在GTD的“教义”中，日程和待办事项是应该严格区分开的。实际应用中，许多人并不这么做。不然就不好解释为什么那么多Todo list工具都被要求加上“重复”功能和“提醒”功能。

日程，应该是那些固定开始和结束时间，并有固定地点的事项。每日需做或是定期需做的交通、三餐、锻炼也包含在内。剩下的时间段才是用来做“待办事项”——那些所需时间不确定的事的。

待办事项清单中，永远不该出现“打扫房间”“上课”“给女朋友过生日”这类事件——他们都应该属于日程。

如果混淆了日程和待办事项，可能会出现的问题是——

当你试图知道“现在该做什么”而查看清单的时候，那些本该固定时间做的事情会跑出来打扰你。简单的例子：你原本准备12点去吃午餐。但是11:30查看清单的时候，“午餐”变成了清单上靠前的事。你觉得既然午餐总是要吃的，那么现在去吃也行——于是这中间的半小时就神秘溜走了。饭后，你发现时间还早，并不想开始工作，何况你的清单上也把现在标记为午饭时间。于是忍不住想上上网，聊聊天……

为了解决这个问题，你可能会考虑用“重要性”来区分不同的任务，比如，“午餐”的优先级变成了“不重要”。结果是，当任务进行到一半而午餐时间已到时，“重要性”令你错过了午饭时间，肚子开始抗议，你开始越来越难集中精力。终于你决定丢下手头工作去吃饭，此时你感觉很沮丧，因为待办事项上的“午餐”已经显示为“过期”。而你还没能搞定饭前正在进行的工作。

你想到，也许是任务分解还不够细致，也许是因为我没有预设每个待办事项所需的时间，所以才没法在固定的时间做固定的事。于是你很仔细地为每个待办事项估计了用时——结果是，几乎没有一个是准确的。提前完成的，使得剩余的预留时间被浪费；较迟完成的，使得后面的一切计划被打乱。

如果固定时间的任务是“开会”呢？它在你的清单上显示为“非常重要”，你每看一次清单，就觉得很紧张，因为有一项“非常重要”的事情还没做呢！即使在做事，也会有一个声音在耳边小声提醒：今天还有个重要的会议哦！注意力的集中程度可想而知。哪怕你已经为会议设置了N个提醒也无济于事。

当然，如果你的自制力足够强，完全可以不必理会这些，只要集中精力于手头的事情则可。问题是，如果大家的自制力都那么强，我们还要“时间管理系统”干嘛？

于是，我们的清单越来越复杂，标上了花花绿绿的“情境”“重要性”“预计完成时间”……却越来越糊涂当下应该做些什么，以及何时停止。

如果把日程和待办事项分开……

只需一个普通的手机，你就能管理好日程——设定相应闹钟即可。为了搞清自己哪些时间段有安排哪些没有，你可能更喜欢用专门的手机应用或电脑软件或是Google calendar这样的网络应用，或是干脆就用纸笔（不过，纸笔缺乏提醒机制，很难成为一个值得信赖，可以完全不用大脑操心的系统）。

真正的“待办事项”，就可以按照GTD的流程来管理了。这样你首先就摆脱了“优先级”的困扰，因为根本没必要。只要当下没有日程安排，你就可以在待办事项里按照截止日期选一件事来做，完全不用操心其他的，因为无论如何那些事的截止日期更晚。当“神圣之钟”敲响，马上停下手头的事，按照日程安排去做。这样也可以避免由于工作而不去做一些让生活更平衡的事，比如锻炼，比如和重要的人在一起。

这样，当你完成一件待办事项后很快可以开始下一件，“错误估计用时”不再成为一个问题。如果一项任务太繁重，应该考虑任务分解，或者看看自己是否错把“以后/也许”的事情作为“下一步任务”来处理，或者是你的生活中承担的任务已经太多，需要作出重要调整，放弃一部分。此时，注意力是否集中已经不是关键。

