Concentrate的基本功能是通过定义一系列的自动操作，来防止干扰，让人可以进入工作状态。官方的设置说明分为三步：1. 决定你要做什么; 2. 设置做这件事时需要进行的活动; 3. 开始工作！让我们逐一看来。

1. 决定你要做什么。

Concentrate让你给自己要进行的活动取个名字。我们需要专注的工作，往往也就那么几项，比如写论文，做表格，查资料。虽然内容每次会不一样，但是要做的事情都差不多。所以，不妨给自己需要专注的事情确定分类，使流程化变成可能。哪怕你没有相应软件，找张纸写下来也是一样。

2. 设置做这件事时需要进行的活动。

Concentrate可以设置10种行为：(1)启动程序; (2) 关闭程序 (并屏蔽); (3) 开启网页; (4) 屏蔽网页; (5) 打开文档; (6) 播放语音信息; (7) 播放声音; (8) 运行脚本; (9)桌面通知提醒; (10) 设置聊天软件状态（例如：设为忙碌）。

（其中(6)是由Mac OS内置的语音合成软件来实现的，即：你输入一段话，系统会为你读出来。有几十种不同风格的语音可选。）

这些行为的排列组合，就形成了专注前的一系列准备工作——例如：关掉所有浏览器和邮件收发软件，启动文字处理和PDF阅读软件，打开需要编辑的文档，用一段语音信息来提醒或激励自己进入状态，采用背景声音来屏蔽周围噪音或调动情绪。你甚至可以调换桌面背景图，提醒自己：现在是专心工作的时间！

这些工作，其实可以手动完成，也可以借助其他软件完成，例如PC上的Temptation Blocker也可以在一段时间中屏蔽程序运行，主流浏览器都有可以屏蔽网页的插件。但如何实现不是关键，关键在于：固定的流程和坚决的执行。有了Concentrate, 你固然可以无需踌躇；但仅依赖纸笔，你一样可以督促自己每次都采取同样的步骤，进入专注状态。如果你本来就是个容易自我干扰的人（比如，会忍不住去刷微博，聊QQ），可能借助一些外部手段更有效一些。至少，在一张便利贴上写下：“写论文期间，禁止打开QQ和豆瓣！”，心里发痒时看一眼，也会有点效果吧？

3. 开始工作！

这还不简单吗？需要说明吗？如果你有过拖拖拉拉的行为，一定明白，“开始”不是那么容易的事。不过，有了之前的铺垫，这一步相对来说就简单了。Concentrate中可以设置工作时间，开始后则进行倒计时。在计时结束时同样可以开启语音信息，声音文件等来提醒。计时的工具可就多了，电脑上的，手机上的，甚至传统的闹钟都可以。开启你的计时器，工作吧！

计时工作对于克服拖延有着特殊的功效。因为：1. 关注付出的努力（工作时间）而不是取得的结果，有助于减少对于失败（或成功）的恐惧。2. 这段时间一般都不长，少则10分钟，多则不超过1小时。这样一方面可以规避由任务截止期限带来的压力，另一方面提示自己将任务分解成小块，积累点滴进步带来信心。而不是立下“我要连续工作6小时完成这个任务”的决心，却由于目标太庞大而中途放弃，甚至根本就不开始。

熟悉“番茄工作法”的朋友一定已经看出来了，这个流程其实和“番茄工作法”的“专注工作25分钟”是一致的。但“番茄工作法”的“专注工作”，并没有完全解决干扰的问题。它只能够识别干扰，提醒你改进，却无法有效预防干扰。同时，“番茄工作法”对“如何开始”的解决办法也很简陋。

总结：

如果你有Mac操作系统，也不是完全不懂英文，那么，直接去下载一个Concentrate吧！官网提供60小时的试用期。（请不要问我如何破解⋯⋯）

如果你采用的是Windows操作系统，那么，找一张醒目的便笺纸，列出自己应该专注的活动，并写下需要采取那些措施来完成去除干扰的过程，然后借助文中提到的软件来杜绝干扰。今后每次需要专注的时候，就根据这张列表从头到尾执行一遍。

如果你采用的是其他操作系统⋯⋯我想你应该非常乐意自己去寻找一套解决方案。欢迎你和大家分享！

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2. 让自己更专注(1): 区分日程和待办事项
3. 让自己更专注(2): 目标和计划给我们带来了什么？

今天在网上发现这篇文章后，我只想大声呼喊上面几个词！（用英文不是为了装X, 读英文文章一段时间后大脑会自动切换为英文模式）

去年八月份买了Macbook Air以后没多久，我开始采用OmniFocus（Mac系统上软件）来做任务管理。因为它的无限层级。不得不说，我对OmniFocus的几个”perspective”从来没有搞懂过。就当它是普通的to-do软件用着。直到看到上述文章，才明白之前对它的强大功能有多么大的忽视。也不得不佩服作者对GTD系统有着如此深刻的理解和如此惊艳的创新。

文章非常，非常，非常的长，而且整个系列有十篇文章。目前我只看了一篇，而我的Omnifocus已经焕然一新。在该系列中，作者假定了一个叫Tom的人需要用OmniFocus来管理任务，从他最初的一堆杂乱的任务清单开始，一步步分类，整理，到如何实现GTD的工作流程，如何分析和回顾任务，如何设定最合适的perspective (视角)，乃至如何使用iOS设备(iPhone, iTouch, iPad)进行同步。

