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让自己更专注(3): Concentrate带来的启示
Concentrate是Mac操作系统上一款助人摆脱干扰，专注工作的软件。其实我并不擅长写软件工具的说明，因为我通常只知道自己喜欢和常用的功能，而无法全面地介绍软件。所以，今天的这篇文章也不是讲软件本身的，而是探讨我们该如何消除在电脑上工作的干扰。 Concentrate的基本功能是通过定义一系列的自动操作，来防止干扰，让人可以进入工作状态。官方的设置说明分为三步：1. 决定你要做什么; 2. 设置做这件事时需要进行的活动; 3. 开始工作！让我们逐一看来。 1. 决定你要做什么。 Concentrate让你给自己要进行的活动取个名字。我们需要专注的工作，往往也就那么几项，比如写论文，做表格，查资料。虽然内容每次会不一样，但是要做的事情都差不多。所以，不妨给自己需要专注的事情确定分类，使流程化变成可能。哪怕你没有相应软件，找张纸写下来也是一样。 2. 设置做这件事时需要进行的活动。 Concentrate可以设置10种行为：(1)启动程序; (2) 关闭程序 (并屏蔽); (3) 开启网页; (4) 屏蔽网页; (5) 打开文档; (6) 播放语音信息; (7) 播放声音; (8) 运行脚本; (9)桌面通知提醒; (10) 设置聊天软件状态（例如：设为忙碌）。 （其中(6)是由Mac OS内置的语音合成软件来实现的，即：你输入一段话，系统会为你读出来。有几十种不同风格的语音可选。） 这些行为的排列组合，就形成了专注前的一系列准备工作——例如：关掉所有浏览器和邮件收发软件，启动文字处理和PDF阅读软件，打开需要编辑的文档，用一段语音信息来提醒或激励自己进入状态，采用背景声音来屏蔽周围噪音或调动情绪。你甚至可以调换桌面背景图，提醒自己：现在是专心工作的时间！ 这些工作，其实可以手动完成，也可以借助其他软件完成，例如PC上的Temptation Blocker也可以在一段时间中屏蔽程序运行，主流浏览器都有可以屏蔽网页的插件。但如何实现不是关键，关键在于：固定的流程和坚决的执行。有了Concentrate, 你固然可以无需踌躇；但仅依赖纸笔，你一样可以督促自己每次都采取同样的步骤，进入专注状态。如果你本来就是个容易自我干扰的人（比如，会忍不住去刷微博，聊QQ），可能借助一些外部手段更有效一些。至少，在一张便利贴上写下：“写论文期间，禁止打开QQ和豆瓣！”，心里发痒时看一眼，也会有点效果吧？ 3. 开始工作！ 这还不简单吗？需要说明吗？如果你有过拖拖拉拉的行为，一定明白，“开始”不是那么容易的事。不过，有了之前的铺垫，这一步相对来说就简单了。Concentrate中可以设置工作时间，开始后则进行倒计时。在计时结束时同样可以开启语音信息，声音文件等来提醒。计时的工具可就多了，电脑上的，手机上的，甚至传统的闹钟都可以。开启你的计时器，工作吧！ 计时工作对于克服拖延有着特殊的功效。因为：1. 关注付出的努力（工作时间）而不是取得的结果，有助于减少对于失败（或成功）的恐惧。2. 这段时间一般都不长，少则10分钟，多则不超过1小时。这样一方面可以规避由任务截止期限带来的压力，另一方面提示自己将任务分解成小块，积累点滴进步带来信心。