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GTD已经为我们提供了清空大脑的好办法；但是在实际运用中，我发现自己做计划的时间比过去多了许多，却仍然不能集中注意力做最重要的事。这说明，要么就是我没有完整地理解GTD，要么就是GTD还缺少些什么。读过一些关于GTD的文章之后，我发现大部分人关注的都是GTD的流程——可是若从注意力管理的角度来看，一个流程的触发和调整，可能比流程本身还重要。在这方面，可就见仁见智，众说纷纭了。说不定，有些人觉得GTD有用，是在无意中遵守了某些“注意力管理”的规则；有些人发觉GTD无效，是因为“注意力管理”的缺失？

抛开GTD的流程不谈，我们来看看，还有哪些办法可以提供给你更多专注力吧！

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功能强大和界面简洁似乎常常水火不容。每当整理收集箱的任务时，看着一长串需要填写的选项，总不禁有几分烦闷。而这些选项还常常需要进入下一个页 面，甚至再下一个页面才能填写完整。又有几个号称GTD的软件，真的能将“重复”功能做得足够完善？有几个GTD功能完整的软件，在“笔记”部分不是过于 简单？然而这一切也被改变了——因为有了Task This.

苹果的产品总是在设计上极尽心力，无论黑白彩色，总不乏优雅贴心。但App Store里的许多“Productivity”软件，总令人疑心设计者或设计团队里没有懂得基本审美的人，或是完全没有用心设计。标准的几何图形，两三 种默认的配色，多看几次就觉得乏味。那些赏心悦目的，通常又过于强调美感，而忽略了突出重点；各种设置东躲西藏，让人搞不清要到哪里去找自己需要的功能。 然而你的To-do list可以不必如此杯具——因为有了Task This.

这是一款法国人开发的任务管理应用。英文官方主页http://www.task-this.com/en。仅看这个主页，你就可以一窥设计者的美学素养。图标则摆脱了To-do应用千篇一律的“打勾”意象，是红色背景下一只奔跑的袋鼠剪影。

进入软件后的界面是9个图标组成的控制面板，背景可以从24张内置图片中选择。设置中还能指定9个分类中的任意一个作为首页。左上角是密码设置，右 上角快速添加事件，底端什么都没有？其实那是同步状态栏。在官方主页可以注册一个帐号用于备份和恢复数据。一般新推出的To-do程序在同步上总是不如一 些“历史悠久”的软件（Task This是今年1月份推出的）。我个人觉得作为一个随身工具，有网络备份保证数据不丢失，基本上就足够用了。然而却惊喜地发现Task This有可编辑的网页版本！ 现在还是Alpha版，但是功能基本齐全。这已经大大超过了很多收费的To-do应用；毕竟网页版可以跨平台。网页版的日历部分还提供完整的月历、周历、 和日历视图，弥补了iPhone版在这一点上的不足。目前日历只能导出为ics文件，不知道以后会不会推出和其他日历服务的同步。可惜的是，我在 iPhone端输入的中文在网页版中显示为乱码。只能期待Beta版、正式版的推出了。

网页版还提供了一个额外的Address Book, 用于和有Task This帐号的人联络，这是个有潜力的特性，有望用于团队任务管理。

在我看来网页版的风格很适合移植到iPad上，说不定不久以后就会出现iPad版。

Task This默认拥有收集箱(Inbox)；在Categories里面就可以看到。快速添加的内容直接进入Inbox。这里的Categories也将任务分成过期、完成和已删除这三类。自行添加Categories时可以为每个类别选择图标。在任务的详细设置里，没有滚动栏（太 好了），而是六个通过Tab来切换的页面，分别是General, Time, Resource, Tag, Media和Memo. Resource是指联系人(和iPhone联系人整合)，Media是指图片，Memo是录音。在General-Action一栏里，可以指定7种不 同的行动，包括普通、电话、（访问某）地点、邮件、会面、短信和网页。

