工具
让自己更专注(3): Concentrate带来的启示
Concentrate是Mac操作系统上一款助人摆脱干扰，专注工作的软件。其实我并不擅长写软件工具的说明，因为我通常只知道自己喜欢和常用的功能，而无法全面地介绍软件。所以，今天的这篇文章也不是讲软件本身的，而是探讨我们该如何消除在电脑上工作的干扰。 Concentrate的基本功能是通过定义一系列的自动操作，来防止干扰，让人可以进入工作状态。官方的设置说明分为三步：1. 决定你要做什么; 2. 设置做这件事时需要进行的活动; 3. 开始工作！让我们逐一看来。 1. 决定你要做什么。 Concentrate让你给自己要进行的活动取个名字。我们需要专注的工作，往往也就那么几项，比如写论文，做表格，查资料。虽然内容每次会不一样，但是要做的事情都差不多。所以，不妨给自己需要专注的事情确定分类，使流程化变成可能。哪怕你没有相应软件，找张纸写下来也是一样。 2. 设置做这件事时需要进行的活动。 Concentrate可以设置10种行为：(1)启动程序; (2) 关闭程序 (并屏蔽); (3) 开启网页; (4) 屏蔽网页; (5) 打开文档; (6) 播放语音信息; (7) 播放声音; (8) 运行脚本; (9)桌面通知提醒; (10) 设置聊天软件状态（例如：设为忙碌）。 （其中(6)是由Mac OS内置的语音合成软件来实现的，即：你输入一段话，系统会为你读出来。有几十种不同风格的语音可选。） 这些行为的排列组合，就形成了专注前的一系列准备工作——例如：关掉所有浏览器和邮件收发软件，启动文字处理和PDF阅读软件，打开需要编辑的文档，用一段语音信息来提醒或激励自己进入状态，采用背景声音来屏蔽周围噪音或调动情绪。你甚至可以调换桌面背景图，提醒自己：现在是专心工作的时间！ 这些工作，其实可以手动完成，也可以借助其他软件完成，例如PC上的Temptation Blocker也可以在一段时间中屏蔽程序运行，主流浏览器都有可以屏蔽网页的插件。但如何实现不是关键，关键在于：固定的流程和坚决的执行。有了Concentrate, 你固然可以无需踌躇；但仅依赖纸笔，你一样可以督促自己每次都采取同样的步骤，进入专注状态。如果你本来就是个容易自我干扰的人（比如，会忍不住去刷微博，聊QQ），可能借助一些外部手段更有效一些。至少，在一张便利贴上写下：“写论文期间，禁止打开QQ和豆瓣！”，心里发痒时看一眼，也会有点效果吧？ 3. 开始工作！ 这还不简单吗？需要说明吗？如果你有过拖拖拉拉的行为，一定明白，“开始”不是那么容易的事。不过，有了之前的铺垫，这一步相对来说就简单了。Concentrate中可以设置工作时间，开始后则进行倒计时。在计时结束时同样可以开启语音信息，声音文件等来提醒。计时的工具可就多了，电脑上的，手机上的，甚至传统的闹钟都可以。开启你的计时器，工作吧！ 计时工作对于克服拖延有着特殊的功效。因为：1. 关注付出的努力（工作时间）而不是取得的结果，有助于减少对于失败（或成功）的恐惧。2. 这段时间一般都不长，少则10分钟，多则不超过1小时。这样一方面可以规避由任务截止期限带来的压力，另一方面提示自己将任务分解成小块，积累点滴进步带来信心。而不是立下“我要连续工作6小时完成这个任务”的决心，却由于目标太庞大而中途放弃，甚至根本就不开始。 熟悉“番茄工作法”的朋友一定已经看出来了，这个流程其实和“番茄工作法”的“专注工作25分钟”是一致的。但“番茄工作法”的“专注工作”，并没有完全解决干扰的问题。它只能够识别干扰，提醒你改进，却无法有效预防干扰。同时，“番茄工作法”对“如何开始”的解决办法也很简陋。 总结： 如果你有Mac操作系统，也不是完全不懂英文，那么，直接去下载一个Concentrate吧！官网提供60小时的试用期。（请不要问我如何破解⋯⋯） 如果你采用的是Windows操作系统，那么，找一张醒目的便笺纸，列出自己应该专注的活动，并写下需要采取那些措施来完成去除干扰的过程，然后借助文中提到的软件来杜绝干扰。今后每次需要专注的时候，就根据这张列表从头到尾执行一遍。 如果你采用的是其他操作系统⋯⋯我想你应该非常乐意自己去寻找一套解决方案。欢迎你和大家分享！
