必须承认，没有一种时间管理方法适合所有人。所以在这里，我希望介绍更多种多样的方法，而不是仅仅靠自己的经验来判断它们是否有效。当然，我也会不断改进自己的行为方式，并将心得分享出来。也期待你们能够分享自己的体会。

在开始之前，还是希望大家认真思考一下自己生活的目标。其他人是无法替代你完成这项工作的。至少，你应该对自己未来半年打算做些什么，达到那些目标有比较明确和坚定的想法。如果你的想法太多，怀疑自己是否能做到，读读这篇文章(做得更少，做到更多)，也许有助于你去芜存菁，选择那些真正重要的事情去完成。

若你还没有养成建立“收件箱”的习惯，建议你先把这个问题解决好。这是GTD一书中提到的思想。你的新任务，也许来自一封email；也许来自老师上课提到的一本书；也许来自老板递给你的一叠文件，也许来自脑海中突然闪现的想法。你最好能把这些任务都快速记录到一个固定的地方，也就是你的“收件箱”。当你开始进行真正的时间管理和安排时，只需要查阅这个“收件箱”就可以了。“收件箱”可以不止一个，但是越少越好。对我来说，iPod touch上的软件Todo就是我的收件箱。最多添加一个笔记本，用于随手写下任务。毕竟很多时候人还是青睐纸笔书写的随心所欲感。另外，如果两分钟能完成的任务，就不要再写下来了，立刻完成就好了。

对一般人而言，其实并没有那么多任务非要当天做不可。如果你的工作性质要求你迅速做出反应，说实话，你大概也不会有拖延的习惯了。比如——救火队员。为了更好地将一切置于掌控之下，而不是被各种新任务搞得团团转，同时对当前的任务产生干扰，你有必要建立“明天再做”的观念。当一天开始时，你应该已经明确——今天我需要做哪些事。而今天产生的新任务，则在一天结束时从收件箱中拿出来，分析轻重缓急和预估完成时间后放入明日任务的列表之中。注意：是“明天”，而不是“以后”。你不能把今天收到的任务，无限期地延后。只有当“明天”无法完成“今天”收到的任务时，才能推到“后天”。一般来说，平均下来你每天能完成的工作总是超过前一天收到的新任务的，不然就是你选择去做的事情太多了。这是时间管理本身无法解决的问题。

可是，你真的知道，自己一天能做多少事吗？

这其实牵涉到两个问题：我一天有多少时间可以用来完成任务？我做完各项任务需要多少时间？

一般人总是高估前者而低估后者。拖拉者尤其如此。为了真正掌握一天的时间，最简单的方法就是准备一张表格，以半小时为单位列出一天中所有的时间段，并把每天都要做的事以及必须在某个时间做的事情写上去。例如：起床时间、午饭时间、上课时间（上课期间除了听课你不能做其它事，这点和工作时间不同）、看电影时间。此外，你还要写上交通时间，例如上班搭车的时间。如果你不是个工作狂，那么娱乐时间也应该写在上面。

之后，你就会发现自己一天真正用于做事的时间是如此之少。此时你不需要给剩下的空格填上内容。这一内容应该是你在现实中完成某项工作之后填写的。同时你其实会更放心地去做正事，因为你知道稍后总有娱乐的机会。而且，如果你中途想要放弃，请坚持到这半个小时结束。然后换一个你不是那么抗拒的任务（而不是娱乐！）不是特别难，但是却很有效。

对很多想要改善自己时间管理的人而言，也许都希望马上把娱乐时间尽量压缩。其实如果你上周工作日每天娱乐（包括上网，聊天）5小时，这周却要压缩到每天一小时，你的情绪也许会提出抗议。落差越大，抗议声越强，最后你很可能就屈服于这个声音，放开手脚去娱乐。当一天结束时，要么心怀悔恨，失望沮丧，同时责备我介绍的方法没用；要么决心痛改前非，熬夜工作，最终损害自己的健康，第二天也打不起精神。类似的事在我身上发生过不知道多少回后，我终于决定不再抗拒自然的反馈，在一定的节制下听从身心的指引。听起来有点玄，实际就是：每次改变一点点，不要贪多求快。比如，从5小时改为4小时。长期来看，这反而是更快的方法。

并且，你管理时间的方法最好也遵从平时的习惯。如果你像我一样，大部分工作需要在电脑上完成，不妨把这个表格做成电子文档，随时查看和记录。我甚至在Google Docs中创建了一周时间安排表格后用Chrome的“创建应用程序快捷方式”专门为它做了个快速启动。由于我使用Ubuntu（一个Linux桌面发行版）作为操作系统，我可以把它放入一个专门工作区，永不关闭，因而载入时间不超过半秒。当然，这么做对于网络连通性和电脑硬件有一定的要求。

