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让自己更专注(0): 时间管理，还是注意力管理？
“时间管理”的概念在这个时代已经渐渐开始向“注意力管理”转变。我们所面对的世界仍然和过去一样一天有24小时，但却有无数的“即时”信息来干扰我们的专注力。有许多人抱怨，他们无法完成任务的原因不是因为没有时间，不是因为偷懒，而是因为干扰太多或者干脆就是需要做的事太多而无法集中注意力。 GTD已经为我们提供了清空大脑的好办法；但是在实际运用中，我发现自己做计划的时间比过去多了许多，却仍然不能集中注意力做最重要的事。这说明，要么就是我没有完整地理解GTD，要么就是GTD还缺少些什么。读过一些关于GTD的文章之后，我发现大部分人关注的都是GTD的流程——可是若从注意力管理的角度来看，一个流程的触发和调整，可能比流程本身还重要。在这方面，可就见仁见智，众说纷纭了。说不定，有些人觉得GTD有用，是在无意中遵守了某些“注意力管理”的规则；有些人发觉GTD无效，是因为“注意力管理”的缺失？ 抛开GTD的流程不谈，我们来看看，还有哪些办法可以提供给你更多专注力吧！
智能的Todo List——ToDoGenius限时特价
ToDoGenius也是法国人开发的Todo软件，几乎颠覆了Todo app的使用方式和刻板形象。它除了预置各种context便于添加任务外，还提供智能化的Todo筛选，无需你自己考虑如何设置过滤器。Delay和Follow-up也是非常贴心的功能。今天没有时间来做详细的介绍，你可以自己下载Lite版试试看（限制为5个todos）。目前ToDoGenius的完整版特价$1.99 (原价$6.99)，优惠期限到10月21日。喜欢的话就早点下手吧。
学会放弃
这学期刚开始的时候，我颇有一番雄心壮志——写一篇重要的论文，参加一个认证考试，旁听一门课（美国的研究生课程旁听是需要注册并交作业的），主持一个公益项目，同时还打算找工作，这一切还伴随着肚子里宝宝的成长。 原先我想，只要减少自己在娱乐上花的时间，搞定这些毫无问题。然而事实却是，千头万绪的事情给了我更多压力，而我哪一项都不愿意放弃。有时候在压力下，我反而把时间花在那些对这些目标毫无意义的娱乐项目上。 当然，为了健康，我也不能牺牲睡眠去做更多的事。时间偷偷溜走，我似乎一件事都做不好…… 终于有一天我反思这一切，发现自己夸大了时间管理的作用，总觉得靠时间管理的方法，一定能把这些事情统统完成。确实，如果人是毫无情绪情感的机器，这一点或许成立。但是有句话给我警醒——“没有人能管理时间，我们只能管理自己”。 既然要管理自己，就不能忽视情绪的作用，也不能忽略精力的分配——而不仅是时间的分配。 问自己：现在最重要的事情是什么？我能接受“过得去”的结果，还是要追求“最好的结果”？如果非要放弃一部分目标，那会是哪些？我的付出和回报之比，在哪些项目上大，哪些项目上小？ 很快我就把目标缩减了一半。这样一来，也相当于在剩下的重要项目上，我多出了一倍的精力和时间。 常听人说80/20法则，却很少用它来反思自己的生活。因为一直以来，似乎所谓的“牛人”都是能够同时做好很多事情的，自己也向着这样的目标努力着。可是除了做完之后说出去的时候能够引来别人的羡慕，“更多”未必代表“更好”。 压力大，做不完事情的时候，也许放弃一部分目标会更好。如果你不能确定什么是该放弃的什么是不该放弃的，不妨征询身边的人或者比你阅历更丰富的人的意见。
强大、简洁、优雅、免费——iPhone应用Task This
