效。当然，我也会不断改进自己的行为方式，并将心得分享出来。也期待你们能够分享自己的体会。

在开始之前，还是希望大家认真思考一下自己生活的目标。其他人是无法替代你完成这项工作的。至少，你应该对自己未来半年打算做些什么，达到那些目标有比较明确和坚定的想法。如果你的想法太多，怀疑自己是否能做到，读读这篇文章(做得更少，做到更多)，也许有助于你去芜存菁，选择那些真正重要的事情去完成。

若你还没有养成建立“收件箱”的习惯，建议你先把这个问题解决好。这是GTD一书中提到的思想。你的新任务，也许来自一封email；也许来自老师上课提到的一本书；也许来自老板递给你的一叠文件，也许来自脑海中突然闪现的想法。你最好能把这些任务都快速记录到一个固定的地方，也就是你的“收件箱”。当你开始进行真正的时间管理和安排时，只需要查阅这个“收件箱”就可以了。“收件箱”可以不止一个，但是越少越好。对我来说，iPod touch上的软件Todo就是我的收件箱。最多添加一个笔记本，用于随手写下任务。毕竟很多时候人还是青睐纸笔书写的随心所欲感。另外，如果两分钟能完成的任务，就不要再写下来了，立刻完成就好了。

对一般人而言，其实并没有那么多任务非要当天做不可。如果你的工作性质要求你迅速做出反应，说实话，你大概也不会有拖延的习惯了。比如——救火队员。为了更好地将一切置于掌控之下，而不是被各种新任务搞得团团转，同时对当前的任务产生干扰，你有必要建立“明天再做”的观念。当一天开始时，你应该已经明确——今天我需要做哪些事。而今天产生的新任务，则在一天结束时从收件箱中拿出来，分析轻重缓急和预估完成时间后放入明日任务的列表之中。注意：是“明天”，而不是“以后”。你不能把今天收到的任务，无限期地延后。只有当“明天”无法完成“今天”收到的任务时，才能推到“后天”。一般来说，平均下来你每天能完成的工作总是超过前一天收到的新任务的，不然就是你选择去做的事情太多了。这是时间管理本身无法解决的问题。

可是，你真的知道，自己一天能做多少事吗？

这其实牵涉到两个问题：我一天有多少时间可以用来完成任务？我做完各项任务需要多少时间？

一般人总是高估前者而低估后者。拖拉者尤其如此。为了真正掌握一天的时间，最简单的方法就是准备一张表格，以半小时为单位列出一天中所有的时间段，并把每天都要做的事以及必须在某个时间做的事情写上去。例如：起床时间、午饭时间、上课时间（上课期间除了听课你不能做其它事，这点和工作时间不同）、看电影时间。此外，你还要写上交通时间，例如上班搭车的时间。如果你不是个工作狂，那么娱乐时间也应该写在上面。

之后，你就会发现自己一天真正用于做事的时间是如此之少。此时你不需要给剩下的空格填上内容。这一内容应该是你在现实中完成某项工作之后填写的。同时你其实会更放心地去做正事，因为你知道稍后总有娱乐的机会。而且，如果你中途想要放弃，请坚持到这半个小时结束。然后换一个你不是那么抗拒的任务（而不是娱乐！）不是特别难，但是却很有效。

对很多想要改善自己时间管理的人而言，也许都希望马上把娱乐时间尽量压缩。其实如果你上周工作日每天娱乐（包括上网，聊天）5小时，这周却要压缩到每天一小时，你的情绪也许会提出抗议。落差越大，抗议声越强，最后你很可能就屈服于这个声音，放开手脚去娱乐。当一天结束时，要么心怀悔恨，失望沮丧，同时责备我介绍的方法没用；要么决心痛改前非，熬夜工作，最终损害自己的健康，第二天也打不起精神。类似的事在我身上发生过不知道多少回后，我终于决定不再抗拒自然的反馈，在一定的节制下听从身心的指引。听起来有点玄，实际就是：每次改变一点点，不要贪多求快。比如，从5小时改为4小时。长期来看，这反而是更快的方法。

并且，你管理时间的方法最好也遵从平时的习惯。如果你像我一样，大部分工作需要在电脑上完成，不妨把这个表格做成电子文档，随时查看和记录。我甚至在Google Docs中创建了一周时间安排表格后用Chrome的“创建应用程序快捷方式”专门为它做了个快速启动。由于我使用Ubuntu（一个Linux桌面发行版）作为操作系统，我可以把它放入一个专门工作区，永不关闭，因而载入时间不超过半秒。当然，这么做对于网络连通性和电脑硬件有一定的要求。

那么，我怎么知道完成一项任务需要多少时间？

如果你可以保证始终在做最重要的那件事，其实你已经基本上不需要知道完成某项任务需要多少时间了。还有什么做法比一直在做最重要的事更重要？

然而人并非如此简单的动物。有时候，我们的情绪就是“不适合”去做最重要的那件事，总觉得“过会儿还有空”。或者，为了做这件“最重要的事”，你上网查资料，却一不小心看到了某个吸引你眼球的内容，不知不觉就点开来看了大半天。而这一内容并不是那么重要。在这些情况下，最有效的做法就是：分解、分解、再分解。只要你觉得自己“还没准备好”，就继续把这件任务分解下去。并且，这种分解是相对于行动的而不是事件本身的。例如，写一篇论文，真正分解后的行动是——查针对内容xxx的，以yyy和zzz为关键词的文献；在第一节第一段中总结文献中关于www方法的适用范围；等等。对于这样分解后的任务，你也更有可能做出合理的时间估计。当这个半小时结束时，若你发现自己在看无关网页，也可以立刻纠正。而不是分解成：4点写第一段；5点写第二段，这种笼统和没有行动指导意义的子任务。