这个系列虽然是Omnifocus的使用指南，但是它所包含的内容远远超出了软件使用的范畴。

比如：在“情境(Context)”中，作者建议设立一个叫做“Anti-procrastination（抗拖延）”的情境。由于OmniFocus允许多层级情境，所以可以在它下面又设这样几个context: “Low Energy (没精力)”"Read（阅读）”"Take Notes（做笔记）”"Just Do It （马上去做）”。当你发觉自己在拖延时，可以到这里找事做，避免因为拖延而一事无成。

同样，在“思考”情境下，分为“组织”“钻研”“创造”“集中”。当你认为自己精力旺盛，希望做这些有挑战性的事情时可以选用。

类似的概念可能不是第一次被提出。但是细化之后，就不仅仅是一个“好概念”，而是具备可操作性的技巧。

如果你碰巧也在用Omnifocus. 这一系列绝不容错过。即使你不用这一软件，该系列文章中对于项目和行动的分类技巧和工作流程的建议也值得借鉴。

遗憾的是，我恐怕没有时间来对这一系列文章进行翻译。只能在今后的文章中，试图介绍一些有用的要点。

相关文章:

1. 防止拖延的十堂课
2. 你也是拖延症患者吗？
3. 来自美国教授的读研建议

(这篇是我自己译的，不当之处见谅。
作者是促使我开始学习公开课的Scott Young, 他打算用12个月完成麻省理工计算机系四年大学课程，目前已经完成了33门课中的13门。以下为译文。)

本文原先发表于我的免费简报：学得更快，收获更多.

我经常被问到的一个关于我的麻省理工挑战的问题是这样的：我如何能够在这么长的工作时间中保持专注呢？

为了确保进度，我需要每天学习10-12小时。而且还得专心，而不仅仅是时间长。当你在以两倍的播放速度看上课视频的时候，即使是短暂的开小差也会让你的进度脱轨。

在这封邮件中，我将分享我用于保持专注的策略。这些策略都是有关（如何）激发你自然的动力循环的，所以你并不需要摄入更多咖啡因或非法兴奋剂。

下面是我发现有效的几个关键点：

1. 启动效应
2. 无干扰的休息
3. 主动工作
4. 固定日程

启动效应：如何大幅提高动力来保持专注

我采用的第一条策略被我称作启动效应，意思是设置好你的工作环境和常规工作来让你更想把事情完成。

我们都明白启动效应的消极形式。当你在拖延并且没有赶上工作进度的时候，将会非常难驱使自己去着手开始。即使工作量本身很小，还是经常让人觉得不可能着手去完成它。

一个主要原因是负面启动效应。当你开始拖延的时候，它影响了你的思维模式，使得你更难激励自己。心理学家已经确立了很多种情形下的启动效应，所以没有理由认为拖延不适用于此。

但是正如负面启动效应可以灭掉你的动力，积极的启动效应可以创造动力。如果你正确地布置你的环境，他们会强化这种效果，使得你无需多少努力来具备更强的工作意愿。

这里有一些我用启动效应成功的办法：

1. 早起并马上开始工作。

这么做不是为了节约时间，而是因为早起对我来说和完成工作有着极强的关联。当早起的时候（早是相对我的休息日而言，那些日子我通常睡到自然醒），我相当于马上给自己一个“今天要好好干”的潜意识信号。

2. 制定一个行动计划。

即使工作并不复杂，我也经常制定计划。因为计划本身是一种开始行动的正面启动效应。当然，你可以浪费很多时间在计划上。但是用10分钟来筹划你接下来的几个小时要做的事情可以促使你前进。

3. 早早完成一大块工作。如果你很早就把工作完成，这会给当天剩下的时间带来积极启动效应。我一大早就完成2-3小时工作的日子也正是我能够轻易在接下来的8个小时中坚持工作的日子。

无干扰休息：如何不消灭你的动力

休息是无法避免的。并且有时候，休息是有意义的。在解决bug的时候休息一段时间可以帮助你从新的角度思考问题。清空你的大脑有助于你重新获得专注。

然而，大部分人的休息方式是愚蠢的。他们不仅休息时间有问题，并且在休息期间做的事情也不对。这些错误完全消灭了他们早先获取的动力。

无干扰休息意味着不消灭你的动力的休息方式，这样你就可以重新激发能量，而不是被停工拖住而最终陷入拖延。

第一条休息原则是：永不采用参与式的休息。电视，网络，电子游戏，脸书（Facebook），手机短信，电子邮件或任何会占据你的头脑的东西都不行。原因是，你不能让好不容易建立的动力被其他任务所替代。

相反，我发现采用放松式的休息更加有效，但我可以很容易地重新回到工作中。散散步，喝杯水，或者伸展一下，都是不错的选择。我还发现小憩也很有用，不过好像这并非对所有人有效，所以小心使用吧。

