时间管理
让自己更专注(3): Concentrate带来的启示
Concentrate是Mac操作系统上一款助人摆脱干扰，专注工作的软件。其实我并不擅长写软件工具的说明，因为我通常只知道自己喜欢和常用的功能，而无法全面地介绍软件。所以，今天的这篇文章也不是讲软件本身的，而是探讨我们该如何消除在电脑上工作的干扰。 Concentrate的基本功能是通过定义一系列的自动操作，来防止干扰，让人可以进入工作状态。官方的设置说明分为三步：1. 决定你要做什么; 2. 设置做这件事时需要进行的活动; 3. 开始工作！让我们逐一看来。 1. 决定你要做什么。 Concentrate让你给自己要进行的活动取个名字。我们需要专注的工作，往往也就那么几项，比如写论文，做表格，查资料。虽然内容每次会不一样，但是要做的事情都差不多。所以，不妨给自己需要专注的事情确定分类，使流程化变成可能。哪怕你没有相应软件，找张纸写下来也是一样。 2. 设置做这件事时需要进行的活动。 Concentrate可以设置10种行为：(1)启动程序; (2) 关闭程序 (并屏蔽); (3) 开启网页; (4) 屏蔽网页; (5) 打开文档; (6) 播放语音信息; (7) 播放声音; (8) 运行脚本; (9)桌面通知提醒; (10) 设置聊天软件状态（例如：设为忙碌）。 （其中(6)是由Mac OS内置的语音合成软件来实现的，即：你输入一段话，系统会为你读出来。有几十种不同风格的语音可选。） 这些行为的排列组合，就形成了专注前的一系列准备工作——例如：关掉所有浏览器和邮件收发软件，启动文字处理和PDF阅读软件，打开需要编辑的文档，用一段语音信息来提醒或激励自己进入状态，采用背景声音来屏蔽周围噪音或调动情绪。你甚至可以调换桌面背景图，提醒自己：现在是专心工作的时间！ 这些工作，其实可以手动完成，也可以借助其他软件完成，例如PC上的Temptation Blocker也可以在一段时间中屏蔽程序运行，主流浏览器都有可以屏蔽网页的插件。但如何实现不是关键，关键在于：固定的流程和坚决的执行。有了Concentrate, 你固然可以无需踌躇；但仅依赖纸笔，你一样可以督促自己每次都采取同样的步骤，进入专注状态。如果你本来就是个容易自我干扰的人（比如，会忍不住去刷微博，聊QQ），可能借助一些外部手段更有效一些。至少，在一张便利贴上写下：“写论文期间，禁止打开QQ和豆瓣！”，心里发痒时看一眼，也会有点效果吧？ 3. 开始工作！ 这还不简单吗？需要说明吗？如果你有过拖拖拉拉的行为，一定明白，“开始”不是那么容易的事。不过，有了之前的铺垫，这一步相对来说就简单了。Concentrate中可以设置工作时间，开始后则进行倒计时。在计时结束时同样可以开启语音信息，声音文件等来提醒。计时的工具可就多了，电脑上的，手机上的，甚至传统的闹钟都可以。开启你的计时器，工作吧！ 计时工作对于克服拖延有着特殊的功效。因为：1. 关注付出的努力（工作时间）而不是取得的结果，有助于减少对于失败（或成功）的恐惧。2. 这段时间一般都不长，少则10分钟，多则不超过1小时。这样一方面可以规避由任务截止期限带来的压力，另一方面提示自己将任务分解成小块，积累点滴进步带来信心。而不是立下“我要连续工作6小时完成这个任务”的决心，却由于目标太庞大而中途放弃，甚至根本就不开始。 熟悉“番茄工作法”的朋友一定已经看出来了，这个流程其实和“番茄工作法”的“专注工作25分钟”是一致的。但“番茄工作法”的“专注工作”，并没有完全解决干扰的问题。它只能够识别干扰，提醒你改进，却无法有效预防干扰。同时，“番茄工作法”对“如何开始”的解决办法也很简陋。 