而不是立下“我要连续工作6小时完成这个任务”的决心，却由于目标太庞大而中途放弃，甚至根本就不开始。 熟悉“番茄工作法”的朋友一定已经看出来了，这个流程其实和“番茄工作法”的“专注工作25分钟”是一致的。但“番茄工作法”的“专注工作”，并没有完全解决干扰的问题。它只能够识别干扰，提醒你改进，却无法有效预防干扰。同时，“番茄工作法”对“如何开始”的解决办法也很简陋。 总结： 如果你有Mac操作系统，也不是完全不懂英文，那么，直接去下载一个Concentrate吧！官网提供60小时的试用期。（请不要问我如何破解⋯⋯） 如果你采用的是Windows操作系统，那么，找一张醒目的便笺纸，列出自己应该专注的活动，并写下需要采取那些措施来完成去除干扰的过程，然后借助文中提到的软件来杜绝干扰。今后每次需要专注的时候，就根据这张列表从头到尾执行一遍。 如果你采用的是其他操作系统⋯⋯我想你应该非常乐意自己去寻找一套解决方案。欢迎你和大家分享！
OmniFocus, 又不仅仅是OmniFocus
Amazing! Incrediable! Can’t believe I didn’t see this earlier! 今天在网上发现这篇文章后，我只想大声呼喊上面几个词！（用英文不是为了装X, 读英文文章一段时间后大脑会自动切换为英文模式） 去年八月份买了Macbook Air以后没多久，我开始采用OmniFocus（Mac系统上软件）来做任务管理。因为它的无限层级。不得不说，我对OmniFocus的几个”perspective”从来没有搞懂过。就当它是普通的to-do软件用着。直到看到上述文章，才明白之前对它的强大功能有多么大的忽视。也不得不佩服作者对GTD系统有着如此深刻的理解和如此惊艳的创新。 文章非常，非常，非常的长，而且整个系列有十篇文章。目前我只看了一篇，而我的Omnifocus已经焕然一新。在该系列中，作者假定了一个叫Tom的人需要用OmniFocus来管理任务，从他最初的一堆杂乱的任务清单开始，一步步分类，整理，到如何实现GTD的工作流程，如何分析和回顾任务，如何设定最合适的perspective (视角)，乃至如何使用iOS设备(iPhone, iTouch, iPad)进行同步。 这个系列虽然是Omnifocus的使用指南，但是它所包含的内容远远超出了软件使用的范畴。 比如：在“情境(Context)”中，作者建议设立一个叫做“Anti-procrastination（抗拖延）”的情境。由于OmniFocus允许多层级情境，所以可以在它下面又设这样几个context: “Low Energy (没精力)””Read（阅读）””Take Notes（做笔记）””Just Do It （马上去做）”。当你发觉自己在拖延时，可以到这里找事做，避免因为拖延而一事无成。 同样，在“思考”情境下，分为“组织”“钻研”“创造”“集中”。当你认为自己精力旺盛，希望做这些有挑战性的事情时可以选用。 类似的概念可能不是第一次被提出。但是细化之后，就不仅仅是一个“好概念”，而是具备可操作性的技巧。 如果你碰巧也在用Omnifocus. 这一系列绝不容错过。即使你不用这一软件，该系列文章中对于项目和行动的分类技巧和工作流程的建议也值得借鉴。 遗憾的是，我恐怕没有时间来对这一系列文章进行翻译。只能在今后的文章中，试图介绍一些有用的要点。
对于一个自己完全不熟悉的领域,是否可以去尝试学习?