OmniFocus, 又不仅仅是OmniFocus
Amazing! Incrediable! Can’t believe I didn’t see this earlier! 今天在网上发现这篇文章后，我只想大声呼喊上面几个词！（用英文不是为了装X, 读英文文章一段时间后大脑会自动切换为英文模式） 去年八月份买了Macbook Air以后没多久，我开始采用OmniFocus（Mac系统上软件）来做任务管理。因为它的无限层级。不得不说，我对OmniFocus的几个”perspective”从来没有搞懂过。就当它是普通的to-do软件用着。直到看到上述文章，才明白之前对它的强大功能有多么大的忽视。也不得不佩服作者对GTD系统有着如此深刻的理解和如此惊艳的创新。 文章非常，非常，非常的长，而且整个系列有十篇文章。目前我只看了一篇，而我的Omnifocus已经焕然一新。在该系列中，作者假定了一个叫Tom的人需要用OmniFocus来管理任务，从他最初的一堆杂乱的任务清单开始，一步步分类，整理，到如何实现GTD的工作流程，如何分析和回顾任务，如何设定最合适的perspective (视角)，乃至如何使用iOS设备(iPhone, iTouch, iPad)进行同步。 这个系列虽然是Omnifocus的使用指南，但是它所包含的内容远远超出了软件使用的范畴。 比如：在“情境(Context)”中，作者建议设立一个叫做“Anti-procrastination（抗拖延）”的情境。由于OmniFocus允许多层级情境，所以可以在它下面又设这样几个context: “Low Energy (没精力)””Read（阅读）””Take Notes（做笔记）””Just Do It （马上去做）”。当你发觉自己在拖延时，可以到这里找事做，避免因为拖延而一事无成。 同样，在“思考”情境下，分为“组织”“钻研”“创造”“集中”。当你认为自己精力旺盛，希望做这些有挑战性的事情时可以选用。 类似的概念可能不是第一次被提出。但是细化之后，就不仅仅是一个“好概念”，而是具备可操作性的技巧。 如果你碰巧也在用Omnifocus. 这一系列绝不容错过。即使你不用这一软件，该系列文章中对于项目和行动的分类技巧和工作流程的建议也值得借鉴。 遗憾的是，我恐怕没有时间来对这一系列文章进行翻译。只能在今后的文章中，试图介绍一些有用的要点。
MyLife Organized iPhone版上线
MyLifeOrganized (MLO)是一个Windows平台上颇受欢迎的任务管理软件，功能相当强大。有免费版、收费版、Windows Phone版、黑莓版、云版……但是，直到最近两天，才终于推出了iPhone版。在其他的手机版本上，MLO的价格都是$14.99。iPhone上由于刚刚推出，定价$9.99（含三个月免费的云同步），以后会涨到$14.99. 这个价格超过了大部分iPhone上的To-do程序，而且目前其功能还有所欠缺；然而MLO的忠实fans还是纷纷给它打了五颗星的高分。 无限多层级任务是MLO最大的特色。除此之外，桌面Pro版还可以设置任务的“依赖性”，即如果必须先完成任务A才能做任务B, 那么在完成A之前B不会出现在你的Todo列表中，完成A后则自动出现。这个功能在目前的iPhone版中未能看到。 MLO简直可以说是Windows系统中的Omnifocus，但其桌面程序的免费版功能已经相当完善，pro版在用了优惠码之后的价格是$25. 而Omnifocus的iPhone版售价$19.99，桌面版售价$79.95 (!)。有时候不禁让人困惑，为什么一个兼容性极差的系统/软件，却可以由于把事情做到极致而卖出远超对手的售价？ 我现在正在试图回归纸笔，不再依赖软件工具。不过无论如何，MLO iPhone版的推出在一定程度上弥补了现在大部分iPhone上To-do程序的不足，并且从正在开发的功能来看，具备更大的潜力；也许会比较适合对项目管理方面需求更高的人群。
智能的Todo List——ToDoGenius限时特价