总结： 如果你有Mac操作系统，也不是完全不懂英文，那么，直接去下载一个Concentrate吧！官网提供60小时的试用期。（请不要问我如何破解⋯⋯） 如果你采用的是Windows操作系统，那么，找一张醒目的便笺纸，列出自己应该专注的活动，并写下需要采取那些措施来完成去除干扰的过程，然后借助文中提到的软件来杜绝干扰。今后每次需要专注的时候，就根据这张列表从头到尾执行一遍。 如果你采用的是其他操作系统⋯⋯我想你应该非常乐意自己去寻找一套解决方案。欢迎你和大家分享！
OmniFocus, 又不仅仅是OmniFocus
Amazing! Incrediable! Can’t believe I didn’t see this earlier! 今天在网上发现这篇文章后，我只想大声呼喊上面几个词！（用英文不是为了装X, 读英文文章一段时间后大脑会自动切换为英文模式） 去年八月份买了Macbook Air以后没多久，我开始采用OmniFocus（Mac系统上软件）来做任务管理。因为它的无限层级。不得不说，我对OmniFocus的几个”perspective”从来没有搞懂过。就当它是普通的to-do软件用着。直到看到上述文章，才明白之前对它的强大功能有多么大的忽视。也不得不佩服作者对GTD系统有着如此深刻的理解和如此惊艳的创新。 文章非常，非常，非常的长，而且整个系列有十篇文章。目前我只看了一篇，而我的Omnifocus已经焕然一新。在该系列中，作者假定了一个叫Tom的人需要用OmniFocus来管理任务，从他最初的一堆杂乱的任务清单开始，一步步分类，整理，到如何实现GTD的工作流程，如何分析和回顾任务，如何设定最合适的perspective (视角)，乃至如何使用iOS设备(iPhone, iTouch, iPad)进行同步。 这个系列虽然是Omnifocus的使用指南，但是它所包含的内容远远超出了软件使用的范畴。 比如：在“情境(Context)”中，作者建议设立一个叫做“Anti-procrastination（抗拖延）”的情境。由于OmniFocus允许多层级情境，所以可以在它下面又设这样几个context: “Low Energy (没精力)””Read（阅读）””Take Notes（做笔记）””Just Do It （马上去做）”。当你发觉自己在拖延时，可以到这里找事做，避免因为拖延而一事无成。 同样，在“思考”情境下，分为“组织”“钻研”“创造”“集中”。当你认为自己精力旺盛，希望做这些有挑战性的事情时可以选用。 类似的概念可能不是第一次被提出。但是细化之后，就不仅仅是一个“好概念”，而是具备可操作性的技巧。 如果你碰巧也在用Omnifocus. 这一系列绝不容错过。即使你不用这一软件，该系列文章中对于项目和行动的分类技巧和工作流程的建议也值得借鉴。 遗憾的是，我恐怕没有时间来对这一系列文章进行翻译。只能在今后的文章中，试图介绍一些有用的要点。
【译文】如何不用额外咖啡因也能保持专注
原文：How to Stay Focused (Without Extra Caffeine) (这篇是我自己译的，不当之处见谅。 作者是促使我开始学习公开课的Scott Young, 他打算用12个月完成麻省理工计算机系四年大学课程，目前已经完成了33门课中的13门。以下为译文。) 本文原先发表于我的免费简报：学得更快，收获更多. 我经常被问到的一个关于我的麻省理工挑战的问题是这样的：我如何能够在这么长的工作时间中保持专注呢？ 为了确保进度，我需要每天学习10-12小时。而且还得专心，而不仅仅是时间长。当你在以两倍的播放速度看上课视频的时候，即使是短暂的开小差也会让你的进度脱轨。 