功能强大和界面简洁似乎常常水火不容。每当整理收集箱的任务时，看着一长串需要填写的选项，总不禁有几分烦闷。而这些选项还常常需要进入下一个页 面，甚至再下一个页面才能填写完整。又有几个号称GTD的软件，真的能将“重复”功能做得足够完善？有几个GTD功能完整的软件，在“笔记”部分不是过于 简单？然而这一切也被改变了——因为有了Task This.

苹果的产品总是在设计上极尽心力，无论黑白彩色，总不乏优雅贴心。但App Store里的许多“Productivity”软件，总令人疑心设计者或设计团队里没有懂得基本审美的人，或是完全没有用心设计。标准的几何图形，两三 种默认的配色，多看几次就觉得乏味。那些赏心悦目的，通常又过于强调美感，而忽略了突出重点；各种设置东躲西藏，让人搞不清要到哪里去找自己需要的功能。 然而你的To-do list可以不必如此杯具——因为有了Task This.

这是一款法国人开发的任务管理应用。英文官方主页http://www.task-this.com/en。仅看这个主页，你就可以一窥设计者的美学素养。图标则摆脱了To-do应用千篇一律的“打勾”意象，是红色背景下一只奔跑的袋鼠剪影。

进入软件后的界面是9个图标组成的控制面板，背景可以从24张内置图片中选择。设置中还能指定9个分类中的任意一个作为首页。左上角是密码设置，右 上角快速添加事件，底端什么都没有？其实那是同步状态栏。在官方主页可以注册一个帐号用于备份和恢复数据。一般新推出的To-do程序在同步上总是不如一 些“历史悠久”的软件（Task This是今年1月份推出的）。我个人觉得作为一个随身工具，有网络备份保证数据不丢失，基本上就足够用了。然而却惊喜地发现Task This有可编辑的网页版本！ 现在还是Alpha版，但是功能基本齐全。这已经大大超过了很多收费的To-do应用；毕竟网页版可以跨平台。网页版的日历部分还提供完整的月历、周历、 和日历视图，弥补了iPhone版在这一点上的不足。目前日历只能导出为ics文件，不知道以后会不会推出和其他日历服务的同步。可惜的是，我在 iPhone端输入的中文在网页版中显示为乱码。只能期待Beta版、正式版的推出了。

网页版还提供了一个额外的Address Book, 用于和有Task This帐号的人联络，这是个有潜力的特性，有望用于团队任务管理。

在我看来网页版的风格很适合移植到iPad上，说不定不久以后就会出现iPad版。

Task This默认拥有收集箱(Inbox)；在Categories里面就可以看到。快速添加的内容直接进入Inbox。这里的Categories也将任务分成过期、完成和已删除这三类。自行添加Categories时可以为每个类别选择图标。在任务的详细设置里，没有滚动栏（太 好了），而是六个通过Tab来切换的页面，分别是General, Time, Resource, Tag, Media和Memo. Resource是指联系人(和iPhone联系人整合)，Media是指图片，Memo是录音。在General-Action一栏里，可以指定7种不 同的行动，包括普通、电话、（访问某）地点、邮件、会面、短信和网页。

Task This的任务种类有三种：Task, Events和Milestone。不同之处在于Task有开始日期，没有开始时间，但有结束日期和时间；Events有开始和结束的具体时 间；Milestone则只有截止日期。三者都可以设置优先级，是否密码保护，是否重复，并且可以设置何时停止重复。三者也都有提醒功能，可以是Push Message也可以是Email通知。

此外，Task This具备项目(Projects)功能，不与任务并列，有开始和截止日期，但没有具体时间。项目还有“状态”“资源”“预算”属性，其中“预算”可以和购物清单相关联。项目和类别(Categories)无关，正由于此，我认为Categories不妨用来充当Context，你也可以为它发明更多用法，比如为最重要的任务单独设一个类别。任务可以不属于任何项目。