那么，听起来我好像把所有有趣的事情都从休息中排除了。如果你没法享受的话，那么休息还有什么意义呢？

这就是它的意义所在。休息不是用来做有趣的事的，放假才是。

休息是有策略地重新组织你的能量和能力来完成手头上的工作。把电视，游戏，和娱乐放在你可以没有负疚感放松的夜晚吧。

主动工作：或——为什么听课的时候那么难保持清醒

被动任务比主动任务更难专注。比如，阅读比写作更难保持专注。听课比编程更难保持专注。被动任务主要是在观察，主动任务主要是在做事。

因为被动任务使得保持专注更难了，并且那么多学习内容都默认为一种被动任务，许多学生都发现一次保持一到两小时的专注时间是难以置信地难。

我用了这些办法来学习：

1. 使得任务变得主动： 阅读的时候，采用主动阅读技巧来使得阅读过程不那么被动（这不车轱辘话么，囧——译者）。听课的时候，写下你自己的想法和解释，而不是只写下授课老师说的话。
2. 分解主动任务。将长阅读或听课分解为主动的自我解释任务。这可以是采用费恩曼学习法或对学习内容进行快速自测。

固定日程：努力工作的最好办法是好好过日子

调整适应大量工作任务的最重要办法是保证自己有休假时间。如果你白天不好好工作，却逼迫自己整夜学习的话，你很容易就会筋疲力尽的。

这就是为什么当我感觉有压力的时候，我最晚在下午7点就停止工作。而且我总是保证周六放假。这两件事情是不可协商的，并且他们帮助我保持清醒。

Cal Newport （另一个效率博客的作者——译者注）把这种方法叫做固定日程生产力。我发现，如果你需要灵活性来经常变更每日任务计划，却又不想推迟工作时间的话，这是一种特别有用的办法。

我在工作日使用固定日程的既定界限，同时结合我自己的以任务为核心的时间管理系统——每周/每日目标法。当我的工作可以很容易地被事先分解成为任务时，我喜欢仅仅采用每周/每日目标法。但是我发现，如果我事先无法知道自己将做些什么的话（当我打算几天就学完一门课的时候，往往如此），两种办法都用比较好。

然而，关键之处并不在于你采用哪种系统，而在于你将工作和生活清晰地分离开来。我见过总是陷入超时工作无法自拔的学生。他们没有意识到，这么做对他们的整 体效率是多么大的损害。即使我一周学习65小时，以四倍的速度来学习一门课，我仍然确保自己的夜晚和周六是空闲的——没有例外。

专注的关键不在于巨大的毅力或滥用药物，而在于使用你自己的心理与动机机制来完成更多事情。更重要的是，它意味着你需要有策略地使用休息和放假。这样，你就可以最大化自己的生产效率，而不是把自己弄得筋疲力尽。

旁注：我写了一本书，总结了所有我保持高效的策略。一般来说都是全价出售。但是我的朋友Adam和Karol总结了一套包括我的书和大量其他有关掌控你的生活和业务优秀资源的内容，并大幅打折出售。你可以到这里看看，不过这一折扣价72小时内会过期。

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1. 新书: The Power of Less
2. 进一步简化GTD——iPhone软件Ultimate Todos
3. 让自己更专注(1): 区分日程和待办事项

但是最近一段时间，我越来越感觉到“目标”和“计划”的无力。很明显，仅仅有目标有计划肯定是不够的。必须转变为行动才能真正有所获益。我依然像以前一样设定目标和计划，然而他们没有像过去那样为我服务。这是为什么？我一直很困惑。

最近，在订阅的两个英文博客中找到了线索。原文在这里和这里。

目标的本质是明确动机，计划的本质是明确途径。

明确动机是为了让自己更有动力去行动，明确途径是为了让自己做“正确的事”“有价值的事”。

但是回想一下你做过的所有事情——

你真正做成的事，可能很多都是因为兴趣所致。别把学业或事业上的事才当作“事”，娱乐也是事，谈恋爱也是事。这些东西你可能一开始并没设定什么具体目标，只是因为它们让你有激情有热情就去做——结果，你在这些事情上获得的并不少，而你根本没花时间去想什么“SMART原则”；从某种意义上来说，是“热情”让你完全专注，而“目标”只是让你分神，甚至限制了你最后所能达到的层次。别误会，不是要你整天娱乐或是恋爱。不然你试试，很快就会觉得无聊的。我相信，起码看这个博客的人，对生活中那些“正事”同样有所向往。我明白有人苦恼于自己兴趣过于广泛，想要做的事情太多而无法专注。关于这个我会另文讨论。

而“计划”，我们常把它比作“地图”。然而事实是“计划赶不上变化”。为什么？因为“计划”反映的是我们头脑中的世界，不是真实的世界。如何才能知道“真实的世界”是怎样的？只能像早期的地图绘制者一样，自己去走去量。哪怕是今天的地图绘制者，为了绘制最精准的地图，也必须驾着飞机去实地航拍。当然，在走的过程中，你的眼睛可以看到比脚下的路更长的范围；如何从所在之地到达目之所及，才是你真正要关注的。怎样才算“目之所及”？我想应该是那些基本能反映真实世界的估计。在此范围之外的计划，几乎没有意义。有时候计划甚至成为你的阻碍，因为你可能对新的机会视而不见。