标题是知乎上的一个问题。恰好这符合我最近想写的一个话题，所以就做了详细的解答，下面是我的答案。 送你三句话： 一年之后，你会非常庆幸自己今天选择了开始。 当你觉得为时已晚的时候，恰恰是最早的时候。 It does not matter how slow you go so long as you do not stop. 我也在学习一个自己不太熟悉的领域。已经进行了两个多月。有一些建议供你参考。 明确目标，包括长期的和阶段性的。例如，我的长期目标是开发出自己的iOS App. 阶段性的是三个月内学完一门入门编程课程。然后每三个月学一门更加深入的课。 选择合适的学习材料。例如，我选择的是斯坦福大学的公开课。首先它的内容肯定是不错的。其次它包含了上课视频，阅读材料，以及练习，有助于全面的掌握。并且它还有时间表，方便我安排进度。最后，课堂活泼，不枯燥，让我一直有所期待。但是，如果我的英语不够好，这一材料就不适合我。 公开承诺。让周围人都知道你在进行这项学习，并定期更新进展。这条可能不适用于所有人。你需要考虑你的朋友是会支持还是会反对，还是会看笑话。但是至少对于督促我自己非常有效。 每天学一点。两个小时其实有点长。半小时到一小时都不错。我认为坚持比一开始有多快更重要。而且最好是每天坚持，不管什么周末和休息日。一件事情想要坚持下去，可能最有效的是利用一开始的激情养成习惯，之后就是自然而然的。否则，每周都要重新启动，真的需要巨大的毅力！更不要认为：今天我没学习，明天我可以补上。如果你今天连一小时都做不到，你能保证明天有两小时吗？一天有一天的事要做。 一早起来学习是最好的，没有任何前摄干扰。以积极学习开始新的一天，也会让你感觉很好。 做好笔记。一来笔记会让你主动参与学习，二来笔记可以在未来提醒你学过的内容，三来做笔记会让你有成就感，更愿意坚持。做笔记的仪式感更是可以调动你的热情。 Make it fun! 学习应该是快乐的事。哪怕是基础内容，肯定也会有许多有意思的地方。如果你发现太枯燥，首先想想能不能换一种方式，而不是“我可能不适合学这个，我可能不是真的感兴趣，还是算了吧”
【译文】如何不用额外咖啡因也能保持专注
原文：How to Stay Focused (Without Extra Caffeine) (这篇是我自己译的，不当之处见谅。 作者是促使我开始学习公开课的Scott Young, 他打算用12个月完成麻省理工计算机系四年大学课程，目前已经完成了33门课中的13门。以下为译文。) 本文原先发表于我的免费简报：学得更快，收获更多. 我经常被问到的一个关于我的麻省理工挑战的问题是这样的：我如何能够在这么长的工作时间中保持专注呢？ 为了确保进度，我需要每天学习10-12小时。而且还得专心，而不仅仅是时间长。当你在以两倍的播放速度看上课视频的时候，即使是短暂的开小差也会让你的进度脱轨。 在这封邮件中，我将分享我用于保持专注的策略。这些策略都是有关（如何）激发你自然的动力循环的，所以你并不需要摄入更多咖啡因或非法兴奋剂。 下面是我发现有效的几个关键点： 1. 启动效应 2. 无干扰的休息 3. 主动工作 4. 固定日程 启动效应：如何大幅提高动力来保持专注 我采用的第一条策略被我称作启动效应，意思是设置好你的工作环境和常规工作来让你更想把事情完成。 我们都明白启动效应的消极形式。当你在拖延并且没有赶上工作进度的时候，将会非常难驱使自己去着手开始。即使工作量本身很小，还是经常让人觉得不可能着手去完成它。 一个主要原因是负面启动效应。当你开始拖延的时候，它影响了你的思维模式，使得你更难激励自己。心理学家已经确立了很多种情形下的启动效应，所以没有理由认为拖延不适用于此。 但是正如负面启动效应可以灭掉你的动力，积极的启动效应可以创造动力。如果你正确地布置你的环境，他们会强化这种效果，使得你无需多少努力来具备更强的工作意愿。 这里有一些我用启动效应成功的办法： 1. 早起并马上开始工作。 