在这封邮件中，我将分享我用于保持专注的策略。这些策略都是有关（如何）激发你自然的动力循环的，所以你并不需要摄入更多咖啡因或非法兴奋剂。 下面是我发现有效的几个关键点： 1. 启动效应 2. 无干扰的休息 3. 主动工作 4. 固定日程 启动效应：如何大幅提高动力来保持专注 我采用的第一条策略被我称作启动效应，意思是设置好你的工作环境和常规工作来让你更想把事情完成。 我们都明白启动效应的消极形式。当你在拖延并且没有赶上工作进度的时候，将会非常难驱使自己去着手开始。即使工作量本身很小，还是经常让人觉得不可能着手去完成它。 一个主要原因是负面启动效应。当你开始拖延的时候，它影响了你的思维模式，使得你更难激励自己。心理学家已经确立了很多种情形下的启动效应，所以没有理由认为拖延不适用于此。 但是正如负面启动效应可以灭掉你的动力，积极的启动效应可以创造动力。如果你正确地布置你的环境，他们会强化这种效果，使得你无需多少努力来具备更强的工作意愿。 这里有一些我用启动效应成功的办法： 1. 早起并马上开始工作。 这么做不是为了节约时间，而是因为早起对我来说和完成工作有着极强的关联。当早起的时候（早是相对我的休息日而言，那些日子我通常睡到自然醒），我相当于马上给自己一个“今天要好好干”的潜意识信号。 2. 制定一个行动计划。 即使工作并不复杂，我也经常制定计划。因为计划本身是一种开始行动的正面启动效应。当然，你可以浪费很多时间在计划上。但是用10分钟来筹划你接下来的几个小时要做的事情可以促使你前进。 3. 早早完成一大块工作。如果你很早就把工作完成，这会给当天剩下的时间带来积极启动效应。我一大早就完成2-3小时工作的日子也正是我能够轻易在接下来的8个小时中坚持工作的日子。 无干扰休息：如何不消灭你的动力 休息是无法避免的。并且有时候，休息是有意义的。在解决bug的时候休息一段时间可以帮助你从新的角度思考问题。清空你的大脑有助于你重新获得专注。 然而，大部分人的休息方式是愚蠢的。他们不仅休息时间有问题，并且在休息期间做的事情也不对。这些错误完全消灭了他们早先获取的动力。 无干扰休息意味着不消灭你的动力的休息方式，这样你就可以重新激发能量，而不是被停工拖住而最终陷入拖延。 第一条休息原则是：永不采用参与式的休息。电视，网络，电子游戏，脸书（Facebook），手机短信，电子邮件或任何会占据你的头脑的东西都不行。原因是，你不能让好不容易建立的动力被其他任务所替代。 相反，我发现采用放松式的休息更加有效，但我可以很容易地重新回到工作中。散散步，喝杯水，或者伸展一下，都是不错的选择。我还发现小憩也很有用，不过好像这并非对所有人有效，所以小心使用吧。 那么，听起来我好像把所有有趣的事情都从休息中排除了。如果你没法享受的话，那么休息还有什么意义呢？ 这就是它的意义所在。休息不是用来做有趣的事的，放假才是。 休息是有策略地重新组织你的能量和能力来完成手头上的工作。把电视，游戏，和娱乐放在你可以没有负疚感放松的夜晚吧。 主动工作：或——为什么听课的时候那么难保持清醒 被动任务比主动任务更难专注。比如，阅读比写作更难保持专注。听课比编程更难保持专注。被动任务主要是在观察，主动任务主要是在做事。 因为被动任务使得保持专注更难了，并且那么多学习内容都默认为一种被动任务，许多学生都发现一次保持一到两小时的专注时间是难以置信地难。 我用了这些办法来学习： 1. 使得任务变得主动： 阅读的时候，采用主动阅读技巧来使得阅读过程不那么被动（这不车轱辘话么，囧——译者）。听课的时候，写下你自己的想法和解释，而不是只写下授课老师说的话。 2. [...]