ToDoGenius也是法国人开发的Todo软件，几乎颠覆了Todo app的使用方式和刻板形象。它除了预置各种context便于添加任务外，还提供智能化的Todo筛选，无需你自己考虑如何设置过滤器。Delay和Follow-up也是非常贴心的功能。今天没有时间来做详细的介绍，你可以自己下载Lite版试试看（限制为5个todos）。目前ToDoGenius的完整版特价$1.99 (原价$6.99)，优惠期限到10月21日。喜欢的话就早点下手吧。
强大、简洁、优雅、免费——iPhone应用Task This
iPhone上的To-do软件看过试过不少，最好的那几款都是收费的，免费版本都有诸多限制；纯免费的软件经常缺这少那，设计也很多不合理之处。然而这一切终于改变了——因为有了Task This. 功能强大和界面简洁似乎常常水火不容。每当整理收集箱的任务时，看着一长串需要填写的选项，总不禁有几分烦闷。而这些选项还常常需要进入下一个页 面，甚至再下一个页面才能填写完整。又有几个号称GTD的软件，真的能将“重复”功能做得足够完善？有几个GTD功能完整的软件，在“笔记”部分不是过于 简单？然而这一切也被改变了——因为有了Task This. 苹果的产品总是在设计上极尽心力，无论黑白彩色，总不乏优雅贴心。但App Store里的许多“Productivity”软件，总令人疑心设计者或设计团队里没有懂得基本审美的人，或是完全没有用心设计。标准的几何图形，两三 种默认的配色，多看几次就觉得乏味。那些赏心悦目的，通常又过于强调美感，而忽略了突出重点；各种设置东躲西藏，让人搞不清要到哪里去找自己需要的功能。 然而你的To-do list可以不必如此杯具——因为有了Task This. 这是一款法国人开发的任务管理应用。英文官方主页http://www.task-this.com/en。仅看这个主页，你就可以一窥设计者的美学素养。图标则摆脱了To-do应用千篇一律的“打勾”意象，是红色背景下一只奔跑的袋鼠剪影。 进入软件后的界面是9个图标组成的控制面板，背景可以从24张内置图片中选择。设置中还能指定9个分类中的任意一个作为首页。左上角是密码设置，右 上角快速添加事件，底端什么都没有？其实那是同步状态栏。在官方主页可以注册一个帐号用于备份和恢复数据。一般新推出的To-do程序在同步上总是不如一 些“历史悠久”的软件（Task This是今年1月份推出的）。我个人觉得作为一个随身工具，有网络备份保证数据不丢失，基本上就足够用了。然而却惊喜地发现Task This有可编辑的网页版本！ 现在还是Alpha版，但是功能基本齐全。这已经大大超过了很多收费的To-do应用；毕竟网页版可以跨平台。网页版的日历部分还提供完整的月历、周历、 和日历视图，弥补了iPhone版在这一点上的不足。目前日历只能导出为ics文件，不知道以后会不会推出和其他日历服务的同步。可惜的是，我在 iPhone端输入的中文在网页版中显示为乱码。只能期待Beta版、正式版的推出了。 网页版还提供了一个额外的Address Book, 用于和有Task This帐号的人联络，这是个有潜力的特性，有望用于团队任务管理。 在我看来网页版的风格很适合移植到iPad上，说不定不久以后就会出现iPad版。
进一步简化GTD——iPhone软件Ultimate Todos
去年写了在线GTD工具Toodledo的使用，今年六月发现了更简化也够完整的在线GTD工具Nozbe。现在，我又回到了Toodledo的平台，但却是用另一款iPhone软件——Ultimate Todos。最早还用过ThinkingRock——公认最完整贯彻GTD思想的软件。从繁到简，我对GTD越来越熟悉，也越来越明白自己的需要，从而能够一步步接近我理想中的时间管理状态：在工具上花的时间越来越少，而对事情的处理越来越高效。Ultimate Todos目前售价0.99美元。可以独立使用也可以与Toodeldo同步。 Ultimate Todos的主页对它有非常详尽的介绍。由于该软件只有英文版，将其介绍翻译成中文的意义也不大。在此就不赘述了。 Ultimate Todos和其他GTD工具相比，主要有以下方面的特色—— 可以用录音来作收集，充分利用了iPhone的优势。 