进一步简化GTD——iPhone软件Ultimate Todos
- 去年写了在线GTD工具Toodledo的使用，今年六月发现了更简化也够完整的在线GTD工具Nozbe。现在，我又回到了Toodledo的平台，但却是用另一款iPhone软件——Ultimate Todos。最早还用过ThinkingRock——公认最完整贯彻GTD思想的软件。从繁到简，我对GTD越来越熟悉，也越来越明白自己的需要，从而能够一步步接近我理想中的时间管理状态：在工具上花的时间越来越少，而对事情的处理越来越高效。Ultimate Todos目前售价0.99美元。可以独立使用也可以与Toodeldo同步。 Ultimate Todos的主页对它有非常详尽的介绍。由于该软件只有英文版，将其介绍翻译成中文的意义也不大。在此就不赘述了。
Ultimate Todos和其他GTD工具相比，主要有以下方面的特色——
- 可以用录音来作收集，充分利用了iPhone的优势。
- Context和Project的图标可以自由定义。有63个小图标可供选择，都非常精致美观。
- 控制面板（Dashboard）的自定义程度很高，可以选择完全不显示一些自己用不到的属性。
- 只有Project和task， 没有子任务。这其实和免费版的Toodledo是一致的。我在使用收费版的Toodledo时感觉到它的子任务功能并不好用，于是放弃了。现在一般用索引卡 （如图）来分解较大的任务。好处是使用纸笔思维更流畅；同时彩色索引卡比便签纸醒目，更有质感；无论保存还是丢弃都不造成负担；还可以单独携带。
- 任务的属性中不包括用时，目标，精力等。我个人觉得，虽然这些内容对时间管理有作用，但是太多的筛选标准反而让人无所适从。像“项目”、“情境”、“重要性”以及“状态”其实已经可以很好地让我们决定“现在做什么”。何况还有“标签”可以用来自由地自定义某个属性。
- 看起来，Ultimate Todos是较为轻量级的时间管理软件。然而基于Toodledo让它有了强大的支撑，相当于Toodledo的各种接口也都为它开放，如twitter和邮件提醒等等。当然，Ultimate Todos仍有待改进的地方。如不能自由排序，没有提醒功能，没有周视图和月视图的日程（只有列表）。但其实这些在GTD本身的思想中也不存在，因此大可不必介意。
时间管理“三板斧”
最近一两个月都没怎么写与时间管理有关的话题。原因是我暑假买了两本书，让我觉得所有该说的几乎都已经被这两本书说完了——它们是《小强升职记》和《快乐工作精彩生活：平衡工作与生活的神奇秘诀》。另外还有个这两本书未曾充分讨论的话题——拖延，也在《The Now Habit》（中译本《战胜拖拉》）中探讨得非常深入了。我称之为“时间管理三板斧”，意思就是有了这三本书，时间管理方面就不应该有任何问题了。而且买这三本书的价钱也许还比不上一顿必胜客吧？
正如我的一篇旧文所提及的:“我们现在仍然需要的，已经不是普通的工具，而是心灵的成熟，习惯的培养，以及对人生方向的把握；而这些将真正把“优秀者”和“卓越者”区别开来。”仔细想想，这也是一些著名的时间管理博客近期的主要话题。也许，真的到了“水语”转变风格和话题的时候了。
阅读这个博客的你们，需要的是什么呢？欢迎留言。
给新入学研究生的几点建议
最近在读一本书《Mastering Your PhD: Survival and Success in the Doctoral Years and Beyond》。其中关于给新生建议的那部分让我这个已经读了一年的博士生也很有收获。值此开学之际，借鉴一二，献给新入学的研究生们。
首先，了解你的研究组。
有些系所的导师在入学前是不指定的。你可以在入学后多方考察看是否适合自己。大部分研究生入学时已经选好导师。所以更多的是“自己如何适应研究组”而不是“怎样的研究组适合自己”。在书中，将研究组分为这么几类：