让自己更专注(2): 目标和计划给我们带来了什么？
没错，我曾经是“目标”和“计划”的信徒。一直相信，如果不是有它们，我没法做到那么多事。 但是最近一段时间，我越来越感觉到“目标”和“计划”的无力。很明显，仅仅有目标有计划肯定是不够的。必须转变为行动才能真正有所获益。我依然像以前一样设定目标和计划，然而他们没有像过去那样为我服务。这是为什么？我一直很困惑。 最近，在订阅的两个英文博客中找到了线索。原文在这里和这里。 目标的本质是明确动机，计划的本质是明确途径。 明确动机是为了让自己更有动力去行动，明确途径是为了让自己做“正确的事”“有价值的事”。 但是回想一下你做过的所有事情—— 你真正做成的事，可能很多都是因为兴趣所致。别把学业或事业上的事才当作“事”，娱乐也是事，谈恋爱也是事。这些东西你可能一开始并没设定什么具体目标，只是因为它们让你有激情有热情就去做——结果，你在这些事情上获得的并不少，而你根本没花时间去想什么“SMART原则”；从某种意义上来说，是“热情”让你完全专注，而“目标”只是让你分神，甚至限制了你最后所能达到的层次。别误会，不是要你整天娱乐或是恋爱。不然你试试，很快就会觉得无聊的。我相信，起码看这个博客的人，对生活中那些“正事”同样有所向往。我明白有人苦恼于自己兴趣过于广泛，想要做的事情太多而无法专注。关于这个我会另文讨论。 而“计划”，我们常把它比作“地图”。然而事实是“计划赶不上变化”。为什么？因为“计划”反映的是我们头脑中的世界，不是真实的世界。如何才能知道“真实的世界”是怎样的？只能像早期的地图绘制者一样，自己去走去量。哪怕是今天的地图绘制者，为了绘制最精准的地图，也必须驾着飞机去实地航拍。当然，在走的过程中，你的眼睛可以看到比脚下的路更长的范围；如何从所在之地到达目之所及，才是你真正要关注的。怎样才算“目之所及”？我想应该是那些基本能反映真实世界的估计。在此范围之外的计划，几乎没有意义。有时候计划甚至成为你的阻碍，因为你可能对新的机会视而不见。 学业或事业上的成就，可能会需要一些“目标”和“计划”。比如考研报名，你总得准备钱，确保自己有报名资格，决定要报考的学校和专业，然后按照规则去报考；准备考试也一样，每一步都有其目标。然而，真正开始读研以后，一个优秀的研究生会因为求知的欲望去找文献，读了以后自然产生想法，产生之后跃跃欲试，然后采取各种方法去尝试、去分析、去总结……最后因为希望这些成果为人所知才去发表文章，而不是为了毕业要求……在学术上真正有所成就的，往往是这些人。 你会说：这样是不是太理想化了？我有生活的压力，我有不得不去做的事，我必须跟其他人合作，不可能“想做什么就做什么”啊……就算是做研究，那也得看导师支不支持我想的课题，有没有经费让我去折腾。工作上就更是如此了，有业绩要求啊，要团队合作啊，要听领导的啊……等等。 我完全同意现实的残酷。尤其是在当下的中国，一切都被量化了。 可是这种“量化”是否给我们带来了幸福感呢？哪怕你对“幸福”无感，起码也有一个不得不面对的问题：死亡。到那一天，回首自己的一生，你是会因为自己达到了别人设定的量化标准而无憾呢，还是会因为倾注了自己热情的一切而无悔呢？ 写就本文之后，迟迟没有发出。我希望给自己更多时间去思考这一命题。毕竟，许许多多我们眼中的成功者，都是有目标有计划的人；那些不设定目标和计划的人，未必就能达到专注，也未必因此更幸福。也许更重要的是找到一个平衡点。比如说，每天或是每周都有一个大致的计划，完成那些已经打算要做的事。与此同时也划分出一块时间，留给其他的可能性。再比如说，不仅设定一个最低要求的目标，也设定一个更高要求的目标，让自己有可能追求更好的结果。 世界上的许多事，本来就没有标准答案。