学业或事业上的成就，可能会需要一些“目标”和“计划”。比如考研报名，你总得准备钱，确保自己有报名资格，决定要报考的学校和专业，然后按照规则去报考；准备考试也一样，每一步都有其目标。然而，真正开始读研以后，一个优秀的研究生会因为求知的欲望去找文献，读了以后自然产生想法，产生之后跃跃欲试，然后采取各种方法去尝试、去分析、去总结……最后因为希望这些成果为人所知才去发表文章，而不是为了毕业要求……在学术上真正有所成就的，往往是这些人。

你会说：这样是不是太理想化了？我有生活的压力，我有不得不去做的事，我必须跟其他人合作，不可能“想做什么就做什么”啊……就算是做研究，那也得看导师支不支持我想的课题，有没有经费让我去折腾。工作上就更是如此了，有业绩要求啊，要团队合作啊，要听领导的啊……等等。

我完全同意现实的残酷。尤其是在当下的中国，一切都被量化了。

可是这种“量化”是否给我们带来了幸福感呢？哪怕你对“幸福”无感，起码也有一个不得不面对的问题：死亡。到那一天，回首自己的一生，你是会因为自己达到了别人设定的量化标准而无憾呢，还是会因为倾注了自己热情的一切而无悔呢？

写就本文之后，迟迟没有发出。我希望给自己更多时间去思考这一命题。毕竟，许许多多我们眼中的成功者，都是有目标有计划的人；那些不设定目标和计划的人，未必就能达到专注，也未必因此更幸福。也许更重要的是找到一个平衡点。比如说，每天或是每周都有一个大致的计划，完成那些已经打算要做的事。与此同时也划分出一块时间，留给其他的可能性。再比如说，不仅设定一个最低要求的目标，也设定一个更高要求的目标，让自己有可能追求更好的结果。

世界上的许多事，本来就没有标准答案。

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3. 告别拖延，无压生活

在GTD的“教义”中，日程和待办事项是应该严格区分开的。实际应用中，许多人并不这么做。不然就不好解释为什么那么多Todo list工具都被要求加上“重复”功能和“提醒”功能。

日程，应该是那些固定开始和结束时间，并有固定地点的事项。每日需做或是定期需做的交通、三餐、锻炼也包含在内。剩下的时间段才是用来做“待办事项”——那些所需时间不确定的事的。

待办事项清单中，永远不该出现“打扫房间”“上课”“给女朋友过生日”这类事件——他们都应该属于日程。

如果混淆了日程和待办事项，可能会出现的问题是——

当你试图知道“现在该做什么”而查看清单的时候，那些本该固定时间做的事情会跑出来打扰你。简单的例子：你原本准备12点去吃午餐。但是11:30查看清单的时候，“午餐”变成了清单上靠前的事。你觉得既然午餐总是要吃的，那么现在去吃也行——于是这中间的半小时就神秘溜走了。饭后，你发现时间还早，并不想开始工作，何况你的清单上也把现在标记为午饭时间。于是忍不住想上上网，聊聊天……

为了解决这个问题，你可能会考虑用“重要性”来区分不同的任务，比如，“午餐”的优先级变成了“不重要”。结果是，当任务进行到一半而午餐时间已到时，“重要性”令你错过了午饭时间，肚子开始抗议，你开始越来越难集中精力。终于你决定丢下手头工作去吃饭，此时你感觉很沮丧，因为待办事项上的“午餐”已经显示为“过期”。而你还没能搞定饭前正在进行的工作。

你想到，也许是任务分解还不够细致，也许是因为我没有预设每个待办事项所需的时间，所以才没法在固定的时间做固定的事。于是你很仔细地为每个待办事项估计了用时——结果是，几乎没有一个是准确的。提前完成的，使得剩余的预留时间被浪费；较迟完成的，使得后面的一切计划被打乱。

如果固定时间的任务是“开会”呢？它在你的清单上显示为“非常重要”，你每看一次清单，就觉得很紧张，因为有一项“非常重要”的事情还没做呢！即使在做事，也会有一个声音在耳边小声提醒：今天还有个重要的会议哦！注意力的集中程度可想而知。哪怕你已经为会议设置了N个提醒也无济于事。

当然，如果你的自制力足够强，完全可以不必理会这些，只要集中精力于手头的事情则可。问题是，如果大家的自制力都那么强，我们还要“时间管理系统”干嘛？

于是，我们的清单越来越复杂，标上了花花绿绿的“情境”“重要性”“预计完成时间”……却越来越糊涂当下应该做些什么，以及何时停止。

如果把日程和待办事项分开……

只需一个普通的手机，你就能管理好日程——设定相应闹钟即可。为了搞清自己哪些时间段有安排哪些没有，你可能更喜欢用专门的手机应用或电脑软件或是Google calendar这样的网络应用，或是干脆就用纸笔（不过，纸笔缺乏提醒机制，很难成为一个值得信赖，可以完全不用大脑操心的系统）。

真正的“待办事项”，就可以按照GTD的流程来管理了。这样你首先就摆脱了“优先级”的困扰，因为根本没必要。只要当下没有日程安排，你就可以在待办事项里按照截止日期选一件事来做，完全不用操心其他的，因为无论如何那些事的截止日期更晚。当“神圣之钟”敲响，马上停下手头的事，按照日程安排去做。这样也可以避免由于工作而不去做一些让生活更平衡的事，比如锻炼，比如和重要的人在一起。