那么，我怎么知道完成一项任务需要多少时间？

如果你可以保证始终在做最重要的那件事，其实你已经基本上不需要知道完成某项任务需要多少时间了。还有什么做法比一直在做最重要的事更重要？

然而人并非如此简单的动物。有时候，我们的情绪就是“不适合”去做最重要的那件事，总觉得“过会儿还有空”。或者，为了做这件“最重要的事”，你上网查资料，却一不小心看到了某个吸引你眼球的内容，不知不觉就点开来看了大半天。而这一内容并不是那么重要。在这些情况下，最有效的做法就是：分解、分解、再分解。只要你觉得自己“还没准备好”，就继续把这件任务分解下去。并且，这种分解是相对于行动的而不是事件本身的。例如，写一篇论文，真正分解后的行动是——查针对内容xxx的，以yyy和zzz为关键词的文献；在第一节第一段中总结文献中关于www方法的适用范围；等等。对于这样分解后的任务，你也更有可能做出合理的时间估计。当这个半小时结束时，若你发现自己在看无关网页，也可以立刻纠正。而不是分解成：4点写第一段；5点写第二段，这种笼统和没有行动指导意义的子任务。

不过，这种分解不宜做得过早。如果你把所有的任务都事先分解好了，就大大丧失了机动性。万一中间某个环节不能如预期的完成，一切计划都要重新来过。也正由于这一点，你不必在安排时间的时候，写上：9:00-10:00完成任务A, 10:00-11:00完成任务B——万一你无法按时完成呢？只要你一天的时间都得到了充分的利用，“计划赶不上变化”也就不那么可怕了。

而且，一些任务可能不是最重要的，但却必须在某个特定时间之前完成。如果等到它变得因“紧急”而“重要”，可能就已经晚了，会弄得你手忙脚乱。例如，买春节回家的火车票也许不是你今天要做的最重要的事，因为明天你有一门专业课考试，后天有一家大公司面试，大后天要交一篇学期论文，再大后天女朋友过生日……可是等你把这些看上去更重要的事情搞定时，火车票大概早已售罄。这种情况，不允许你将“最重要的事”做完再去考虑。所以，你应当计算好这类事情应该哪天做，需要多久，并为它预留出时间。

尽管以上方法看上去很完善，实际中还是会有种种让人困惑的细节。例如：完美主义者可能在14:02才完成上一个任务，之后便发愁——14点开始的这个半小时无法有一个完美的开始，也许我就不该做什么了，就看看新闻吧。然后花了50分钟看新闻，白白浪费掉这近一个小时的时间。这是一种典型的由情绪而不是理智主导而产生的错误。我们当然可以给自己一点空间，每天晚上6点到11点完全让感觉做主，以达到某种身心的平衡。但是在你打算用理性来规划的时间产生这种问题，则会大大打击你的积极性。为了更进一步避免类似情况，你可能还需要读一些《拖延心理学》中的心理分析。了解自己为什么会拖拉，如何改变自己对问题的看法，从根本上解决问题。

一些严重的拖延者，读过以上种种之后也许会想：这些方法好像不错，但是我现在攒了很多过期任务，我只有等这些任务都完成以后，才能尝试你说的方法。

你是否想过：在你边拖拉边做事的过程中，新的任务又会开始累积，永无尽头？

这里就要用到去年最后一篇文章中提到的“current initiative”——不如我们换个名字，就叫“每天第一件事”（也许你还可以给它配上梁静茹那首歌的调子呢）。今天，此时此刻，当你看到这篇文章时，把你所有的过期任务都收集起来，按照紧急程度，重要性，或是已经拖延的时间做一个排序。之后马上对每一个这样的任务都做一个评估：如果我就此放弃会怎样？行不行？很多时候，我们“想做”的，远远超过了我们真正的能力；而即使做到，也未必对自己有什么大的作用。有时候我们希望自己能去做某件事，其实完全可以交给别人去做，效果还未必不好。勇敢地删掉那些不是真正重要的事，把可以让其他人做的交给其他人，剩下的，把它归为你的“每天第一件事”吧。也许你会有三五件过期任务，同样，选择最重要的那件开始。其余的，你完全可以继续拖延下去……