iPhone上的To-do软件看过试过不少，最好的那几款都是收费的，免费版本都有诸多限制；纯免费的软件经常缺这少那，设计也很多不合理之处。然而这一切终于改变了——因为有了Task This. 功能强大和界面简洁似乎常常水火不容。每当整理收集箱的任务时，看着一长串需要填写的选项，总不禁有几分烦闷。而这些选项还常常需要进入下一个页 面，甚至再下一个页面才能填写完整。又有几个号称GTD的软件，真的能将“重复”功能做得足够完善？有几个GTD功能完整的软件，在“笔记”部分不是过于 简单？然而这一切也被改变了——因为有了Task This. 苹果的产品总是在设计上极尽心力，无论黑白彩色，总不乏优雅贴心。但App Store里的许多“Productivity”软件，总令人疑心设计者或设计团队里没有懂得基本审美的人，或是完全没有用心设计。标准的几何图形，两三 种默认的配色，多看几次就觉得乏味。那些赏心悦目的，通常又过于强调美感，而忽略了突出重点；各种设置东躲西藏，让人搞不清要到哪里去找自己需要的功能。 然而你的To-do list可以不必如此杯具——因为有了Task This. 这是一款法国人开发的任务管理应用。英文官方主页http://www.task-this.com/en。仅看这个主页，你就可以一窥设计者的美学素养。图标则摆脱了To-do应用千篇一律的“打勾”意象，是红色背景下一只奔跑的袋鼠剪影。 进入软件后的界面是9个图标组成的控制面板，背景可以从24张内置图片中选择。设置中还能指定9个分类中的任意一个作为首页。左上角是密码设置，右 上角快速添加事件，底端什么都没有？其实那是同步状态栏。在官方主页可以注册一个帐号用于备份和恢复数据。一般新推出的To-do程序在同步上总是不如一 些“历史悠久”的软件（Task This是今年1月份推出的）。我个人觉得作为一个随身工具，有网络备份保证数据不丢失，基本上就足够用了。然而却惊喜地发现Task This有可编辑的网页版本！ 现在还是Alpha版，但是功能基本齐全。这已经大大超过了很多收费的To-do应用；毕竟网页版可以跨平台。网页版的日历部分还提供完整的月历、周历、 和日历视图，弥补了iPhone版在这一点上的不足。目前日历只能导出为ics文件，不知道以后会不会推出和其他日历服务的同步。可惜的是，我在 iPhone端输入的中文在网页版中显示为乱码。只能期待Beta版、正式版的推出了。 网页版还提供了一个额外的Address Book, 用于和有Task This帐号的人联络，这是个有潜力的特性，有望用于团队任务管理。 在我看来网页版的风格很适合移植到iPad上，说不定不久以后就会出现iPad版。
新的我，新的水语
自从停止“水语”更新，度过了两个月较为繁忙的时光，然后便检查出来怀孕了。孕早期身体总会有各种不适，正好遇上暑假和父母来探亲，就借机多休养了一段时间。这几天学校开学，自己也到了孕中期，决定重整旗鼓，来一个新的开始。 过去总是在这里谈论工作/学习/事业，比较少关注人生的平衡。其实锻炼身体，拥有健康的爱好，还有维持和谐的家庭关系，都是相当重要的。这些我以前还能不去在意，现在就必须处处留心了。同时，作为身边同龄人中第一个要生孩子的人，受到来自外界的压力也不小，主要有如下质疑：双方都是学生，经济压力会不会太大，不能给孩子一个好的生活环境？作为独生子女，又身在异国他乡，还要应付博士学业，有没有精力来生孩子带孩子？会不会影响学习？影响找工作？自己身体吃得消吗？未立业先成家，会不会影响事业的发展？会不会磨灭斗志和雄心？ 所以“水语”再一次开张了。人生的新阶段，我需要新的应对方式，更离不开时间管理；一个完整的人生规划，又怎能将新的家庭成员排斥在外？虽然这一切对我来说也是陌生的，也难免犯错，但这不正是所有“经验帖”的共性么？ 新的“水语”，将会把“如何平衡地生活”融入其中。在适当的时候，也会集中写写“在读孕妇时间管理心得”。