1. 创业型：导师刚刚开始指导研究生，你是他的第一批或第二批学生。加入这种研究组的好处是导师会花很多的精力来亲自指导你，这样不仅能够学到很多东西，而且如果自己表现好，也会得到导师的器重，对你未来发展有好处。坏处是导师为了自己的职业发展，通常压力很大，对学生催得很紧；同时又缺乏指导研究生的经验，也许他的带学生方式并不适合你的发展。而且研究组在学界尚未有足够的地位，仪器和各种学术资源也许会比较匮乏。
2. 上升型：导师已经成功指导过一两届学生。此时，你在这个组中更多的时候将会和其他研究生一起工作。研究组正处于蓬勃发展时期，资源相对丰富；前几届学生如果成果丰硕，也会给你打下良好的基础。不过，在这样的组中，导师往往忙于开会上课，未必有足够的时间来指导你。
3. 小而成熟型：导师已经有足够的指导研究生经验，研究组也有丰富的学术成果。有些导师更乐意在此时承担一些行政任务，你的大部分时间要靠师兄师姐的指导；有些导师热衷学术，故而控制研究组的规模，让自己有足够时间来和学生探讨学术问题。如果你能与导师和同学相处和睦，这是个更容易让你取得成果的环境。
4. 帝国型：一些特别成功的导师有足够的经费来支撑一个很大的研究组。在这样的研究组中，你也许很难与导师谋面，基本上都是和师兄师姐切磋。在这类研究组中，导师对学生的要求相对宽松，压力较小。各类学术资源丰富，导师的名声对你未来的职业发展也有相当的好处。但如果你对自己要求不严，很可能临近毕业却一事无成。
我认为：如果你发现自己所在的研究组并不适合自己，除了及早换导师，也许应该好好重新定位自己，塑造自己。比如一向缺乏自律却在“帝国型”，不能因为环境宽松就放松对自己的要求。你的师兄师姐中，也许有自律用功的榜样，可以让你效仿。
其次，熟悉环境。
学校环境和系里的环境，都是你要留意的。图书馆有哪些资源？自己专业方面的书籍是否丰富？文献数据库如何进入？系里是否有公用的仪器？是否有专人看管？如何才能获许使用这些仪器？如果你是留学生，可能还要花时间了解体育馆、校车、学校打印复印设施等杂事。
再次，了解毕业要求。
研究生的毕业要求往往不会全部明文写在什么手册上。系里也许有相关的规定，导师可能有自己的标准。这些都需要一开始就做到心中有数。
此时，可以为自己未来三年设定一些目标。
根据毕业要求，也根据对自己未来的设计，你需要及早设定研究生期间的目标。打算发表几篇论文？打算提高自己哪方面的技能？暑假是否参加实习？三年时间转瞬即过。无论你毕业后是继续做研究还是求职，早做规划都有好处。
不要忘了，建立起良好的学习研究习惯，准备好一本实验记录本。
准备好一本记录本记下每天的学习研究活动，或者建立电子档案。养成这个习惯不仅仅让你的努力不至于被遗忘，辛苦获得的数据不至于乱放以致丢失，也能起到提醒监督自己的作用。另外，记录表也是回顾和反省的好帮手。当你忙忙碌碌一学期后，看看写满的记录本，更会感觉到自己学有所得，并非瞎忙。
考上研究生应当是一个充满希望的开始。祝愿大家毕业时都能成为一名优秀的研究生！
如何制定详细的计划
几个月前，一位读者向我提出：希望能介绍做详细计划的方法。我觉得这个建议很有价值，故撰文一篇，作为回应。
在我看来，一个详细的计划必须包括：合适的目标、应采取的行动、应具备的资源。
关于“合适的目标”，有个流传甚广的“SMART”原则。引用百度百科的解释，就是：
S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；
M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；
A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；