让自己更专注(1): 区分日程和待办事项
你还在用同一个工具管理日程和待办事项吗？你的日常生活琐事和习惯呢？ 在GTD的“教义”中，日程和待办事项是应该严格区分开的。实际应用中，许多人并不这么做。不然就不好解释为什么那么多Todo list工具都被要求加上“重复”功能和“提醒”功能。 日程，应该是那些固定开始和结束时间，并有固定地点的事项。每日需做或是定期需做的交通、三餐、锻炼也包含在内。剩下的时间段才是用来做“待办事项”——那些所需时间不确定的事的。 待办事项清单中，永远不该出现“打扫房间”“上课”“给女朋友过生日”这类事件——他们都应该属于日程。 如果混淆了日程和待办事项，可能会出现的问题是—— 当你试图知道“现在该做什么”而查看清单的时候，那些本该固定时间做的事情会跑出来打扰你。简单的例子：你原本准备12点去吃午餐。但是11:30查看清单的时候，“午餐”变成了清单上靠前的事。你觉得既然午餐总是要吃的，那么现在去吃也行——于是这中间的半小时就神秘溜走了。饭后，你发现时间还早，并不想开始工作，何况你的清单上也把现在标记为午饭时间。于是忍不住想上上网，聊聊天…… 为了解决这个问题，你可能会考虑用“重要性”来区分不同的任务，比如，“午餐”的优先级变成了“不重要”。结果是，当任务进行到一半而午餐时间已到时，“重要性”令你错过了午饭时间，肚子开始抗议，你开始越来越难集中精力。终于你决定丢下手头工作去吃饭，此时你感觉很沮丧，因为待办事项上的“午餐”已经显示为“过期”。而你还没能搞定饭前正在进行的工作。 你想到，也许是任务分解还不够细致，也许是因为我没有预设每个待办事项所需的时间，所以才没法在固定的时间做固定的事。于是你很仔细地为每个待办事项估计了用时——结果是，几乎没有一个是准确的。提前完成的，使得剩余的预留时间被浪费；较迟完成的，使得后面的一切计划被打乱。 如果固定时间的任务是“开会”呢？它在你的清单上显示为“非常重要”，你每看一次清单，就觉得很紧张，因为有一项“非常重要”的事情还没做呢！即使在做事，也会有一个声音在耳边小声提醒：今天还有个重要的会议哦！注意力的集中程度可想而知。哪怕你已经为会议设置了N个提醒也无济于事。 当然，如果你的自制力足够强，完全可以不必理会这些，只要集中精力于手头的事情则可。问题是，如果大家的自制力都那么强，我们还要“时间管理系统”干嘛？ 于是，我们的清单越来越复杂，标上了花花绿绿的“情境”“重要性”“预计完成时间”……却越来越糊涂当下应该做些什么，以及何时停止。 如果把日程和待办事项分开…… 只需一个普通的手机，你就能管理好日程——设定相应闹钟即可。为了搞清自己哪些时间段有安排哪些没有，你可能更喜欢用专门的手机应用或电脑软件或是Google calendar这样的网络应用，或是干脆就用纸笔（不过，纸笔缺乏提醒机制，很难成为一个值得信赖，可以完全不用大脑操心的系统）。 真正的“待办事项”，就可以按照GTD的流程来管理了。这样你首先就摆脱了“优先级”的困扰，因为根本没必要。只要当下没有日程安排，你就可以在待办事项里按照截止日期选一件事来做，完全不用操心其他的，因为无论如何那些事的截止日期更晚。当“神圣之钟”敲响，马上停下手头的事，按照日程安排去做。这样也可以避免由于工作而不去做一些让生活更平衡的事，比如锻炼，比如和重要的人在一起。 这样，当你完成一件待办事项后很快可以开始下一件，“错误估计用时”不再成为一个问题。如果一项任务太繁重，应该考虑任务分解，或者看看自己是否错把“以后/也许”的事情作为“下一步任务”来处理，或者是你的生活中承担的任务已经太多，需要作出重要调整，放弃一部分。此时，注意力是否集中已经不是关键。