这样，当你完成一件待办事项后很快可以开始下一件，“错误估计用时”不再成为一个问题。如果一项任务太繁重，应该考虑任务分解，或者看看自己是否错把“以后/也许”的事情作为“下一步任务”来处理，或者是你的生活中承担的任务已经太多，需要作出重要调整，放弃一部分。此时，注意力是否集中已经不是关键。

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3. 结合GTD克服拖拉

GTD已经为我们提供了清空大脑的好办法；但是在实际运用中，我发现自己做计划的时间比过去多了许多，却仍然不能集中注意力做最重要的事。这说明，要么就是我没有完整地理解GTD，要么就是GTD还缺少些什么。读过一些关于GTD的文章之后，我发现大部分人关注的都是GTD的流程——可是若从注意力管理的角度来看，一个流程的触发和调整，可能比流程本身还重要。在这方面，可就见仁见智，众说纷纭了。说不定，有些人觉得GTD有用，是在无意中遵守了某些“注意力管理”的规则；有些人发觉GTD无效，是因为“注意力管理”的缺失？

抛开GTD的流程不谈，我们来看看，还有哪些办法可以提供给你更多专注力吧！

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3. 强大、简洁、优雅、免费——iPhone应用Task This

功能强大和界面简洁似乎常常水火不容。每当整理收集箱的任务时，看着一长串需要填写的选项，总不禁有几分烦闷。而这些选项还常常需要进入下一个页 面，甚至再下一个页面才能填写完整。又有几个号称GTD的软件，真的能将“重复”功能做得足够完善？有几个GTD功能完整的软件，在“笔记”部分不是过于 简单？然而这一切也被改变了——因为有了Task This.

苹果的产品总是在设计上极尽心力，无论黑白彩色，总不乏优雅贴心。但App Store里的许多“Productivity”软件，总令人疑心设计者或设计团队里没有懂得基本审美的人，或是完全没有用心设计。标准的几何图形，两三 种默认的配色，多看几次就觉得乏味。那些赏心悦目的，通常又过于强调美感，而忽略了突出重点；各种设置东躲西藏，让人搞不清要到哪里去找自己需要的功能。 然而你的To-do list可以不必如此杯具——因为有了Task This.

这是一款法国人开发的任务管理应用。英文官方主页http://www.task-this.com/en。仅看这个主页，你就可以一窥设计者的美学素养。图标则摆脱了To-do应用千篇一律的“打勾”意象，是红色背景下一只奔跑的袋鼠剪影。

进入软件后的界面是9个图标组成的控制面板，背景可以从24张内置图片中选择。设置中还能指定9个分类中的任意一个作为首页。左上角是密码设置，右 上角快速添加事件，底端什么都没有？其实那是同步状态栏。在官方主页可以注册一个帐号用于备份和恢复数据。一般新推出的To-do程序在同步上总是不如一 些“历史悠久”的软件（Task This是今年1月份推出的）。我个人觉得作为一个随身工具，有网络备份保证数据不丢失，基本上就足够用了。然而却惊喜地发现Task This有可编辑的网页版本！ 现在还是Alpha版，但是功能基本齐全。这已经大大超过了很多收费的To-do应用；毕竟网页版可以跨平台。网页版的日历部分还提供完整的月历、周历、 和日历视图，弥补了iPhone版在这一点上的不足。目前日历只能导出为ics文件，不知道以后会不会推出和其他日历服务的同步。可惜的是，我在 iPhone端输入的中文在网页版中显示为乱码。只能期待Beta版、正式版的推出了。

网页版还提供了一个额外的Address Book, 用于和有Task This帐号的人联络，这是个有潜力的特性，有望用于团队任务管理。

在我看来网页版的风格很适合移植到iPad上，说不定不久以后就会出现iPad版。

Task This默认拥有收集箱(Inbox)；在Categories里面就可以看到。快速添加的内容直接进入Inbox。这里的Categories也将任务分成过期、完成和已删除这三类。自行添加Categories时可以为每个类别选择图标。在任务的详细设置里，没有滚动栏（太 好了），而是六个通过Tab来切换的页面，分别是General, Time, Resource, Tag, Media和Memo. Resource是指联系人(和iPhone联系人整合)，Media是指图片，Memo是录音。在General-Action一栏里，可以指定7种不 同的行动，包括普通、电话、（访问某）地点、邮件、会面、短信和网页。

Task This的任务种类有三种：Task, Events和Milestone。不同之处在于Task有开始日期，没有开始时间，但有结束日期和时间；Events有开始和结束的具体时 间；Milestone则只有截止日期。三者都可以设置优先级，是否密码保护，是否重复，并且可以设置何时停止重复。三者也都有提醒功能，可以是Push Message也可以是Email通知。

此外，Task This具备项目(Projects)功能，不与任务并列，有开始和截止日期，但没有具体时间。项目还有“状态”“资源”“预算”属性，其中“预算”可以和购物清单相关联。项目和类别(Categories)无关，正由于此，我认为Categories不妨用来充当Context，你也可以为它发明更多用法，比如为最重要的任务单独设一个类别。任务可以不属于任何项目。

Task This另外单列了Shopping和Reminders。Shopping可以为每个要买的东西指定具体地址（和iPhone的联系人整合，你可以把一 个商店设定为一个联系人）。这点起码在美国真是太有用了：一周才开车购物一次，不同种类商店距离几公里，你不会希望出现去了另一个商店才发现在前一个商店 忘记买什么的……当然，如果是搞采购的话，与联系人整合就更显得方便了。Reminder很简单，只是一个到时提醒的小工具而已。