Task This另外单列了Shopping和Reminders。Shopping可以为每个要买的东西指定具体地址（和iPhone的联系人整合，你可以把一 个商店设定为一个联系人）。这点起码在美国真是太有用了：一周才开车购物一次，不同种类商店距离几公里，你不会希望出现去了另一个商店才发现在前一个商店 忘记买什么的……当然，如果是搞采购的话，与联系人整合就更显得方便了。Reminder很简单，只是一个到时提醒的小工具而已。

在“Settings”部分有一个“导入生日”的选项，自动从联系人信息中导入他们的生日。不得不说真的很贴心。

更多惊喜，包括过滤和排序的便利，有待你去发现！如果你爱它到了一定程度，不如去捐点钱表示支持——可以选择捐$3.99，$5.99 或$9.99。其实我觉得这个模式比标价收费好。劫富济贫嘛。

（本文所用图片来源于网络）

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在之前的文章中，我提到过好几种时间管理相关的软件或站点。我认为，使用电子工具最重要的一点是查询方便。如果用纸笔记下的东西查起来也那么方便，恐怕也就不需要那么多的软件帮忙了。有的人确实能做到这一点：把一切笔记都分门别类，加上一些标签来方便寻找，或者制作一些特殊的表格来帮助自己做笔记。但在形成一个稳定的习惯之前，这么做还是非常麻烦的。

另外，电子工具“复制”“粘帖”非常方便。也有多种方法可以协助备份，不用太担心丢失。何况，比起用纸笔来，还要环保不少。

所以，我将越来越多的内容，摘录到OneNote（微软Office的软件之一）中。OneNote可能无需我过多介绍。不仅网上有很多相关的心得，微软的一大特色就是“傻瓜”，稍看看帮助就绝对能让你游刃有余。OneNote，就是我的第一个笔记本。

但，有时候过于迅捷的信息亦会使我们丧失内心的平静。何况对于许多人来说，在电脑上工作并非常态。所以，“纸笔”这一古老的工具也就得以长盛不衰。

我拥有两个主要笔记本，跟随潮流，用的是Moleskine。从某种意义上来说，它是一个传奇的笔记本品牌。比较有趣的是很多好莱坞电影里面都用它来做道具。详情可以看看http://www.moleskiner.cn/。褪墨上也有一个精炼的介绍。它确实是我用过的最好的笔记本，当然价格也不菲。要不是国外普通的笔记本也要卖到它一半以上的价格，我对它的好感大概也要下降了。欧洲人好像更推崇Moleskine，我的一个葡萄牙同学还向我打听美国哪里能买到Moleskine，随即建立起了革命同志般的情谊……

闲话休提，我用的笔记本，一本是中等大小的横格本，另一本是2009日记本，均为黑色。

横格本的用途非常广泛，主要有：

1. 会议记录
用一个精致可靠的笔记本作会议记录，怎么说都显得专业多了。查起来也有个对证。不像电子文档可以随意更改，也不像普通记事本可以撕掉重写。当然，我这里的会议记录只是私人的，所以和其他东西也混杂在一起。

2. 个人管理
之前介绍过的Toodledo，更多地是用作GTD一书中提到的“横向管理”，即协助收集，加工，组织，回顾和行动。笔记本更多地用来做“纵向管理”，即目的，展望，集思广益，设计动方案等。当然也可以作“收集篮”。有时候有了什么好点子，我就随手记在上面，有空的时候再加以完善，整合到行动计划中去。如果有些东西属于“下一步行动”的，我就在前面画个框。如果将来发现不需要做了，则把框划掉。如果完成了，就画上一个勾。确保所有的临时记录都得到落实。

3. 长期规划
在这个笔记本的前几页，我给自己定下了一些大的原则和框架。接下来是最近几年的总目标。之后，一页写中期目标，一页写需要培养的技能（包括硬技能和软技 能），一页写近期目标。每页都留下足够的空白，留待修改补充。这样，当我在每天的琐事中感觉到迷茫时，一翻到这几页就会清晰许多。有时候即使不翻，知道自己的目标“就在那里”也会觉得安心。