这么做不是为了节约时间，而是因为早起对我来说和完成工作有着极强的关联。当早起的时候（早是相对我的休息日而言，那些日子我通常睡到自然醒），我相当于马上给自己一个“今天要好好干”的潜意识信号。 2. 制定一个行动计划。 即使工作并不复杂，我也经常制定计划。因为计划本身是一种开始行动的正面启动效应。当然，你可以浪费很多时间在计划上。但是用10分钟来筹划你接下来的几个小时要做的事情可以促使你前进。 3. 早早完成一大块工作。如果你很早就把工作完成，这会给当天剩下的时间带来积极启动效应。我一大早就完成2-3小时工作的日子也正是我能够轻易在接下来的8个小时中坚持工作的日子。 无干扰休息：如何不消灭你的动力 休息是无法避免的。并且有时候，休息是有意义的。在解决bug的时候休息一段时间可以帮助你从新的角度思考问题。清空你的大脑有助于你重新获得专注。 然而，大部分人的休息方式是愚蠢的。他们不仅休息时间有问题，并且在休息期间做的事情也不对。这些错误完全消灭了他们早先获取的动力。 无干扰休息意味着不消灭你的动力的休息方式，这样你就可以重新激发能量，而不是被停工拖住而最终陷入拖延。 第一条休息原则是：永不采用参与式的休息。电视，网络，电子游戏，脸书（Facebook），手机短信，电子邮件或任何会占据你的头脑的东西都不行。原因是，你不能让好不容易建立的动力被其他任务所替代。 相反，我发现采用放松式的休息更加有效，但我可以很容易地重新回到工作中。散散步，喝杯水，或者伸展一下，都是不错的选择。我还发现小憩也很有用，不过好像这并非对所有人有效，所以小心使用吧。 那么，听起来我好像把所有有趣的事情都从休息中排除了。如果你没法享受的话，那么休息还有什么意义呢？ 这就是它的意义所在。休息不是用来做有趣的事的，放假才是。 休息是有策略地重新组织你的能量和能力来完成手头上的工作。把电视，游戏，和娱乐放在你可以没有负疚感放松的夜晚吧。 主动工作：或——为什么听课的时候那么难保持清醒 被动任务比主动任务更难专注。比如，阅读比写作更难保持专注。听课比编程更难保持专注。被动任务主要是在观察，主动任务主要是在做事。 因为被动任务使得保持专注更难了，并且那么多学习内容都默认为一种被动任务，许多学生都发现一次保持一到两小时的专注时间是难以置信地难。 我用了这些办法来学习： 1. 使得任务变得主动： 阅读的时候，采用主动阅读技巧来使得阅读过程不那么被动（这不车轱辘话么，囧——译者）。听课的时候，写下你自己的想法和解释，而不是只写下授课老师说的话。 2. [...]
15个月，我仍在这里
在过去的一年零三个月中，我只在这里写了两篇博客！确实，有孩子之后，许多事都变了。我的时间变得不那么够用; 我觉得没什么可写的; 我觉得一再说自己会更新却停滞不前挺尴尬… 在这段时间里，除了人生大事上的改变，我还有一些认识上的变化。比如：意识到拖延的复杂性，意识到休息放松和工作一样重要，意识到坚持是何等稀有和珍贵，（再度）意识到自己的无知，意识到看起来多么没理由去实现的梦想，仍然会一直烧灼你的心，直到你开始着手将它变为现实为止。 然而有一些事情没变：我仍然热爱写作，喜欢分享，乐于学习。所以我终于还是回到了这里。 同时，在开通近两个月之后，我想在这里公布一下我的学习笔记轻博客地址： http://hohopencourse.diandian.com 两个月前我开始利用每天早晨的一小时学习世界名校开放课程。这个博客包含了我绝大部分的学习记录。我希望可以一直延续下去，直到我没有想学的课程为止。1小时仅仅是一天的4.2%，却带给了我学校课程都未能提供的收获。也许，你也可以试试。
阅读如何让我更幸福，兼Kindle3使用感言