在“Settings”部分有一个“导入生日”的选项，自动从联系人信息中导入他们的生日。不得不说真的很贴心。

更多惊喜，包括过滤和排序的便利，有待你去发现！如果你爱它到了一定程度，不如去捐点钱表示支持——可以选择捐$3.99，$5.99 或$9.99。其实我觉得这个模式比标价收费好。劫富济贫嘛。

（本文所用图片来源于网络）

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必须承认，没有一种时间管理方法适合所有人。所以在这里，我希望介绍更多种多样的方法，而不是仅仅靠自己的经验来判断它们是否有效。当然，我也会不断改进自己的行为方式，并将心得分享出来。也期待你们能够分享自己的体会。

在开始之前，还是希望大家认真思考一下自己生活的目标。其他人是无法替代你完成这项工作的。至少，你应该对自己未来半年打算做些什么，达到那些目标有比较明确和坚定的想法。如果你的想法太多，怀疑自己是否能做到，读读这篇文章(做得更少，做到更多)，也许有助于你去芜存菁，选择那些真正重要的事情去完成。

若你还没有养成建立“收件箱”的习惯，建议你先把这个问题解决好。这是GTD一书中提到的思想。你的新任务，也许来自一封email；也许来自老师上课提到的一本书；也许来自老板递给你的一叠文件，也许来自脑海中突然闪现的想法。你最好能把这些任务都快速记录到一个固定的地方，也就是你的“收件箱”。当你开始进行真正的时间管理和安排时，只需要查阅这个“收件箱”就可以了。“收件箱”可以不止一个，但是越少越好。对我来说，iPod touch上的软件Todo就是我的收件箱。最多添加一个笔记本，用于随手写下任务。毕竟很多时候人还是青睐纸笔书写的随心所欲感。另外，如果两分钟能完成的任务，就不要再写下来了，立刻完成就好了。

对一般人而言，其实并没有那么多任务非要当天做不可。如果你的工作性质要求你迅速做出反应，说实话，你大概也不会有拖延的习惯了。比如——救火队员。为了更好地将一切置于掌控之下，而不是被各种新任务搞得团团转，同时对当前的任务产生干扰，你有必要建立“明天再做”的观念。当一天开始时，你应该已经明确——今天我需要做哪些事。而今天产生的新任务，则在一天结束时从收件箱中拿出来，分析轻重缓急和预估完成时间后放入明日任务的列表之中。注意：是“明天”，而不是“以后”。你不能把今天收到的任务，无限期地延后。只有当“明天”无法完成“今天”收到的任务时，才能推到“后天”。一般来说，平均下来你每天能完成的工作总是超过前一天收到的新任务的，不然就是你选择去做的事情太多了。这是时间管理本身无法解决的问题。

可是，你真的知道，自己一天能做多少事吗？

这其实牵涉到两个问题：我一天有多少时间可以用来完成任务？我做完各项任务需要多少时间？

一般人总是高估前者而低估后者。拖拉者尤其如此。为了真正掌握一天的时间，最简单的方法就是准备一张表格，以半小时为单位列出一天中所有的时间段，并把每天都要做的事以及必须在某个时间做的事情写上去。例如：起床时间、午饭时间、上课时间（上课期间除了听课你不能做其它事，这点和工作时间不同）、看电影时间。此外，你还要写上交通时间，例如上班搭车的时间。如果你不是个工作狂，那么娱乐时间也应该写在上面。

之后，你就会发现自己一天真正用于做事的时间是如此之少。此时你不需要给剩下的空格填上内容。这一内容应该是你在现实中完成某项工作之后填写的。同时你其实会更放心地去做正事，因为你知道稍后总有娱乐的机会。而且，如果你中途想要放弃，请坚持到这半个小时结束。然后换一个你不是那么抗拒的任务（而不是娱乐！）不是特别难，但是却很有效。

对很多想要改善自己时间管理的人而言，也许都希望马上把娱乐时间尽量压缩。其实如果你上周工作日每天娱乐（包括上网，聊天）5小时，这周却要压缩到每天一小时，你的情绪也许会提出抗议。落差越大，抗议声越强，最后你很可能就屈服于这个声音，放开手脚去娱乐。当一天结束时，要么心怀悔恨，失望沮丧，同时责备我介绍的方法没用；要么决心痛改前非，熬夜工作，最终损害自己的健康，第二天也打不起精神。类似的事在我身上发生过不知道多少回后，我终于决定不再抗拒自然的反馈，在一定的节制下听从身心的指引。听起来有点玄，实际就是：每次改变一点点，不要贪多求快。比如，从5小时改为4小时。长期来看，这反而是更快的方法。

并且，你管理时间的方法最好也遵从平时的习惯。如果你像我一样，大部分工作需要在电脑上完成，不妨把这个表格做成电子文档，随时查看和记录。我甚至在Google Docs中创建了一周时间安排表格后用Chrome的“创建应用程序快捷方式”专门为它做了个快速启动。由于我使用Ubuntu（一个Linux桌面发行版）作为操作系统，我可以把它放入一个专门工作区，永不关闭，因而载入时间不超过半秒。当然，这么做对于网络连通性和电脑硬件有一定的要求。