未完成
没有想到，会这么快来这里说再见。一直勉力维持着这个小小的角落，希望能给上进的你一些滋养。然而老话是这么说的：要给别人一杯水，自己得先有一桶水。自己这桶水，似乎已经有些枯竭了。所以，这个未完成的博客，今天起告一段落。这个休止符，也许不过两三个月，也许延续三五年。我现在也无从判断。 Google reader的分享应该还会继续，只要我自己还在用Google reader. 其余的，我想还是不要做出太多承诺让人期待的好。
告别拖延，无压生活
过去我曾介绍过一些关于“拖延症”的知识和应对的办法。当时主要是以直接翻译为主，可能并不便于理解和执行。同时，应对拖延的办法如果不能和日常时间管理相结合，收益也未必会高。这里，我尝试将我觉得不错的时间管理方法和应对拖延的方法结合起来。参考文献包括：《战胜拖拉》《拖延心理学》《尽管去做》《Do It Tomorrow》。同时举例说明，也许更有实用价值。在此文中，会较少提到这么做的原理。这些内容自己读读原书也许更好理解。 必须承认，没有一种时间管理方法适合所有人。所以在这里，我希望介绍更多种多样的方法，而不是仅仅靠自己的经验来判断它们是否有效。当然，我也会不断改进自己的行为方式，并将心得分享出来。也期待你们能够分享自己的体会。 在开始之前，还是希望大家认真思考一下自己生活的目标。其他人是无法替代你完成这项工作的。至少，你应该对自己未来半年打算做些什么，达到那些目标有比较明确和坚定的想法。如果你的想法太多，怀疑自己是否能做到，读读这篇文章(做得更少，做到更多)，也许有助于你去芜存菁，选择那些真正重要的事情去完成。 若你还没有养成建立“收件箱”的习惯，建议你先把这个问题解决好。这是GTD一书中提到的思想。你的新任务，也许来自一封email；也许来自老师上课提到的一本书；也许来自老板递给你的一叠文件，也许来自脑海中突然闪现的想法。你最好能把这些任务都快速记录到一个固定的地方，也就是你的“收件箱”。当你开始进行真正的时间管理和安排时，只需要查阅这个“收件箱”就可以了。“收件箱”可以不止一个，但是越少越好。对我来说，iPod touch上的软件Todo就是我的收件箱。最多添加一个笔记本，用于随手写下任务。毕竟很多时候人还是青睐纸笔书写的随心所欲感。另外，如果两分钟能完成的任务，就不要再写下来了，立刻完成就好了。 对一般人而言，其实并没有那么多任务非要当天做不可。如果你的工作性质要求你迅速做出反应，说实话，你大概也不会有拖延的习惯了。比如——救火队员。为了更好地将一切置于掌控之下，而不是被各种新任务搞得团团转，同时对当前的任务产生干扰，你有必要建立“明天再做”的观念。当一天开始时，你应该已经明确——今天我需要做哪些事。而今天产生的新任务，则在一天结束时从收件箱中拿出来，分析轻重缓急和预估完成时间后放入明日任务的列表之中。注意：是“明天”，而不是“以后”。你不能把今天收到的任务，无限期地延后。只有当“明天”无法完成“今天”收到的任务时，才能推到“后天”。一般来说，平均下来你每天能完成的工作总是超过前一天收到的新任务的，不然就是你选择去做的事情太多了。这是时间管理本身无法解决的问题。 可是，你真的知道，自己一天能做多少事吗？ 这其实牵涉到两个问题：我一天有多少时间可以用来完成任务？我做完各项任务需要多少时间？
荐书：《拖延心理学》