阅读是我生活中必不可少的一部分。这里的阅读指的是为兴趣而进行的阅读，工作/学习相关的不算在内。 这个月，我收到一份礼物：Amazon Kindle 3. 在国内译为“金读”。关心数码产品的朋友可能早已听说过它的大名或者已经用了一段时间。我自认是个阅读量很大的人，Kindle在此基础上，又让我的阅读量大为增加，阅读范围也有所扩展。在此撰文一篇予以推荐。顺便谈一点对阅读的思考。 Kindle作为阅读工具，体验极佳。大部分人都认为读纸质书比（在电脑上读）电子书更舒适。而Kindle给人的阅读感觉几乎已经和纸质书相同，却更加轻便，且单手即可掌控。也可以做笔记和摘抄段落。当然，它是黑白的，上网也不太方便，但这恰恰让人可以比较专注地读书而不是像用电脑时一样容易分心。 同时，Kindle代表的不仅仅是一个阅读的工具。亚马逊的Kindle商店使得大量的新出版书籍得以电子化。许多经典的英文著作也有了免费或极为价廉的电子版。如果你的英文程度尚可，那么Kindle为你打开的将是一个巨大的宝库。大部分书的Kindle版也比纸版便宜得多。当然，中文的电子书资源也很丰富。但新出版的书籍还是有很多难以获得电子版。有时候为了找一个合适的版本，也需要花费一定的时间。 老杨曾经介绍过用Kindle读rss的办法。对于经常使用Google reader一类阅读器的人来说是一个福音。 Kindle刚到手的那几天，我居然为“读什么”发了半天的愁。想读的，可读的内容实在是太多了。在人人网上调查了一下，大部分买Kindle的朋友都用它来读中文小说。过去我也有整天整天读中文小说的经历。当时读得酣畅淋漓。事后却往往觉得空虚。以“寻找幸福高效的生活方式”为宗旨，我想我需要思考：怎样的阅读才能让我感觉幸福？ 首先，阅读应当是每天坚持的习惯，而不是心血来潮的冲动。
新年快乐！2011年水语可能的改变
按照北京时间，现在已经是2011年1月2日。送上稍微迟到的新年祝福，希望能够延长你元旦的快乐。 过去的一年中，我经历了很多生活中重要的改变，对于这个小天地的照管有所松懈。但订阅了“阅读分享”的朋友一定会发现，学习和成长的步伐，从未停止过。随着新年的到来，中长期目标的调整，我感觉“水语”之前的定位已经有点不太符合自己现在的期望。另外，自己常看的几个时间管理博客可以说已经逐渐穷尽了相关的话题并做得非常深入——在这样的环境中，“水语”的独特价值何在？ 我想，时间管理和个人提升，其终极目标仍然是获得幸福。而幸福对于每个人而言又有不同的含义。也许这个博客的价值，应该在于为具有相似幸福观的人，提供一点帮助。过去我总希望写一些放之四海皆准的内容，然而能力所限，可能反而因为缺少个人体验而显得空洞，也因此而无法流畅地书写。在新的一年里，“水语”将尝试更加凸显个人的风格，也不再回避提及个人的生活。相信聪明的你，可以从中借鉴，而不需要一个貌似全知全能的人来指点“这个方法只适用于某种情况”等等。 既然如此，“水语”所涉及的话题也会更广泛一些，如果非要给它一个新的总称，我想应该是“幸福高效的生活方式”。至少，我会坚持“让我觉得幸福高效的生活方式”。希望这种改变，能为你带来全新的阅读感受。
MyLife Organized iPhone版上线
MyLifeOrganized (MLO)是一个Windows平台上颇受欢迎的任务管理软件，功能相当强大。有免费版、收费版、Windows Phone版、黑莓版、云版……但是，直到最近两天，才终于推出了iPhone版。在其他的手机版本上，MLO的价格都是$14.99。iPhone上由于刚刚推出，定价$9.99（含三个月免费的云同步），以后会涨到$14.99. 这个价格超过了大部分iPhone上的To-do程序，而且目前其功能还有所欠缺；然而MLO的忠实fans还是纷纷给它打了五颗星的高分。 无限多层级任务是MLO最大的特色。除此之外，桌面Pro版还可以设置任务的“依赖性”，即如果必须先完成任务A才能做任务B, 那么在完成A之前B不会出现在你的Todo列表中，完成A后则自动出现。这个功能在目前的iPhone版中未能看到。 MLO简直可以说是Windows系统中的Omnifocus，但其桌面程序的免费版功能已经相当完善，pro版在用了优惠码之后的价格是$25. 而Omnifocus的iPhone版售价$19.99，桌面版售价$79.95 (!)。有时候不禁让人困惑，为什么一个兼容性极差的系统/软件，却可以由于把事情做到极致而卖出远超对手的售价？ 我现在正在试图回归纸笔，不再依赖软件工具。不过无论如何，MLO iPhone版的推出在一定程度上弥补了现在大部分iPhone上To-do程序的不足，并且从正在开发的功能来看，具备更大的潜力；也许会比较适合对项目管理方面需求更高的人群。