不过，这种分解不宜做得过早。如果你把所有的任务都事先分解好了，就大大丧失了机动性。万一中间某个环节不能如预期的完成，一切计划都要重新来过。也正由于这一点，你不必在安排时间的时候，写上：9:00-10:00完成任务A, 10:00-11:00完成任务B——万一你无法按时完成呢？只要你一天的时间都得到了充分的利用，“计划赶不上变化”也就不那么可怕了。

而且，一些任务可能不是最重要的，但却必须在某个特定时间之前完成。如果等到它变得因“紧急”而“重要”，可能就已经晚了，会弄得你手忙脚乱。例如，买春节回家的火车票也许不是你今天要做的最重要的事，因为明天你有一门专业课考试，后天有一家大公司面试，大后天要交一篇学期论文，再大后天女朋友过生日……可是等你把这些看上去更重要的事情搞定时，火车票大概早已售罄。这种情况，不允许你将“最重要的事”做完再去考虑。所以，你应当计算好这类事情应该哪天做，需要多久，并为它预留出时间。

尽管以上方法看上去很完善，实际中还是会有种种让人困惑的细节。例如：完美主义者可能在14:02才完成上一个任务，之后便发愁——14点开始的这个半小时无法有一个完美的开始，也许我就不该做什么了，就看看新闻吧。然后花了50分钟看新闻，白白浪费掉这近一个小时的时间。这是一种典型的由情绪而不是理智主导而产生的错误。我们当然可以给自己一点空间，每天晚上6点到11点完全让感觉做主，以达到某种身心的平衡。但是在你打算用理性来规划的时间产生这种问题，则会大大打击你的积极性。为了更进一步避免类似情况，你可能还需要读一些《拖延心理学》中的心理分析。了解自己为什么会拖拉，如何改变自己对问题的看法，从根本上解决问题。

一些严重的拖延者，读过以上种种之后也许会想：这些方法好像不错，但是我现在攒了很多过期任务，我只有等这些任务都完成以后，才能尝试你说的方法。

你是否想过：在你边拖拉边做事的过程中，新的任务又会开始累积，永无尽头？

这里就要用到去年最后一篇文章中提到的“current initiative”——不如我们换个名字，就叫“每天第一件事”（也许你还可以给它配上梁静茹那首歌的调子呢）。今天，此时此刻，当你看到这篇文章时，把你所有的过期任务都收集起来，按照紧急程度，重要性，或是已经拖延的时间做一个排序。之后马上对每一个这样的任务都做一个评估：如果我就此放弃会怎样？行不行？很多时候，我们“想做”的，远远超过了我们真正的能力；而即使做到，也未必对自己有什么大的作用。有时候我们希望自己能去做某件事，其实完全可以交给别人去做，效果还未必不好。勇敢地删掉那些不是真正重要的事，把可以让其他人做的交给其他人，剩下的，把它归为你的“每天第一件事”吧。也许你会有三五件过期任务，同样，选择最重要的那件开始。其余的，你完全可以继续拖延下去……

每天洗漱完毕，或是一到工作单位，你要马上去做的，就是这“每天第一件事”。在此我举个例子：你得写一份年度总结，好作为绩效评估和奖金发放的依据。这份材料本该在1月15日之前上交，奖金在过年之前发下来。可是现在离截止日已经过去了一周，你只动笔写了个标题，因为有不少内容要查过去存档的文件，比较麻烦，你很排斥。虽然你和HR打过招呼，她告诉你直到2月10日才会做最后的决定，只要在此之前交就没事。不过你觉得根据自己一贯的拖延，可能要到2月10日下午4点50才会匆匆忙忙地交上去，显然到那时作用已不大。于是你决定把“写年度总结”作为“每天第一件事”，然而一上班，你就想：说不定早上有人给我发了份很重要的邮件，我要赶紧处理，年度总结两周以后交也行……结果这一天下来，你还是没有多写一行字。

不，“每天第一件事”不是这样用的。你不如把“打开文档，写10分钟年度总结”作为“每天第一件事”。上班后，即使你想查邮件，一想到“只写10分钟，不会误事，就算有紧急事件，别人会给我打电话的”，也就很自然地开始打字了。甚至你可以早到办公室10分钟，即使有人一上班就发紧急邮件，你也能在写过10分钟总结以后，再从容地收信。事实上，写了10分钟后，爱拖延的你就不知不觉把“查邮件”当作了拖延的对象，反倒是一口气写了一个小时的年度总结……当然，这件事也就不会拖到最后一刻了。完成任务后，你应当把下一个过期任务作为下一个“每天第一件事”。

如果你觉得每天只有一件“第一件事”效率不够高，也可以理解。不过如果设置得多了，你就很难保证每天全部做到。而这个“第一件事”的秘诀很大一部分就在于“每天”。要不，利用“午饭后第一件事”，可能可以多解决一些积压的任务。再多，也许就不会有很好的效果了。

在“每天第一件事”以外的时间，遵守“所有今天收到的任务，留到明天再做”；也遵守“预留给生活杂事和娱乐约会足够的时间，其余时间每半小时坚持做一件重要的任务”，这样每一天你都会很清楚自己该在什么时间做什么，同时又不被各种新的任务所烦扰。

春节将近，也许这也可以成为你清空旧日积压的任务，重新开始的好时机。

写罢此文，我发现自己在“如何真正做事”上着墨太少，或许连我自己也不是很清楚该怎么做，所以在现实中时常也会无法执行。正好在此时，我发现了一篇很有参考价值的文章。不过，就要在下一则日志中探讨了。愿意读英文的朋友，可以自己去看看。顺便说一句，已经推荐到译言了。

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