Task This的任务种类有三种：Task, Events和Milestone。不同之处在于Task有开始日期，没有开始时间，但有结束日期和时间；Events有开始和结束的具体时 间；Milestone则只有截止日期。三者都可以设置优先级，是否密码保护，是否重复，并且可以设置何时停止重复。三者也都有提醒功能，可以是Push Message也可以是Email通知。

此外，Task This具备项目(Projects)功能，不与任务并列，有开始和截止日期，但没有具体时间。项目还有“状态”“资源”“预算”属性，其中“预算”可以和购物清单相关联。项目和类别(Categories)无关，正由于此，我认为Categories不妨用来充当Context，你也可以为它发明更多用法，比如为最重要的任务单独设一个类别。任务可以不属于任何项目。

Task This另外单列了Shopping和Reminders。Shopping可以为每个要买的东西指定具体地址（和iPhone的联系人整合，你可以把一 个商店设定为一个联系人）。这点起码在美国真是太有用了：一周才开车购物一次，不同种类商店距离几公里，你不会希望出现去了另一个商店才发现在前一个商店 忘记买什么的……当然，如果是搞采购的话，与联系人整合就更显得方便了。Reminder很简单，只是一个到时提醒的小工具而已。

在“Settings”部分有一个“导入生日”的选项，自动从联系人信息中导入他们的生日。不得不说真的很贴心。

更多惊喜，包括过滤和排序的便利，有待你去发现！如果你爱它到了一定程度，不如去捐点钱表示支持——可以选择捐$3.99，$5.99 或$9.99。其实我觉得这个模式比标价收费好。劫富济贫嘛。

（本文所用图片来源于网络）

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Ultimate Todos和其他GTD工具相比，主要有以下方面的特色——

• 可以用录音来作收集，充分利用了iPhone的优势。
• Context和Project的图标可以自由定义。有63个小图标可供选择，都非常精致美观。
• 控制面板（Dashboard）的自定义程度很高，可以选择完全不显示一些自己用不到的属性。
• 只有Project和task， 没有子任务。这其实和免费版的Toodledo是一致的。我在使用收费版的Toodledo时感觉到它的子任务功能并不好用，于是放弃了。现在一般用索引卡 （如图）来分解较大的任务。好处是使用纸笔思维更流畅；同时彩色索引卡比便签纸醒目，更有质感；无论保存还是丢弃都不造成负担；还可以单独携带。
• 任务的属性中不包括用时，目标，精力等。我个人觉得，虽然这些内容对时间管理有作用，但是太多的筛选标准反而让人无所适从。像“项目”、“情境”、“重要性”以及“状态”其实已经可以很好地让我们决定“现在做什么”。何况还有“标签”可以用来自由地自定义某个属性。
• 看起来，Ultimate Todos是较为轻量级的时间管理软件。然而基于Toodledo让它有了强大的支撑，相当于Toodledo的各种接口也都为它开放，如twitter和邮件提醒等等。当然，Ultimate Todos仍有待改进的地方。如不能自由排序，没有提醒功能，没有周视图和月视图的日程（只有列表）。但其实这些在GTD本身的思想中也不存在，因此大可不必介意。

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正如Google宣称的——我们的目标是用户尽快离开我们的（搜索）网站。一个好的时间管理工具，应该让人在上面花的时间越少越好。Nozbe正是这样一种工具。

首先，Nozbe是我目前见到最忠实于GTD的在线任务管理网站。这意味着你不需要花太多时间去了解如何使用它的服务，也不需要过多思考如何把它设置得更符合GTD流程。Nozbe甚至没有“重要性”这一项功能。因为David Allen就曾明确提出——任何纳入GTD体系的任务，无论重要性如何，总是要做的。我也发现，比如“交手机费”，很重要吗？也许看上去不重要（比起你的一堆Most Important Things，例如去大使馆签证），但是不按时做总会带来麻烦。