Context和Project的图标可以自由定义。有63个小图标可供选择，都非常精致美观。 控制面板（Dashboard）的自定义程度很高，可以选择完全不显示一些自己用不到的属性。 只有Project和task， 没有子任务。这其实和免费版的Toodledo是一致的。我在使用收费版的Toodledo时感觉到它的子任务功能并不好用，于是放弃了。现在一般用索引卡 （如图）来分解较大的任务。好处是使用纸笔思维更流畅；同时彩色索引卡比便签纸醒目，更有质感；无论保存还是丢弃都不造成负担；还可以单独携带。 任务的属性中不包括用时，目标，精力等。我个人觉得，虽然这些内容对时间管理有作用，但是太多的筛选标准反而让人无所适从。像“项目”、“情境”、“重要性”以及“状态”其实已经可以很好地让我们决定“现在做什么”。何况还有“标签”可以用来自由地自定义某个属性。 看起来，Ultimate Todos是较为轻量级的时间管理软件。然而基于Toodledo让它有了强大的支撑，相当于Toodledo的各种接口也都为它开放，如twitter和邮件提醒等等。当然，Ultimate Todos仍有待改进的地方。如不能自由排序，没有提醒功能，没有周视图和月视图的日程（只有列表）。但其实这些在GTD本身的思想中也不存在，因此大可不必介意。
更新说明，兼谈微博
近来发表文章的频率有点不稳定，主要是跟灵感有关。感谢大家的留言，给了我一些新的思考，今后会陆续成文。不过在这段时间里，我看到不少精彩的“警句”，已经通过twitter分享。如果你没有跟随我的twitter，博客主页右栏也可以看到。也许中文用户里使用饭否的多一些，我也在最近开了个同步的饭否帐号和叽歪帐号。同步是通过嘀咕网的服务实现的，所以也顺带拥有了一个嘀咕帐号。如果你使用这些服务，只要选一个加就可以了，因为内容都会是一样的啦（除了twitter上有些旧信息）。 既然写到这里，也顺便发表一下我对这类微博客的看法（对于还不了解微博客的人，可以看看这里。twitter是首家提供微博客服务的网站，它的名字在一定程度上就等于微博客）。“一千个用户眼中有一千个twitter”，这句话可能并不为过。在一些人看来，微博是一个快速获取信息的渠道；在另一些人看来，它充斥了太多无意义的信息。许多人只是用它来汇报“我正在干些什么”，这种信息对大部分“跟随者”而言几乎无足轻重。所以，有些时间管理的博主甚至呼吁大家不要用twitter，以节约时间。 一开始接触twitter的时候，我也抱着“这玩意儿是给无聊的人用的”的态度。即使是那些“名人”的twitter，也充斥着类似于“今天又跟某哥们喝了几瓶酒”之类的信息。在此要感谢一个素未谋面的朋友李娟。她一直孜孜不倦地在自己的微博客（以前是twitter，后来是叽歪）上分享自己的阅读体会。身为北大博士的她涉猎广泛，思考深入，给我非常多的启发。尽管她发布的并不总是我感兴趣的话题，却让我深切地体会到：“twitter原来可以这样用的！” 当我重新思考“twitter是什么”的时候，我发现它其实真的只是一种媒体形式而已，而且更简短，更快捷，更随时随地。至于用它来干什么，考验的是我们自己的选择，自己的品味，自己的想象力。现在，我选择用浏览器插件的方式来使用微博。这样一来，只有在用浏览器的时候才会看到更新，不至于打扰平时的正常工作学习。而我发布的信息，基本上都和“水语”的主题——个人提升和时间管理——相关。偶尔也有机会和一些朋友“就共同关心的问题交换意见”。 希望在这个Web2.0的时代，能和你们一起用新的方式去探讨古老而常新的话题。
在线GTD工具Nozbe
大家也许知道，我过去一度使用的GTD工具是Toodledo。不过当To-do list越来越长以后，Toodledo变得有点繁琐，以至于我搁了近两个月根本没有用它。后来，我尝试了一下已有几年历史，却并不是太流行的在线任务管理工具Nozbe，感觉它更符合我的需要。这也引导我反思工具在我们的时间管理中扮演的角色。 正如Google宣称的——我们的目标是用户尽快离开我们的（搜索）网站。一个好的时间管理工具，应该让人在上面花的时间越少越好。Nozbe正是这样一种工具。