那么，我怎么知道完成一项任务需要多少时间？

如果你可以保证始终在做最重要的那件事，其实你已经基本上不需要知道完成某项任务需要多少时间了。还有什么做法比一直在做最重要的事更重要？

然而人并非如此简单的动物。有时候，我们的情绪就是“不适合”去做最重要的那件事，总觉得“过会儿还有空”。或者，为了做这件“最重要的事”，你上网查资料，却一不小心看到了某个吸引你眼球的内容，不知不觉就点开来看了大半天。而这一内容并不是那么重要。在这些情况下，最有效的做法就是：分解、分解、再分解。只要你觉得自己“还没准备好”，就继续把这件任务分解下去。并且，这种分解是相对于行动的而不是事件本身的。例如，写一篇论文，真正分解后的行动是——查针对内容xxx的，以yyy和zzz为关键词的文献；在第一节第一段中总结文献中关于www方法的适用范围；等等。对于这样分解后的任务，你也更有可能做出合理的时间估计。当这个半小时结束时，若你发现自己在看无关网页，也可以立刻纠正。而不是分解成：4点写第一段；5点写第二段，这种笼统和没有行动指导意义的子任务。

不过，这种分解不宜做得过早。如果你把所有的任务都事先分解好了，就大大丧失了机动性。万一中间某个环节不能如预期的完成，一切计划都要重新来过。也正由于这一点，你不必在安排时间的时候，写上：9:00-10:00完成任务A, 10:00-11:00完成任务B——万一你无法按时完成呢？只要你一天的时间都得到了充分的利用，“计划赶不上变化”也就不那么可怕了。

而且，一些任务可能不是最重要的，但却必须在某个特定时间之前完成。如果等到它变得因“紧急”而“重要”，可能就已经晚了，会弄得你手忙脚乱。例如，买春节回家的火车票也许不是你今天要做的最重要的事，因为明天你有一门专业课考试，后天有一家大公司面试，大后天要交一篇学期论文，再大后天女朋友过生日……可是等你把这些看上去更重要的事情搞定时，火车票大概早已售罄。这种情况，不允许你将“最重要的事”做完再去考虑。所以，你应当计算好这类事情应该哪天做，需要多久，并为它预留出时间。

尽管以上方法看上去很完善，实际中还是会有种种让人困惑的细节。例如：完美主义者可能在14:02才完成上一个任务，之后便发愁——14点开始的这个半小时无法有一个完美的开始，也许我就不该做什么了，就看看新闻吧。然后花了50分钟看新闻，白白浪费掉这近一个小时的时间。这是一种典型的由情绪而不是理智主导而产生的错误。我们当然可以给自己一点空间，每天晚上6点到11点完全让感觉做主，以达到某种身心的平衡。但是在你打算用理性来规划的时间产生这种问题，则会大大打击你的积极性。为了更进一步避免类似情况，你可能还需要读一些《拖延心理学》中的心理分析。了解自己为什么会拖拉，如何改变自己对问题的看法，从根本上解决问题。

一些严重的拖延者，读过以上种种之后也许会想：这些方法好像不错，但是我现在攒了很多过期任务，我只有等这些任务都完成以后，才能尝试你说的方法。

你是否想过：在你边拖拉边做事的过程中，新的任务又会开始累积，永无尽头？

这里就要用到去年最后一篇文章中提到的“current initiative”——不如我们换个名字，就叫“每天第一件事”（也许你还可以给它配上梁静茹那首歌的调子呢）。今天，此时此刻，当你看到这篇文章时，把你所有的过期任务都收集起来，按照紧急程度，重要性，或是已经拖延的时间做一个排序。之后马上对每一个这样的任务都做一个评估：如果我就此放弃会怎样？行不行？很多时候，我们“想做”的，远远超过了我们真正的能力；而即使做到，也未必对自己有什么大的作用。有时候我们希望自己能去做某件事，其实完全可以交给别人去做，效果还未必不好。勇敢地删掉那些不是真正重要的事，把可以让其他人做的交给其他人，剩下的，把它归为你的“每天第一件事”吧。也许你会有三五件过期任务，同样，选择最重要的那件开始。其余的，你完全可以继续拖延下去……

每天洗漱完毕，或是一到工作单位，你要马上去做的，就是这“每天第一件事”。在此我举个例子：你得写一份年度总结，好作为绩效评估和奖金发放的依据。这份材料本该在1月15日之前上交，奖金在过年之前发下来。可是现在离截止日已经过去了一周，你只动笔写了个标题，因为有不少内容要查过去存档的文件，比较麻烦，你很排斥。虽然你和HR打过招呼，她告诉你直到2月10日才会做最后的决定，只要在此之前交就没事。不过你觉得根据自己一贯的拖延，可能要到2月10日下午4点50才会匆匆忙忙地交上去，显然到那时作用已不大。于是你决定把“写年度总结”作为“每天第一件事”，然而一上班，你就想：说不定早上有人给我发了份很重要的邮件，我要赶紧处理，年度总结两周以后交也行……结果这一天下来，你还是没有多写一行字。