R代表现实性(Realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察；
T代表有时限(Timebound)，注重完成绩效指标的特定期限。
我认为这些解释已经很充分了，如果还有疑问的可以参考褪墨上的“怎样设定目标”系列文章。
“应采取的行动”，是通常意义上“计划”的核心。一般人觉得很难做详细的计划，也就是这部分搞不定。何故？我认为关键是对自己要做的事还不了解。而了解的途径，可以是：
1. 规则/章程等资料，例如高考大纲。
2. 他人的经验。现在在网上很容易搜索到这类文章。例如找工作经验等。要注意的是，每个人的情况不同，尽量找那些跟自己背景相似的会更有利；而有时候他人的成功可能基于运气，参考价值就相对没那么大了。
3. 着手去做！有时候我们总想着要制定一个完美的计划才能开始。其实完美的计划并不存在，而亲身体验会更有利于计划。李笑来曾经提到过“锻炼”的例子，即锻炼过一段时间以后，才会了解自己的哪些肌肉更需要锻炼，有氧训练和无氧训练的比例等。
至于“应具备的资源”，具体来说可以是时间，金钱，人力……这其中更多人关心，也最难把握的可能是时间。关于时间管理的方法有很多，无法一一列举。简单来说，可以问自己这样几个问题——每步行动需要多少时间？最后期限是什么时候？你每天有多少时间可支配？在最后期限之前有多少时间可以用于这个计划？
在此（不厌其烦地）举个完整的例子——考托福。
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规划是用来看到可能性的
前段时间走亲访友，被问到最多的问题就是“毕业以后有什么打算”。过去对于这类问题，我都有比较明确的答案。但是这次却感觉“难以启齿”。独立生活（从上大学算起）也有不少年头了，渐渐明白生活往往并不会如你所愿，却也未必比不上你所愿。这并不意味着我就认为不需要对未来做出一定的规划。然而我想，对于人生或事业的规划应该是让自己看到各种可能性，而不是执意去走一条单行道。
“看到可能性”的确切含义，是立足于自己的现实，广泛地考察多种发展的道路，并且基于可行性和自身的意愿来确定优先级，或者制定一些行动的策略。
我遇到过很多次这样的情况：一提到“出国”，一些大学生就否定说：“我水平太低出不去”“一定要好几十万吧，我家没那么多钱”；另一方面又有这样的言论：“中国的学校不也很好吗？不要太崇洋媚外！”其实，国外的学校有各种等级，提供全额奖学金的国家也不少。至于中外教育的差异，以偏概全当然不足取；但放眼当今世界科研与产业的前沿，完全由中国本土产生的似乎并不太多。更不用说教育理念的差异、教育投入的差异、以及学习和科研的风气了。的确，不是每个人都适合出国；然而完全不了解时就急忙否定，就等于是给自己关上了一扇门，甚至连窗户都给糊上了。
互联网时代，了解这些信息已经是件太容易做到的事情。问题可能在于我们对“职业生涯规划”（或者干脆就叫“毕业以后有什么打算”）的理解是封闭式的而不是开放式的。“可能性”变成了“必要性”。举个例子：“我想做一个职业经理人，所以大学一毕业就要去工作，积攒几年工作经验以后去读MBA”。这样“目标导向”的规划，对于“考上研究生”一类的目标可能有用（因为考上研究生所需要的准备是固定的，无非就是把几项考试的成绩提高，充分准备面试问题，以及存够钱），但对于长期的职业规划甚至是生涯规划，就显得灵活性不足了。也许，你仍然可以通过这样的规划获得一个还算不错的结果；可惜的是，也可能因此而错过许多机会，给自己许多压力，以至于形成患得患失的心态。此时，你是否还有感受美好生活的能力？
仔细想想，“坚持一条路”恐怕于多数人不是那么容易做到。更常见的也许是“没有明确的计划，所以渐渐迷失了自己”，或者“计划的某一步未能实现，然后就放弃了计划”。所谓：“计划赶不上变化”嘛。——我倒是觉得，“赶不上”的原因是计划得不够远，不够全面所致。根据实际情况调整计划也是必要的，这可能就是所谓的“中庸”吧。