4.小口袋
每个Moleskine笔记后面都有一个小纸袋，由于有了松紧环的保护，保证不会丢东西。有时候临时拿到什么小东西（比如折扣券，名片），我就放在这个袋子里，比放在衣裤口袋里安全得多，空间比钱包大，不易折叠，也不易忘记。

日记本则很容易理解——每日一页，写日记呗！
这 个日记本我从不带出门。在第一个也是唯一一个空白页，我写下了2009新年计划。接下来的每一页，我都保证每天有记录，也都不超过一页。并且要求自己，不把日记本当作一个发泄的地方，而是寻找更好解决方案的地方。有项调查表明，上facebook（跟国内的校内基本一样）的十几岁少女，更容易有抑郁等心理障碍。究其原因，是因为这种沟通方式太迅速有效，使得姑娘们能够不断谈论自己遇到的挫折，反而使得负面情绪滋长。无论生活如何欺骗你，请选择留给自己一片阳光。

日记本的最后三页标着Notes，也算是空白的。这大概是写年终总结的最好场所了，你觉得如何？

我的三个笔记本介绍完了。是否对你也有所启示呢？

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很多前辈教我们写时间日志，总是以“简单”出发，告诉我们只要“简单”记下自己几点到几点干了些什么就可以。我倒是觉得一个比较枯燥的习惯若不能增加一点趣味性，反倒会因其“简单”而引起抗拒心理。所以，我想了几种不同的方法来记时间日志，你也可以以此为基础，发展适合自己的方法。

1. 记录媒体可以多样化
传统的媒体当然是纸和笔。可是你未必时时刻刻都携带。特别是，忘记带笔记本，找不到纸，纸不够用，带的纸记完回家找不到，所在环境不便于在纸上写字……

一个“dirty（肮脏，粗糙）”的办法是记在手背上。 起初，我以为只有小孩子才用这么“幼稚”的办法。但是在观察到一些“牛津的博士”“部门的领导”也用这种方法记事后，忽然觉得“幼稚”不过是一种墨守成规的观点。圆珠笔的字迹用一点酒精（或者花露水）抹一抹即可消除。重要的是，你不会以“ 没带笔记本”为借口不去记下自己的时间日志。但说实话，作为一个女生，我还是劝大家用干净一点的方式……

对于常年在电脑上工作（并浪费时间）的朋友们，当然以在电脑上记录为乐。这样的工具可就多了。简单的如记事本，高级的如OneNote，惯用Outlook的使用Task，在线的有Google Notebook, EverNote;blog服务也行（别忘了设为私密）。我个人最喜欢用的是——MSNShell的便笺！“MSNShell 是一个为了支持 Windows Live Messenger 的发展，提供多种扩展服务及功能的免费增强包”。 我并不觉得自己是在为它做广告，因为在熟悉MSN messenger的中文用户中，MSNShell不应该算是个陌生的名字，已经经过至少6年的发展。如果你安装了近期版本的MSNShell，一定会在左下角发现一个小小的“便笺”图标，点击后会出现一个小窗口，允许你随手进行输入。它非常便捷，而且完全没有多余的功能，启动快，窗口跟随MSN，自动存储，袖珍的大小正好方便简短地记录时间日志……不过，如果你不是经常挂在MSN上，它的意义可能就不那么大了。

手机/PDA也是记时间日志的好选择。种类比较多，我想也不必一一细数。重要的是，选择你喜爱并顺手的工具。

2. 使用定时提醒
传统的时间日志记法是完成一件事记一件。但是对于刚刚开始记时间日志的朋友，免不了遗忘。还有就是一件事从开始到完成，中间可能有耽搁，有走神，有做其他事情，自己却没有意识到甚至不好意思记下来。所以，我干脆给自己设置了一个定时提醒，每15分钟提醒一次，用15秒的时间快速记下这15分钟都干了些什么。这时候，我就不仅仅是在“记日志”，更是在不断提醒自己集中精力在正事上，而不是转移注意力去看新闻。对于需要高度集中注意力，15分钟提醒反而是干扰的情况，可以把时间间隔设置得长一些，同时也是提醒自己适当地休息。