让自己更专注(2): 目标和计划给我们带来了什么？
没错，我曾经是“目标”和“计划”的信徒。一直相信，如果不是有它们，我没法做到那么多事。 但是最近一段时间，我越来越感觉到“目标”和“计划”的无力。很明显，仅仅有目标有计划肯定是不够的。必须转变为行动才能真正有所获益。我依然像以前一样设定目标和计划，然而他们没有像过去那样为我服务。这是为什么？我一直很困惑。 最近，在订阅的两个英文博客中找到了线索。原文在这里和这里。 目标的本质是明确动机，计划的本质是明确途径。 明确动机是为了让自己更有动力去行动，明确途径是为了让自己做“正确的事”“有价值的事”。 但是回想一下你做过的所有事情—— 你真正做成的事，可能很多都是因为兴趣所致。别把学业或事业上的事才当作“事”，娱乐也是事，谈恋爱也是事。这些东西你可能一开始并没设定什么具体目标，只是因为它们让你有激情有热情就去做——结果，你在这些事情上获得的并不少，而你根本没花时间去想什么“SMART原则”；从某种意义上来说，是“热情”让你完全专注，而“目标”只是让你分神，甚至限制了你最后所能达到的层次。别误会，不是要你整天娱乐或是恋爱。不然你试试，很快就会觉得无聊的。我相信，起码看这个博客的人，对生活中那些“正事”同样有所向往。我明白有人苦恼于自己兴趣过于广泛，想要做的事情太多而无法专注。关于这个我会另文讨论。 而“计划”，我们常把它比作“地图”。然而事实是“计划赶不上变化”。为什么？因为“计划”反映的是我们头脑中的世界，不是真实的世界。如何才能知道“真实的世界”是怎样的？只能像早期的地图绘制者一样，自己去走去量。哪怕是今天的地图绘制者，为了绘制最精准的地图，也必须驾着飞机去实地航拍。当然，在走的过程中，你的眼睛可以看到比脚下的路更长的范围；如何从所在之地到达目之所及，才是你真正要关注的。怎样才算“目之所及”？我想应该是那些基本能反映真实世界的估计。在此范围之外的计划，几乎没有意义。有时候计划甚至成为你的阻碍，因为你可能对新的机会视而不见。 学业或事业上的成就，可能会需要一些“目标”和“计划”。比如考研报名，你总得准备钱，确保自己有报名资格，决定要报考的学校和专业，然后按照规则去报考；准备考试也一样，每一步都有其目标。然而，真正开始读研以后，一个优秀的研究生会因为求知的欲望去找文献，读了以后自然产生想法，产生之后跃跃欲试，然后采取各种方法去尝试、去分析、去总结……最后因为希望这些成果为人所知才去发表文章，而不是为了毕业要求……在学术上真正有所成就的，往往是这些人。 你会说：这样是不是太理想化了？我有生活的压力，我有不得不去做的事，我必须跟其他人合作，不可能“想做什么就做什么”啊……就算是做研究，那也得看导师支不支持我想的课题，有没有经费让我去折腾。工作上就更是如此了，有业绩要求啊，要团队合作啊，要听领导的啊……等等。 我完全同意现实的残酷。尤其是在当下的中国，一切都被量化了。 可是这种“量化”是否给我们带来了幸福感呢？哪怕你对“幸福”无感，起码也有一个不得不面对的问题：死亡。到那一天，回首自己的一生，你是会因为自己达到了别人设定的量化标准而无憾呢，还是会因为倾注了自己热情的一切而无悔呢？ 写就本文之后，迟迟没有发出。我希望给自己更多时间去思考这一命题。毕竟，许许多多我们眼中的成功者，都是有目标有计划的人；那些不设定目标和计划的人，未必就能达到专注，也未必因此更幸福。也许更重要的是找到一个平衡点。比如说，每天或是每周都有一个大致的计划，完成那些已经打算要做的事。与此同时也划分出一块时间，留给其他的可能性。再比如说，不仅设定一个最低要求的目标，也设定一个更高要求的目标，让自己有可能追求更好的结果。 世界上的许多事，本来就没有标准答案。