其次，Nozbe提供了十个短小的视频课程，让即使不知道GTD为何物的人也能迅速地上手。

还有，当你想知道“我该做什么”的时候，只需要看“Next actions”，不需要考虑任何过滤筛选条件。当然，如果你想知道关于每条任务的具体信息，像context和project这样的内容均在“Next actions”中一目了然。值得一提的是，Nozbe可以与Google日历整合，也提供免费的iPhone程序，使得这“一看”极为便捷。

我最喜欢Nozbe的是它的project功能。project的上级是project group，一个project可以从属于多个project group；project的下级则是actions——完全符合GTD。不过这也就牵涉到也许是Nozbe在国内推广最麻烦的一个问题：免费账号只有5个project可以设置；个人账号可以是100个，但价格很高，最少每个月3美元。然而一般人如果要在生活中完全运用GTD，那么5个project应当是远远不够的。对于那些想要尝试却不确定是否值得的人，Nozbe实行30天无条件退款，可以先预付费用试试。Nozbe还有很多种“套餐”，并且提供“推荐者得分红”，还是比较具有吸引力的。

Nozbe的任务添加也方便无比，尤其是日期时间的输入类似于Google日历；比如“next Monday 4pm”马上就会被自动设定为6月15日下午4点。同时，一次添加多个任务以及重复任务的功能也有。

显然，许多Nozbe的功能在其他工具中也许是完全可以实现的，但是总有那么些拖泥带水。目前，Nozbe正在开发2.0版。仅看下图，你就会感觉到其简洁与清晰（我收起了右边两栏的具体内容）。而“Review”的出现再一次表明了其对GTD的忠诚。我猜，有许多运用GTD的人都容易忽略这一步吧？

From hohcn.yo2.cn

总而言之，Nozbe应该适合那些喜欢简洁，对额外功能要求不高的人。毕竟，在功能上超过Toodledo的任务管理服务我至今还没见过。对了，说起来Nozbe还有一份额外的大礼——Productive Magazine，目前刚出到第二期。第一期头条就是对David Allen本人的访谈。其余的大部分文章来自知名的时间管理专家或博客写手。一部分人可能会觉得其中的文章似曾相识（因为也和我一样订阅了部分作者的博客），对更广大的读者群体而言，这是汲取时间管理精华的好机会。免费下载哦！

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• “unschedule”和”no schedule”

“unschedule”说的是在日程中先安排那些与工作无关的事情和固定的约会，将日程表上没有安排的时间用于工作；

“no schedule”说的是GTD并不需要日程表，只要按照to-do list上的任务一件件完成即可。

落实在行动上，就是一边按照“unschedule”决定工作时间，一边按照GTD形成的to-do list来决定“做什么”。

• “break it up”和”Project to action”

“break it up”是指为了克服拖拉而分解工作的步骤，实质上和GTD的”Project to action”（项目分解为行动）没什么区别。但是，GTD的流程中包含的是这样一个过程——“想法”->是否可以做 ->“是项目还是行动”->是项目则分解之。不如说前者是原则，后者是方法。

• “keep starting”和”next action”

“keep starting”（不断开始）意味着工作时不要总想着什么时候做完，而是做一点算一点。若中途停止了，一有机会就要重新开始；

“next action”在GTD中指的是“下一步行动”，要求以动词开头，一有机会就要去做。

这里，”keep starting”同样是一种原则，而在GTD中判断为”next action”的部分则告诉我们“做什么”。

如果你感觉到自己是个容易拖拉的人，同时已经形成了自己的GTD系统（也许还不那么完整），那么将以上三点强化执行则有助于你在时间管理中摆脱拖拉的习惯。如果你对GTD还很陌生，不如先看一下GTD基础知识。也许那正是你寻找了很久的时间管理方法。