曾辗转听说过，某美国女性总裁在其演说中提到“要是20岁之前知道这十件事就好了”，其中一件就是“Try a lot of stuffs and keep what works”（尝试各种事情，保留做得到的）。同时我想这里的try一定不是指漫无目的地尝试各种事情，而是选择那些看得到对未来价值的事情去尝试。这也算是对本文主旨的又一补充吧。
更新说明，兼谈微博
近来发表文章的频率有点不稳定，主要是跟灵感有关。感谢大家的留言，给了我一些新的思考，今后会陆续成文。不过在这段时间里，我看到不少精彩的“警句”，已经通过twitter分享。如果你没有跟随我的twitter，博客主页右栏也可以看到。也许中文用户里使用饭否的多一些，我也在最近开了个同步的饭否帐号和叽歪帐号。同步是通过嘀咕网的服务实现的，所以也顺带拥有了一个嘀咕帐号。如果你使用这些服务，只要选一个加就可以了，因为内容都会是一样的啦（除了twitter上有些旧信息）。
既然写到这里，也顺便发表一下我对这类微博客的看法（对于还不了解微博客的人，可以看看这里。twitter是首家提供微博客服务的网站，它的名字在一定程度上就等于微博客）。“一千个用户眼中有一千个twitter”，这句话可能并不为过。在一些人看来，微博是一个快速获取信息的渠道；在另一些人看来，它充斥了太多无意义的信息。许多人只是用它来汇报“我正在干些什么”，这种信息对大部分“跟随者”而言几乎无足轻重。所以，有些时间管理的博主甚至呼吁大家不要用twitter，以节约时间。
一开始接触twitter的时候，我也抱着“这玩意儿是给无聊的人用的”的态度。即使是那些“名人”的twitter，也充斥着类似于“今天又跟某哥们喝了几瓶酒”之类的信息。在此要感谢一个素未谋面的朋友李娟。她一直孜孜不倦地在自己的微博客（以前是twitter，后来是叽歪）上分享自己的阅读体会。身为北大博士的她涉猎广泛，思考深入，给我非常多的启发。尽管她发布的并不总是我感兴趣的话题，却让我深切地体会到：“twitter原来可以这样用的！”
当我重新思考“twitter是什么”的时候，我发现它其实真的只是一种媒体形式而已，而且更简短，更快捷，更随时随地。至于用它来干什么，考验的是我们自己的选择，自己的品味，自己的想象力。现在，我选择用浏览器插件的方式来使用微博。这样一来，只有在用浏览器的时候才会看到更新，不至于打扰平时的正常工作学习。而我发布的信息，基本上都和“水语”的主题——个人提升和时间管理——相关。偶尔也有机会和一些朋友“就共同关心的问题交换意见”。
希望在这个Web2.0的时代，能和你们一起用新的方式去探讨古老而常新的话题。
研究生的“需要”与“想要”
著名个人管理博客作家Leo Babauta今年出版的新书《The Power of Less》中提到：“需要”和“想要”是不同的。分清两者，才能将精力更多投注于真正重要的“需要”。
按照我的理解，“需要”也是“想要”的一种，但是往往更现实，也更带有些外界压力的影子。忽发灵感——研究生，不就是最好的例子吗？
至少，绝大多数的研究生，都“需要”完成一些既定的任务，达到一定的标准；而我们既然已经走到这一步，自然也怀有许多的梦想和美好的愿望，这便是“想要”了。
总是能听到一些学生说：“考上研究生以后，我要多参加活动，我要学日语，我要找实习……”这是经历了大学生活之后，对自己的认识更加充分之后的想法，一定程度上更接近“需要”。然而，这些“需要”的基础往往是“想要”弥补大学生活的遗憾，把研究生当作大学生活的延续了。
现在，静下心来再问问自己：哪些是我“需要”的？哪些是我“想要”的？