让自己更专注(0): 时间管理，还是注意力管理？
“时间管理”的概念在这个时代已经渐渐开始向“注意力管理”转变。我们所面对的世界仍然和过去一样一天有24小时，但却有无数的“即时”信息来干扰我们的专注力。有许多人抱怨，他们无法完成任务的原因不是因为没有时间，不是因为偷懒，而是因为干扰太多或者干脆就是需要做的事太多而无法集中注意力。 GTD已经为我们提供了清空大脑的好办法；但是在实际运用中，我发现自己做计划的时间比过去多了许多，却仍然不能集中注意力做最重要的事。这说明，要么就是我没有完整地理解GTD，要么就是GTD还缺少些什么。读过一些关于GTD的文章之后，我发现大部分人关注的都是GTD的流程——可是若从注意力管理的角度来看，一个流程的触发和调整，可能比流程本身还重要。在这方面，可就见仁见智，众说纷纭了。说不定，有些人觉得GTD有用，是在无意中遵守了某些“注意力管理”的规则；有些人发觉GTD无效，是因为“注意力管理”的缺失？ 抛开GTD的流程不谈，我们来看看，还有哪些办法可以提供给你更多专注力吧！
智能的Todo List——ToDoGenius限时特价
ToDoGenius也是法国人开发的Todo软件，几乎颠覆了Todo app的使用方式和刻板形象。它除了预置各种context便于添加任务外，还提供智能化的Todo筛选，无需你自己考虑如何设置过滤器。Delay和Follow-up也是非常贴心的功能。今天没有时间来做详细的介绍，你可以自己下载Lite版试试看（限制为5个todos）。目前ToDoGenius的完整版特价$1.99 (原价$6.99)，优惠期限到10月21日。喜欢的话就早点下手吧。
强大、简洁、优雅、免费——iPhone应用Task This
iPhone上的To-do软件看过试过不少，最好的那几款都是收费的，免费版本都有诸多限制；纯免费的软件经常缺这少那，设计也很多不合理之处。然而这一切终于改变了——因为有了Task This. 功能强大和界面简洁似乎常常水火不容。每当整理收集箱的任务时，看着一长串需要填写的选项，总不禁有几分烦闷。而这些选项还常常需要进入下一个页 面，甚至再下一个页面才能填写完整。又有几个号称GTD的软件，真的能将“重复”功能做得足够完善？有几个GTD功能完整的软件，在“笔记”部分不是过于 简单？然而这一切也被改变了——因为有了Task This. 苹果的产品总是在设计上极尽心力，无论黑白彩色，总不乏优雅贴心。但App Store里的许多“Productivity”软件，总令人疑心设计者或设计团队里没有懂得基本审美的人，或是完全没有用心设计。标准的几何图形，两三 种默认的配色，多看几次就觉得乏味。那些赏心悦目的，通常又过于强调美感，而忽略了突出重点；各种设置东躲西藏，让人搞不清要到哪里去找自己需要的功能。 然而你的To-do list可以不必如此杯具——因为有了Task This. 这是一款法国人开发的任务管理应用。英文官方主页http://www.task-this.com/en。仅看这个主页，你就可以一窥设计者的美学素养。图标则摆脱了To-do应用千篇一律的“打勾”意象，是红色背景下一只奔跑的袋鼠剪影。 进入软件后的界面是9个图标组成的控制面板，背景可以从24张内置图片中选择。设置中还能指定9个分类中的任意一个作为首页。左上角是密码设置，右 上角快速添加事件，底端什么都没有？其实那是同步状态栏。在官方主页可以注册一个帐号用于备份和恢复数据。一般新推出的To-do程序在同步上总是不如一 些“历史悠久”的软件（Task This是今年1月份推出的）。