在将这两种理论付诸实践的过程中，最好还是能够完整地了解一下它们的背景。例如，克服拖拉需要了解造成这一现象的原因，懂得如何与自己对话才能摆脱拖拉的深层心理。同时，这些东西都不是灵丹妙药，今天懂得了，明天就能真的一切都get done。循序渐进，养成习惯是关键。希望我们能够共同进步。

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天方写的Toodledo系列已经非常全面了，不过我猜他没有用过iPhone上的Toodledo。经过沟通，Toodledo应用系列中的iPhone部分就由我来写了。

最早得知Toodledo正是因为看到某个国外论坛里有人提到它有专门为iPhone/iPod touch设计的界面。用过一段时间后它反而促使了我下决心买iPod touch。iPhone和iPod touch什么关系这里就不详述。总之只要不涉及电话，话筒和摄像头的iPhone应用程序iPod touch上也能用，当然是在连接到无线网络的前提下。对于Toodledo客户端来说，用iPhone和iPod touch没有什么区别。下面皆以iPhone来指代。

Toodledo最早在iPhone上只能通过网络浏览器Safari访问，并没有专门的应用程序。不过可以使用一个专为iPhone设计的界面，和现在的Firefox插件界面是一样的。后来，Toodledo推出了iPhone客户端，名字就叫做Toodledo，售价3.99美元（有段时间特价1.99美元），使得它在不连接到网络的情况下也能使用。在此之前，iPhone上还有另外一个时间管理程序Todo，售价9.99美元，也可以与Toodledo同步。不过这是由第三方开发的，无论价格还是同步效果都不能与官方应用程序相比。这里就不说了。

3.99美元——这个价格可能让一些国人很难接受，毕竟很多人iPhone都是用的破解版，没有买过App Store里面任何要钱的东西。其实App Store里面的时间管理程序稍微好一点的都要超过这个价钱很多。既然都已经花了买iPhone的钱，何不试试看这个也只需一餐麦当劳价格的程序呢？具体的购买过程可以去相关的论坛上查询。下面就详细说明一下iPhone上的Toodledo是如何运作的。

Toodledo客户端首页界面

点击“Settings”进入Toodledo客户端设置界面

点击“Fileds & Defults”进入Toodledo客户端字段及默认值设置

以Due Time为例，看看默认值设置的界面是怎样的：

“Fields & Defults”右上角的“Reorder”用于进行字段重排，按住右边的图标上下拖动即可。不打算用到的字段则放在Unused一栏。

Hotlist的设定：同网页版相似。
Application Badge：这里是指iPhone主界面中Toodledo图标右上角的数字，如图：

可以设定的内容包括：不显示数字，Hotlist任务数，过期任务数，今日任务数，加星任务数，Top优先级任务数，过期及今日任务数（这是最近根据用户建议作出的更新改进，由此也可一窥Toodledo开发团队的努力和用心）以及所有任务数。

Start Page：启动Toodledo时的默认界面，此功能与网页版相似

Toodledo客户端添加任务界面

以Starred List为例，说明一下To-do List界面

左上角Home按钮回到主界面；
右上角New Task添加新任务；
左下角 Sorted by Importance说明目前是按照重要性排列，已完成的项目重要性为0。点击后可更改排序字段。

中下偏右是搜索按钮；
右下是过滤器设定，点击后界面如图，符合过滤要求的才会在视图中显示。

另外还有Goals等功能，和网页版的Toodledo类似，这里就不详细说明了。

最后还是说一下iPhone和iPod touch的问题。由于Toodledo客户端无需随时在线也可以使用，实际上对ipod touch用户是有利的。须知美国iPhone数据服务要70美元一个月！国内用户上网包月费用很低，而无线网络普及率不高，所以可能就不是很在乎这点区别了。

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“从薄到厚”的这一步，我靠的是著名的 GTD软件Thinking Rock. 这块原产自澳大利亚的石头对GTD可谓是完全的忠实，起始页面就分为4个部分“Setup,Collect,Process,Organize- Review-Do”。藉着它，我高效地完成了许多重要的工作，对GTD的流程以及各部分组成也完全熟悉了。