在GTD Life小组看到有人推荐这本书。网易上又有部分章节，于是趁着周末略读了一下。可以说是我目前见过的最好的一本关于拖延的书籍，对于造成拖延的心理分析细致入微，言之成理，且极为生动。分类十分详细，应该涵盖了绝大多数拖延者的情况。另外还发现了一位心理医生对这本书的评价以及这本书大部分的英文版。但因为没有看全文，不清楚这本书是否有些比较好的拖延应对方法。恰好学校图书馆有这本书1983年的版本，改天可以借来一读。仍然困扰于拖延问题的朋友，不妨关注一下。手头上有钱的话，就别再拖着不去买了哦…… Update (2010/1/25): 豆瓣上出现这本书的拖延处理技巧汇编：http://www.douban.com/group/topic/9624265/ 不容错过！
年终献礼：如何坚持计划
再过两天就是圣诞了，2009年接近尾声。今年的最后一篇博文，就作为年终礼物送给大家，希望是你所需要的。 相信很多人在开始执行时间管理和希望养成某些习惯的时候都会遇到这种情况：开头几天劲头很足，渐渐地就无法坚持，最后不了了之。在年终之际，回头看自己年初制定的计划和决心，这种感觉一定更为强烈。这里结合最近看的两本书中的建议，帮助你克服这一问题。 《The 168 Hour Week》是今年新出版的一本时间管理书。作者被Word的创始人称为”我所见过的效率最高的人”。这本书可以说是有那么一点“另类”，非常不客气地讽刺 和批判了《The Secret》《The 4-hour Workweek》等流行的个人提升书籍，然而其在亚马逊书店上的评分高达四星半，看来自有其道理。这本书包罗万象，但有两点得到了着重强调：万事开头 难，有始更需有终。 是的，这看起来似乎是陈词滥调。不过用现代的方式予以解读，你也许会重新发现这两句话的价值。 第一，万事开头难，意味着“开头”之后，事情将会变得容易。所以，那些使得你想要放弃的困难，其实都是非常短暂的。可惜的是，很多人都在这个阶段败下阵 来，使得一些本来只需要几周去克服的困难，在几年甚至几十年的时间里都难以摆脱。如果你意识到需要时间管理已经超过一年，仍然没有形成一个良好的时间管理 习惯，那么无疑这就是你的问题所在。若你想改变这种状况，首先要树立的就是“万事开头难”的观念，这会让你更有勇气去克服最初的困难，到达游刃有余的彼 岸。 第二，有始更需有终，意味着“我正在做”，不能成为一种心理慰籍。这一点在学习阶段或不尽然，在工作阶段却基本成立。一个完成的订单，会带来利润；一本完 成的书籍，会带来销量和版税；而十张未完成的订单和十本仍在打草稿的书，除了占用你同样甚至更多的时间之外，不会带来任何收益。这点尤其需为拖拉者戒。 请将这两条写下来，放在你每天能看得见的地方。这不是你每天阅读的文章中“又一条”的建议，而是被称为“价值十万美元”的精华总结。能做到这两点，其实采用什么时间管理方法都无所谓了。因为你总能在其他人不停切换任务的同时，完成一件又一件事。 接下来的建议会让你更容易做到上面两点。它们出自于《Do It Tomorrow》一书，此书在英国颇受欢迎。仅看书名就知道，这也是一本与众不同的时间管理书。里面有很多深具价值的观点。比如，重要性只能用来决定你 是否去承担某些责任，而不适于用来区分每日任务。不过这并非本文的重点。书中最精华的部分介绍了一个新的概念“Current Initiative”。这个词有点难翻译，直译是“当前的主动性”。它指的是你每天所做的第一件事，这件事可以是你想养成的一个新的习惯，可以是你需要 做的某个重要项目，可以是你已经拖延了很久的某件事。“每天第一件事就做这个，达到目标为止”。最理想的是你能通过在不同阶段设置不同的“Current Initiative”，达到一个又一个的目标。并且一段时间只能有一件这样的任务。 