让自己更专注(1): 区分日程和待办事项
你还在用同一个工具管理日程和待办事项吗？你的日常生活琐事和习惯呢？ 在GTD的“教义”中，日程和待办事项是应该严格区分开的。实际应用中，许多人并不这么做。不然就不好解释为什么那么多Todo list工具都被要求加上“重复”功能和“提醒”功能。 日程，应该是那些固定开始和结束时间，并有固定地点的事项。每日需做或是定期需做的交通、三餐、锻炼也包含在内。剩下的时间段才是用来做“待办事项”——那些所需时间不确定的事的。 待办事项清单中，永远不该出现“打扫房间”“上课”“给女朋友过生日”这类事件——他们都应该属于日程。 如果混淆了日程和待办事项，可能会出现的问题是—— 当你试图知道“现在该做什么”而查看清单的时候，那些本该固定时间做的事情会跑出来打扰你。简单的例子：你原本准备12点去吃午餐。但是11:30查看清单的时候，“午餐”变成了清单上靠前的事。你觉得既然午餐总是要吃的，那么现在去吃也行——于是这中间的半小时就神秘溜走了。饭后，你发现时间还早，并不想开始工作，何况你的清单上也把现在标记为午饭时间。于是忍不住想上上网，聊聊天…… 为了解决这个问题，你可能会考虑用“重要性”来区分不同的任务，比如，“午餐”的优先级变成了“不重要”。结果是，当任务进行到一半而午餐时间已到时，“重要性”令你错过了午饭时间，肚子开始抗议，你开始越来越难集中精力。终于你决定丢下手头工作去吃饭，此时你感觉很沮丧，因为待办事项上的“午餐”已经显示为“过期”。而你还没能搞定饭前正在进行的工作。 你想到，也许是任务分解还不够细致，也许是因为我没有预设每个待办事项所需的时间，所以才没法在固定的时间做固定的事。于是你很仔细地为每个待办事项估计了用时——结果是，几乎没有一个是准确的。提前完成的，使得剩余的预留时间被浪费；较迟完成的，使得后面的一切计划被打乱。 如果固定时间的任务是“开会”呢？它在你的清单上显示为“非常重要”，你每看一次清单，就觉得很紧张，因为有一项“非常重要”的事情还没做呢！即使在做事，也会有一个声音在耳边小声提醒：今天还有个重要的会议哦！注意力的集中程度可想而知。哪怕你已经为会议设置了N个提醒也无济于事。 当然，如果你的自制力足够强，完全可以不必理会这些，只要集中精力于手头的事情则可。问题是，如果大家的自制力都那么强，我们还要“时间管理系统”干嘛？ 于是，我们的清单越来越复杂，标上了花花绿绿的“情境”“重要性”“预计完成时间”……却越来越糊涂当下应该做些什么，以及何时停止。 如果把日程和待办事项分开…… 只需一个普通的手机，你就能管理好日程——设定相应闹钟即可。为了搞清自己哪些时间段有安排哪些没有，你可能更喜欢用专门的手机应用或电脑软件或是Google calendar这样的网络应用，或是干脆就用纸笔（不过，纸笔缺乏提醒机制，很难成为一个值得信赖，可以完全不用大脑操心的系统）。 真正的“待办事项”，就可以按照GTD的流程来管理了。这样你首先就摆脱了“优先级”的困扰，因为根本没必要。只要当下没有日程安排，你就可以在待办事项里按照截止日期选一件事来做，完全不用操心其他的，因为无论如何那些事的截止日期更晚。当“神圣之钟”敲响，马上停下手头的事，按照日程安排去做。这样也可以避免由于工作而不去做一些让生活更平衡的事，比如锻炼，比如和重要的人在一起。 这样，当你完成一件待办事项后很快可以开始下一件，“错误估计用时”不再成为一个问题。如果一项任务太繁重，应该考虑任务分解，或者看看自己是否错把“以后/也许”的事情作为“下一步任务”来处理，或者是你的生活中承担的任务已经太多，需要作出重要调整，放弃一部分。此时，注意力是否集中已经不是关键。