不，“每天第一件事”不是这样用的。你不如把“打开文档，写10分钟年度总结”作为“每天第一件事”。上班后，即使你想查邮件，一想到“只写10分钟，不会误事，就算有紧急事件，别人会给我打电话的”，也就很自然地开始打字了。甚至你可以早到办公室10分钟，即使有人一上班就发紧急邮件，你也能在写过10分钟总结以后，再从容地收信。事实上，写了10分钟后，爱拖延的你就不知不觉把“查邮件”当作了拖延的对象，反倒是一口气写了一个小时的年度总结……当然，这件事也就不会拖到最后一刻了。完成任务后，你应当把下一个过期任务作为下一个“每天第一件事”。

如果你觉得每天只有一件“第一件事”效率不够高，也可以理解。不过如果设置得多了，你就很难保证每天全部做到。而这个“第一件事”的秘诀很大一部分就在于“每天”。要不，利用“午饭后第一件事”，可能可以多解决一些积压的任务。再多，也许就不会有很好的效果了。

在“每天第一件事”以外的时间，遵守“所有今天收到的任务，留到明天再做”；也遵守“预留给生活杂事和娱乐约会足够的时间，其余时间每半小时坚持做一件重要的任务”，这样每一天你都会很清楚自己该在什么时间做什么，同时又不被各种新的任务所烦扰。

春节将近，也许这也可以成为你清空旧日积压的任务，重新开始的好时机。

写罢此文，我发现自己在“如何真正做事”上着墨太少，或许连我自己也不是很清楚该怎么做，所以在现实中时常也会无法执行。正好在此时，我发现了一篇很有参考价值的文章。不过，就要在下一则日志中探讨了。愿意读英文的朋友，可以自己去看看。顺便说一句，已经推荐到译言了。

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相信很多人在开始执行时间管理和希望养成某些习惯的时候都会遇到这种情况：开头几天劲头很足，渐渐地就无法坚持，最后不了了之。在年终之际，回头看自己年初制定的计划和决心，这种感觉一定更为强烈。这里结合最近看的两本书中的建议，帮助你克服这一问题。

《The 168 Hour Week》是今年新出版的一本时间管理书。作者被Word的创始人称为”我所见过的效率最高的人”。这本书可以说是有那么一点“另类”，非常不客气地讽刺 和批判了《The Secret》《The 4-hour Workweek》等流行的个人提升书籍，然而其在亚马逊书店上的评分高达四星半，看来自有其道理。这本书包罗万象，但有两点得到了着重强调：万事开头 难，有始更需有终。

是的，这看起来似乎是陈词滥调。不过用现代的方式予以解读，你也许会重新发现这两句话的价值。

第一，万事开头难，意味着“开头”之后，事情将会变得容易。所以，那些使得你想要放弃的困难，其实都是非常短暂的。可惜的是，很多人都在这个阶段败下阵 来，使得一些本来只需要几周去克服的困难，在几年甚至几十年的时间里都难以摆脱。如果你意识到需要时间管理已经超过一年，仍然没有形成一个良好的时间管理 习惯，那么无疑这就是你的问题所在。若你想改变这种状况，首先要树立的就是“万事开头难”的观念，这会让你更有勇气去克服最初的困难，到达游刃有余的彼 岸。

第二，有始更需有终，意味着“我正在做”，不能成为一种心理慰籍。这一点在学习阶段或不尽然，在工作阶段却基本成立。一个完成的订单，会带来利润；一本完 成的书籍，会带来销量和版税；而十张未完成的订单和十本仍在打草稿的书，除了占用你同样甚至更多的时间之外，不会带来任何收益。这点尤其需为拖拉者戒。

请将这两条写下来，放在你每天能看得见的地方。这不是你每天阅读的文章中“又一条”的建议，而是被称为“价值十万美元”的精华总结。能做到这两点，其实采用什么时间管理方法都无所谓了。因为你总能在其他人不停切换任务的同时，完成一件又一件事。

接下来的建议会让你更容易做到上面两点。它们出自于《Do It Tomorrow》一书，此书在英国颇受欢迎。仅看书名就知道，这也是一本与众不同的时间管理书。里面有很多深具价值的观点。比如，重要性只能用来决定你 是否去承担某些责任，而不适于用来区分每日任务。不过这并非本文的重点。书中最精华的部分介绍了一个新的概念“Current Initiative”。这个词有点难翻译，直译是“当前的主动性”。它指的是你每天所做的第一件事，这件事可以是你想养成的一个新的习惯，可以是你需要 做的某个重要项目，可以是你已经拖延了很久的某件事。“每天第一件事就做这个，达到目标为止”。最理想的是你能通过在不同阶段设置不同的“Current Initiative”，达到一个又一个的目标。并且一段时间只能有一件这样的任务。

更重要的是“Current Initiative”的设置方式。例如跑步，“每天早上跑3圈”并不是一个好的任务设置方式。也许某天天气糟糕，也许某天身体不适，你会发现这个任务难 以完成，最终导致失败。作者认为，“每天早上换上跑鞋”就足以成为一个好的“Current Initiative”；因为这个概念的目的不在于事情本身，而在于它能促使你继续将任务进行下去直至完成。而且“Current Initiative”越简单，你就越不容易失败，也就越有可能一天又一天地执行下去。

最后，祝愿你在新的一年中拥有一个更自然、更轻松、更高效的生活！

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