我个人觉得作为一个随身工具，有网络备份保证数据不丢失，基本上就足够用了。然而却惊喜地发现Task This有可编辑的网页版本！ 现在还是Alpha版，但是功能基本齐全。这已经大大超过了很多收费的To-do应用；毕竟网页版可以跨平台。网页版的日历部分还提供完整的月历、周历、 和日历视图，弥补了iPhone版在这一点上的不足。目前日历只能导出为ics文件，不知道以后会不会推出和其他日历服务的同步。可惜的是，我在 iPhone端输入的中文在网页版中显示为乱码。只能期待Beta版、正式版的推出了。 网页版还提供了一个额外的Address Book, 用于和有Task This帐号的人联络，这是个有潜力的特性，有望用于团队任务管理。 在我看来网页版的风格很适合移植到iPad上，说不定不久以后就会出现iPad版。
告别拖延，无压生活
过去我曾介绍过一些关于“拖延症”的知识和应对的办法。当时主要是以直接翻译为主，可能并不便于理解和执行。同时，应对拖延的办法如果不能和日常时间管理相结合，收益也未必会高。这里，我尝试将我觉得不错的时间管理方法和应对拖延的方法结合起来。参考文献包括：《战胜拖拉》《拖延心理学》《尽管去做》《Do It Tomorrow》。同时举例说明，也许更有实用价值。在此文中，会较少提到这么做的原理。这些内容自己读读原书也许更好理解。 必须承认，没有一种时间管理方法适合所有人。所以在这里，我希望介绍更多种多样的方法，而不是仅仅靠自己的经验来判断它们是否有效。当然，我也会不断改进自己的行为方式，并将心得分享出来。也期待你们能够分享自己的体会。 在开始之前，还是希望大家认真思考一下自己生活的目标。其他人是无法替代你完成这项工作的。至少，你应该对自己未来半年打算做些什么，达到那些目标有比较明确和坚定的想法。如果你的想法太多，怀疑自己是否能做到，读读这篇文章(做得更少，做到更多)，也许有助于你去芜存菁，选择那些真正重要的事情去完成。 若你还没有养成建立“收件箱”的习惯，建议你先把这个问题解决好。这是GTD一书中提到的思想。你的新任务，也许来自一封email；也许来自老师上课提到的一本书；也许来自老板递给你的一叠文件，也许来自脑海中突然闪现的想法。你最好能把这些任务都快速记录到一个固定的地方，也就是你的“收件箱”。当你开始进行真正的时间管理和安排时，只需要查阅这个“收件箱”就可以了。“收件箱”可以不止一个，但是越少越好。对我来说，iPod touch上的软件Todo就是我的收件箱。最多添加一个笔记本，用于随手写下任务。毕竟很多时候人还是青睐纸笔书写的随心所欲感。另外，如果两分钟能完成的任务，就不要再写下来了，立刻完成就好了。 对一般人而言，其实并没有那么多任务非要当天做不可。如果你的工作性质要求你迅速做出反应，说实话，你大概也不会有拖延的习惯了。比如——救火队员。为了更好地将一切置于掌控之下，而不是被各种新任务搞得团团转，同时对当前的任务产生干扰，你有必要建立“明天再做”的观念。当一天开始时，你应该已经明确——今天我需要做哪些事。而今天产生的新任务，则在一天结束时从收件箱中拿出来，分析轻重缓急和预估完成时间后放入明日任务的列表之中。注意：是“明天”，而不是“以后”。你不能把今天收到的任务，无限期地延后。只有当“明天”无法完成“今天”收到的任务时，才能推到“后天”。一般来说，平均下来你每天能完成的工作总是超过前一天收到的新任务的，不然就是你选择去做的事情太多了。这是时间管理本身无法解决的问题。 可是，你真的知道，自己一天能做多少事吗？ 这其实牵涉到两个问题：我一天有多少时间可以用来完成任务？我做完各项任务需要多少时间？