我们真正需要的，恐怕是在研究生毕业之时，能在社会上立足。“参加活动”“学日语”“找实习”总的来说对这个“需要”有所助益，但是很难说是不是最重要的。抛开那些让你激动却未必现实的愿望，也暂时忘记那些可以让你舒适自在不去思考明天的手段，退回到最低的标准——我“需要”些什么？
也许，你“需要”的是能让你脱颖而出的一技之长，不是你也考我也考的什么证书；也许，你“需要”的是获得更多导师和学长的支持，不是从恋人或好友那里得到安慰和理解；也许，你“需要”的是在学习之余，了解一下用人单位的期望，不是一味朝着自己认定的“好学生”形象靠拢……
也许我说的全然不对，而你有自己的判断。可是我相信，从思考“需要”和“想要”的那一天开始，你就向保证生活质量且减轻生活压力的方向迈出了一大步。毕竟我们想得到的，总是比能够得到的多得多。
新增主题：研究生生活
在豆瓣的“我们都是拖延症”小组发现，有拖延问题的研究生不在少数，许多还是读博的。我一直相信：工作和学习是相通的。特别是对于研究生来说，研究与工作的共同点就更多了。我们往往强调两者的不同，却并没有真正把那些相同的道理理解透彻。有鉴于此，尽管研究生不一定是读者群中的大多数，我还是决定将“研究生生活”也纳入“水语”所涉及的主题。当然，这里的“生活”主要是指学术活动和个人能力的发展。
由于自己在国外读博，不可避免地会谈论到一些“不符合中国国情”的内容。希望大家能以一种开放的心态去看待。
在线GTD工具Nozbe
大家也许知道，我过去一度使用的GTD工具是Toodledo。不过当To-do list越来越长以后，Toodledo变得有点繁琐，以至于我搁了近两个月根本没有用它。后来，我尝试了一下已有几年历史，却并不是太流行的在线任务管理工具Nozbe，感觉它更符合我的需要。这也引导我反思工具在我们的时间管理中扮演的角色。
正如Google宣称的——我们的目标是用户尽快离开我们的（搜索）网站。一个好的时间管理工具，应该让人在上面花的时间越少越好。Nozbe正是这样一种工具。
个人管理思考
忝列我学网“成长顾问”三年有余，回答网友（主要是大学生）的提问数不胜数。终于有一天在纸上写下了这样四行总结——
1. 不知道自己要什么
2. 不知道应该做什么
3. 不知道如何付诸行动
4. 不知道失败以后怎么办
左思右想，看起来五花八门的问题，似乎都逃不出这个框架。反过来想，对这些问题的解决，或许就形成了一个个人管理的体系。然而，这些又是多么困难的问题，以至于根本就没有办法提出一套“普适”的答案。
如果非要给一个公式，那么也许是——问自己+查资料+问别人+尝试+反思。依然有些空洞。
对每个人而言，这四条的解决难度一定是不同的。而对我来说最为困难的，则是第三条：由“知”到“行”。相信许多人也有同样的体会：明明书上写得很好很完美的理论，自己做起来总是不能完全实施。这也许是天生的，至少是早已成型的个人特质。
意识到这一点之后，每当接触到一个新的时间管理或是自我提升理论，我都会问自己：如何实施？如果实施不了，再好的理论也只能是空谈。正如读过《高效能人士的七个习惯》甚至做过相关培训的人不在少数，但是有几人真的完全养成了这七个习惯呢？尽管这并不影响它成为一本伟大的书——那和我们又有什么关系呢？
这也引起了我对这个博客的重新思考。关于问题一，无非是人生观价值观在实际中的体现；而人生哲学似乎在百家争鸣的时代就已经被讨论完了，更有天南海北的宗教可供选择。关于问题二，揣上点银两去找职业规划师，或是其他什么师，总有一个会给你一些好的建议。大致的途径定了以后更有无数本花样翻新的书教你怎么做。关于问题四，很可能只是前三个问题换了个前提重新包装一下的结果。那么，非得亲自解决的，也就剩下问题三。也许，这才是我的博客中需要探讨的。因为有时做不到，因为有缺陷，所以才需要反复锤炼，去寻找一条作为普通人能够走完的路。
让我们一起启程吧！