手表，闹钟虽然是绝对可靠的定时提醒工具，但是有些不提供“每15分钟提醒”，而是要不断重新设置。或者其声音不讨人喜欢/影响他人。电脑上相应的软件就太多了，像Outlook也有这类功能，Google桌面中不乏类似的小工具。我喜欢免费又不占用太多资源的软件，例如TimeLeft，丰富的显示风格（皮肤），占任务栏空间极少的系统托盘图标，五花八门的提醒方式（声音，对话框，甚至启动相应程序），都叫人爱不释手。我干脆设置了开机自动启动，使它成为一个“随机”的小助手。

3. 别忘了回顾
缺乏回顾的时间日志就失去了它大部分的意义。一个“简单”的统计当然好，但是多花一点心思将其“复杂化”，“图形化”，更能形成一个强烈的印象。这一点，我们完全可以向RescueTime学习，看看人家是怎么把统计数据图像化的；并且，将每天的记录做比较，更有助于自己有针对性地改掉坏习惯，提高效率；看到自己的进步或退步，这是最好的“将时间日志进行到底”的动力。

看，时间日志的记录是不是比你想的更丰富多彩呢？你如果有什么好点子，不妨也说来听听吧！

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最近，Productivity501发表了这样一篇日志《Redeeming your time》，介绍了几个好用的时间追踪软件。这里我就着重介绍一下其中的翘楚RescueTime。这个软件记录你在所有程序上花费的时间。值得指出的是，是你真正注意力集中的程序，而不是开着不看的程序哦～

它的所有记录将会发送到RescueTime你的帐号里（别担心泄露太多个人信息，有很多隐私选项供你选择），生成统计图表。RescueTime会将部分它知道的程序或网站自动归类，比如Word和Powerpoint归入Design/Presentation类，另外还有News/Blog, Shopping等等类别。你也可以将它所不知道的那部分程序或网站指定分类。接下来你可以给每个分类设置一个时间利用率分值（从-2到2共5档），这时你的所有记录将会被加权，最后的分值就代表了你时间的“产出率”。很多人第一次计算的时候，也许都会被自己低得出奇的分值而吓一跳吧……仔细看看APP&Sites,自己的精力到底花在哪个程序上了？真正重要的事情是不是只占了不到一半的比例？

RescueTime还有两个 极有用的功能:Tags & Goals。标签的好处自不用提，你一定还能发明出许多创造性的使用方法。Goals则将“拯救”的意义发挥出来——通过设定自己期望每天/周/…将多少时间花在某一类别或某一标签的时间上，不断改进自己的时间利用。企业用户还能用它来追踪员工的软件使用情况，进而提升组织管理的效率。不过，我个人倒是不太赞赏这种做法，老是被监管的感觉肯定不好受。倒不如将 这套软件介绍给员工，让他们自己监管自己。

个人版的RescueTime是完全免费的！现在就去下载吧 http://www.RescueTime.com。

试用一周，然后分享一下你的efficiency得分吧！

注：免费版的记录只能保持3个月。不过对于一般人，也就足够了。

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地址：http://groups.google.com/group/toodledo/

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在将自己的各种想法放入其中之前，首先需要在左栏菜单的folders和contexts中设定相应的内容。至于如何设定，则要参照GTD方法，不在以介绍工具为主的本系列讨论范围了。Account Settings也最好根据自己的习惯进行调整。

Toodledo的import, export和connections提供了它和多种应用工具的接口，从booklet（即纸质小册子）到ipod touch无所不包。“总有一款适合你”