更重要的是“Current Initiative”的设置方式。例如跑步，“每天早上跑3圈”并不是一个好的任务设置方式。也许某天天气糟糕，也许某天身体不适，你会发现这个任务难 以完成，最终导致失败。作者认为，“每天早上换上跑鞋”就足以成为一个好的“Current Initiative”；因为这个概念的目的不在于事情本身，而在于它能促使你继续将任务进行下去直至完成。而且“Current Initiative”越简单，你就越不容易失败，也就越有可能一天又一天地执行下去。 最后，祝愿你在新的一年中拥有一个更自然、更轻松、更高效的生活！
时间管理常见问题
最近，和一个远方的朋友通过邮件互相监督和分享每日计划和完成任务的情况。在强迫自己清楚记下每日得失的情况下，很容易发现时间管理的疏漏所在。在此分享一二。其中一部分过去也提到过。再次单独列出，证明这些真的非常重要。 1、任务分解不够细致。 当你决定将一件事列入计划的时候，不妨问问自己：这件事情，能在半小时内完成么？如果不能，很可能这件事需要分解成多个小于半小时完成的步骤去做。因为成人真正集中注意力的时间只有25分钟。在这段时间内无法完成的事情，会让各种干扰和无关念头有可乘之机。同时，在分解任务的时候，你也更易把握半小时能做完什么，从而更正确估计整件事完成的时间。当然，你还是可以一次性完成整件事，但是中途稍事休息几分钟，并且很明确自己下个半小时要做些什么，会有助于始终保持高效。 2、没有杜绝干扰。 作为研究生，周末也不可避免地要“工作”。但是周末也是社交活动最多的时候。有时即使是网上遇到一个朋友，也会情不自禁聊很久，“因为周末嘛！”大家都会这么想。然而，无论平时还是周末，人的大脑不会因为这个就改变它运作的方式。各种干扰必然分散注意力，导致效率下降。唯一的方法就是与干扰隔绝——关掉MSN、QQ，不查邮件，手机静音，甚至断掉网络。这些都是很容易想到的方法，然而我们往往对自己放松，最后虽然也能从社交活动中受益，没能完成计划的失败感依然存在，渐渐让人失去管理好自己生活的信心。 在《The Now Habit》（中文名《战胜拖拉》）一书中，作者提到，每周让自己至少有一天不做任何工作，作为娱乐和休息时间。也许你会觉得：我的时间已经不够用，难道还要分一天出来放假么？如果你体会过上述干扰的情况，大概会承认，无干扰的六天比有干扰的七天更有效率。 3、缺乏对突发事件的应对机制。 “紧急预案”这个词，现在大家已经不陌生了。对于机构而言的“紧急预案”，其实对个人也有必要。当一件突发事件出现需要马上处理时，我们总想尽快丢下手头的事，去处理紧急的事。仓促之间，并不能作出最好的判断；将来回到原先的工作中，又难以进入状态。一份“紧急预案”可以让你感觉胸有成足，其实更有利于工作。事实上，只要在一两件突发事件处理之后及时总结经验，就可以形成自己的“紧急预案”，并不需要“神机妙算”。 4、对任务的轻重缓急把握不当。 著名的“四个象限”“要事第一”准则，已经被反复讲了许多遍。然而在实际操作中，我们往往难以做到这一点。紧急的事情怎能不早早处理呢？不重要不紧急但是能让自己满足的琐事怎么舍得放弃呢？其实我们可以采取两种思路去应对。一种是“化繁为简”，每天列出最重要的事情优先去做，其他随意。另一种是制定更合乎自己心意和实际的“优先级系统”，即通过与重大目标的相关程度（重要性），紧急程度，投入/产出比，做这件事的满足感，综合评分，再决定做哪一件事。 自我管理并非易事，需要长期的坚持，严格的自律。但是当这一切都成为习惯之后，你会发现生活是如此自然，时间尽在掌握。你可以做到比自己想象的还要多的事情。为了那一天，让我们从一点一滴做起……