年终献礼：如何坚持计划
再过两天就是圣诞了，2009年接近尾声。今年的最后一篇博文，就作为年终礼物送给大家，希望是你所需要的。 相信很多人在开始执行时间管理和希望养成某些习惯的时候都会遇到这种情况：开头几天劲头很足，渐渐地就无法坚持，最后不了了之。在年终之际，回头看自己年初制定的计划和决心，这种感觉一定更为强烈。这里结合最近看的两本书中的建议，帮助你克服这一问题。 《The 168 Hour Week》是今年新出版的一本时间管理书。作者被Word的创始人称为”我所见过的效率最高的人”。这本书可以说是有那么一点“另类”，非常不客气地讽刺 和批判了《The Secret》《The 4-hour Workweek》等流行的个人提升书籍，然而其在亚马逊书店上的评分高达四星半，看来自有其道理。这本书包罗万象，但有两点得到了着重强调：万事开头 难，有始更需有终。 是的，这看起来似乎是陈词滥调。不过用现代的方式予以解读，你也许会重新发现这两句话的价值。 第一，万事开头难，意味着“开头”之后，事情将会变得容易。所以，那些使得你想要放弃的困难，其实都是非常短暂的。可惜的是，很多人都在这个阶段败下阵 来，使得一些本来只需要几周去克服的困难，在几年甚至几十年的时间里都难以摆脱。如果你意识到需要时间管理已经超过一年，仍然没有形成一个良好的时间管理 习惯，那么无疑这就是你的问题所在。若你想改变这种状况，首先要树立的就是“万事开头难”的观念，这会让你更有勇气去克服最初的困难，到达游刃有余的彼 岸。 第二，有始更需有终，意味着“我正在做”，不能成为一种心理慰籍。这一点在学习阶段或不尽然，在工作阶段却基本成立。一个完成的订单，会带来利润；一本完 成的书籍，会带来销量和版税；而十张未完成的订单和十本仍在打草稿的书，除了占用你同样甚至更多的时间之外，不会带来任何收益。这点尤其需为拖拉者戒。 请将这两条写下来，放在你每天能看得见的地方。这不是你每天阅读的文章中“又一条”的建议，而是被称为“价值十万美元”的精华总结。能做到这两点，其实采用什么时间管理方法都无所谓了。因为你总能在其他人不停切换任务的同时，完成一件又一件事。 接下来的建议会让你更容易做到上面两点。它们出自于《Do It Tomorrow》一书，此书在英国颇受欢迎。仅看书名就知道，这也是一本与众不同的时间管理书。里面有很多深具价值的观点。比如，重要性只能用来决定你 是否去承担某些责任，而不适于用来区分每日任务。不过这并非本文的重点。书中最精华的部分介绍了一个新的概念“Current Initiative”。这个词有点难翻译，直译是“当前的主动性”。它指的是你每天所做的第一件事，这件事可以是你想养成的一个新的习惯，可以是你需要 做的某个重要项目，可以是你已经拖延了很久的某件事。“每天第一件事就做这个，达到目标为止”。最理想的是你能通过在不同阶段设置不同的“Current Initiative”，达到一个又一个的目标。并且一段时间只能有一件这样的任务。 更重要的是“Current Initiative”的设置方式。例如跑步，“每天早上跑3圈”并不是一个好的任务设置方式。也许某天天气糟糕，也许某天身体不适，你会发现这个任务难 以完成，最终导致失败。作者认为，“每天早上换上跑鞋”就足以成为一个好的“Current Initiative”；因为这个概念的目的不在于事情本身，而在于它能促使你继续将任务进行下去直至完成。而且“Current Initiative”越简单，你就越不容易失败，也就越有可能一天又一天地执行下去。 最后，祝愿你在新的一年中拥有一个更自然、更轻松、更高效的生活！