左 栏的其他功能都简明易懂，即使不常见的功能也能在Help中找到答案。这里就不多说。个人认为最大的亮点是scheduler和statistics. 前者是一个自动安排日程的功能，需要升级至pro账户，不过好像也提供一段时间的免费试用，大家不妨试试。后者从不同的角度对你的To-do list情况进行统计。这在GTD的重要步骤“回顾”中具有无可替代的优势。

当前期的设定都完成后，就可以将Toodledo的To- do list作为inbox，来收集自己的想法并将其组织起来了。添加任务的链接在右上角，每个任务都能添加详细的notes。Add multiple-task的功能也非常好用，对于pro用户，还可以选择用sub-task功能进行组织。

对！一切就是这么简单，剩下的就是按照你的To-do list开始行动啦！本系列的下一篇，将讲述如何列to-do lists.

还有什么需要知道的吗？当然！记得经常看看Toodledo的Helps &News，也许还会有新的奇妙功能被开发出来呢！

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如同大部分网站一样，使用Toodledo的第一步是注册。Toodledo的首页非常简单，但是概括了它的大部分优点/特点：

• 组织你的任务

用文件夹，子任务，截止日期，优先级，关键词，情境，目标，笔记，预估用时及其他信息来方便地组织，搜索和排列你的任务。

• 提高你的生产率

你所有的待办事件都永久储存并易于获取，这样你就知道自己不会忘记任何事情，能够完全放松。Toodledo的“热点列表”,电子邮件,短信提醒，以及在线的待办事件列表能帮助你记住按时完成所有事情。

对于我们之中的那些拖延者，Toodledo有一项特殊的工具可以分析日期，优先级，预估用时，以及其他特征来生成一份为你定制的安排表，让你能最大程度地利用你的时间。

• 去任何地方

你的手中永远握有自己的待办事项。你可以从你的手机，电子邮件，日程表，RSS阅读器，即时通讯软件中获取Toodledo，并与你的浏览器融为一体。你甚至可以打印出一份特别的可折叠小册子放在口袋里。

• 合作

使用Toodledo的合作工具，你可以方便地和其他人一起完成共同的项目。一个许可系统让你能设置谁能看到，添加和编辑你们的任务。

• 定制

每个人都是不同的。每个人都有自己管理任务的方式。所以Toodledo被设定为可以很容易地定制，从而能满足你的需求。如果你没有看到你想要的功能，告诉我们，我们会加上它。

• 导入你已有的任务

如果你已经在使用一种任务管理工具，你不会想重新输入一遍你的任务。Toodle可以从各种源导入任务，包括你的Palm OS PDA,微软的Outlook,苹果的iCal，以及其他在线待办事项列表。

• Web 2.0 Buzzword Compliant

我们使用各种“花哨”的技术(XML, RSS, AJAX, REST API…) ，这样人们就会更期盼创新的网站。这对你意味着什么？这意味着Toodledo是交互式的，能与其他网站进行互动，使你能把你的数据带在身边，并让开发者们可以加入新的功能。

看到这里你是不是十分心动呢？那么就点击右边的Register注册吧！

注册过程据称只要31秒。如果你有openID，也可以用它来注册。

注册之后你就会看到Toodledo的主界面。也许将来它就会成为你每天不可缺少的伴侣呢。

现 在你会看到自己的To-do list里有两个任务，不过怎么不能完全显示任务名称？别急。看到右上角有一支黄色铅笔的小图标了吗？鼠标移过去会显示Edit Column Order/Width，点击它，之后你就可以调整每一栏的宽度了。也可以通过拖放来调整各栏顺序。它左边的图标是用来选择字段（即每栏内容）的，你也可 以在左边工具栏的Account Settings里做同样的修改。目前的设定是一行显示一项任务，如果你希望多行显示，改变Account Settings里的”Show Tasks as:”选项就可以了。

是不是很方便呢？本系列的下一篇将详细解析Toodledo的基本定制。你也可以现在就开始自己摸索啦～

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