看过《笑傲江湖》的人一定知 道，武功的最高境界是“无招胜有招”。然而，“无招”不是凭空得来的，它靠的是之前许多“招数”的预演，才有可能“随心所欲不逾矩”。完整的使用GTD也 许是很复杂的，有些地方不是完全必要。而简化GTD的方法很多，有时候也完全够用。但是正如前文所述，对于不同的人来说，某些简化很可能就缺失了他最需要 的一环。在GTD的论坛上，常常可以看到类似这样的交流：

A: 我觉得X软件不错，有功能a,b,c,d，最符合我的需要，比软件Y,Z都要好。推荐给大家
B:确实不错，但是我做**工作的，需要功能p,q,r。还是软件Y和PDA甲比较适合我

显然，他们说得都没错。在这个问题上，其实并无捷径可走。只有“厚”过，才能变为真正的“薄”。

所 以，我推荐各位有意愿把GTD用好的朋友，先使用功能最全的软件（比如Thinking Rock），从而熟悉GTD方法，并且体会自己最需要最不可或缺的功能是哪些。其实，现在功能完整的GTD应用是否真有，我也持怀疑态度。比如 Thinking Rock就不太适合需要移动办公的人。看看现今TR的官方网站，关于“最应提高的性能”调查中，占据首位的正是“移动性”。而我一再推荐的 Toodledo，尽管功能全面，基于web，GTD的各个步骤却不是特别明显。只有当你对“收集-组织-回顾”流程非常熟练时，才能真正体会到如何使用 它能够最高效。甚至，可以利用它的某些特性做出创造性的使用方法呢。

现在，我用Moleskine笔记本和邮件收件箱做最主要的 inbox，用Toodledo的网页来组织，以及用ipod touch上的Toodledo程序来回顾并决定下一步行动，用itouch自带的日历做行程表。最后，用Moleskine记下一天和一周的收获和总 结，同时也做出下一周的规划。对我而言这是最好的系统。然而，你所处的环境也许没有那么多的无线网络，你可能没有足够的预算去购买ipod touch, iphone或PDA，你也许有许多工作需要委派他人，以至于如何保证他们与你的行动计划相一致成了最主要的问题……

无论如何，如果时间管理是你所需要的，那么花一段时间来找到适合自己的方法不仅“磨刀不误砍柴工”，而且往往也是无法绕开的一环。希望我的小文能够帮助你少走一些弯路，早日达到“行云流水”，“Mind like water”的境界。

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在将自己的各种想法放入其中之前，首先需要在左栏菜单的folders和contexts中设定相应的内容。至于如何设定，则要参照GTD方法，不在以介绍工具为主的本系列讨论范围了。Account Settings也最好根据自己的习惯进行调整。

Toodledo的import, export和connections提供了它和多种应用工具的接口，从booklet（即纸质小册子）到ipod touch无所不包。“总有一款适合你”

左 栏的其他功能都简明易懂，即使不常见的功能也能在Help中找到答案。这里就不多说。个人认为最大的亮点是scheduler和statistics. 前者是一个自动安排日程的功能，需要升级至pro账户，不过好像也提供一段时间的免费试用，大家不妨试试。后者从不同的角度对你的To-do list情况进行统计。这在GTD的重要步骤“回顾”中具有无可替代的优势。

当前期的设定都完成后，就可以将Toodledo的To- do list作为inbox，来收集自己的想法并将其组织起来了。添加任务的链接在右上角，每个任务都能添加详细的notes。Add multiple-task的功能也非常好用，对于pro用户，还可以选择用sub-task功能进行组织。

对！一切就是这么简单，剩下的就是按照你的To-do list开始行动啦！本系列的下一篇，将讲述如何列to-do lists.

还有什么需要知道的吗？当然！记得经常看看Toodledo的Helps &News，也许还会有新的奇妙功能被开发出来呢！

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