每天洗漱完毕，或是一到工作单位，你要马上去做的，就是这“每天第一件事”。在此我举个例子：你得写一份年度总结，好作为绩效评估和奖金发放的依据。这份材料本该在1月15日之前上交，奖金在过年之前发下来。可是现在离截止日已经过去了一周，你只动笔写了个标题，因为有不少内容要查过去存档的文件，比较麻烦，你很排斥。虽然你和HR打过招呼，她告诉你直到2月10日才会做最后的决定，只要在此之前交就没事。不过你觉得根据自己一贯的拖延，可能要到2月10日下午4点50才会匆匆忙忙地交上去，显然到那时作用已不大。于是你决定把“写年度总结”作为“每天第一件事”，然而一上班，你就想：说不定早上有人给我发了份很重要的邮件，我要赶紧处理，年度总结两周以后交也行……结果这一天下来，你还是没有多写一行字。

不，“每天第一件事”不是这样用的。你不如把“打开文档，写10分钟年度总结”作为“每天第一件事”。上班后，即使你想查邮件，一想到“只写10分钟，不会误事，就算有紧急事件，别人会给我打电话的”，也就很自然地开始打字了。甚至你可以早到办公室10分钟，即使有人一上班就发紧急邮件，你也能在写过10分钟总结以后，再从容地收信。事实上，写了10分钟后，爱拖延的你就不知不觉把“查邮件”当作了拖延的对象，反倒是一口气写了一个小时的年度总结……当然，这件事也就不会拖到最后一刻了。完成任务后，你应当把下一个过期任务作为下一个“每天第一件事”。

如果你觉得每天只有一件“第一件事”效率不够高，也可以理解。不过如果设置得多了，你就很难保证每天全部做到。而这个“第一件事”的秘诀很大一部分就在于“每天”。要不，利用“午饭后第一件事”，可能可以多解决一些积压的任务。再多，也许就不会有很好的效果了。

在“每天第一件事”以外的时间，遵守“所有今天收到的任务，留到明天再做”；也遵守“预留给生活杂事和娱乐约会足够的时间，其余时间每半小时坚持做一件重要的任务”，这样每一天你都会很清楚自己该在什么时间做什么，同时又不被各种新的任务所烦扰。

春节将近，也许这也可以成为你清空旧日积压的任务，重新开始的好时机。

写罢此文，我发现自己在“如何真正做事”上着墨太少，或许连我自己也不是很清楚该怎么做，所以在现实中时常也会无法执行。正好在此时，我发现了一篇很有参考价值的文章。不过，就要在下一则日志中探讨了。愿意读英文的朋友，可以自己去看看。顺便说一句，已经推荐到译言了。

相关文章:

1. 防止拖延的十堂课
2. 你也是拖延症患者吗？
3. 结合GTD克服拖拉

Update (2010/1/25): 豆瓣上出现这本书的拖延处理技巧汇编：http://www.douban.com/group/topic/9624265/ 不容错过！

相关文章:

1. 你也是拖延症患者吗？
2. 欢迎加入Toodledo中文社区(Google Group)
3. 时间管理“三板斧”

• “unschedule”和”no schedule”

“unschedule”说的是在日程中先安排那些与工作无关的事情和固定的约会，将日程表上没有安排的时间用于工作；

“no schedule”说的是GTD并不需要日程表，只要按照to-do list上的任务一件件完成即可。

落实在行动上，就是一边按照“unschedule”决定工作时间，一边按照GTD形成的to-do list来决定“做什么”。

• “break it up”和”Project to action”

“break it up”是指为了克服拖拉而分解工作的步骤，实质上和GTD的”Project to action”（项目分解为行动）没什么区别。但是，GTD的流程中包含的是这样一个过程——“想法”->是否可以做 ->“是项目还是行动”->是项目则分解之。不如说前者是原则，后者是方法。

• “keep starting”和”next action”

“keep starting”（不断开始）意味着工作时不要总想着什么时候做完，而是做一点算一点。若中途停止了，一有机会就要重新开始；

“next action”在GTD中指的是“下一步行动”，要求以动词开头，一有机会就要去做。

这里，”keep starting”同样是一种原则，而在GTD中判断为”next action”的部分则告诉我们“做什么”。

如果你感觉到自己是个容易拖拉的人，同时已经形成了自己的GTD系统（也许还不那么完整），那么将以上三点强化执行则有助于你在时间管理中摆脱拖拉的习惯。如果你对GTD还很陌生，不如先看一下GTD基础知识。也许那正是你寻找了很久的时间管理方法。

在将这两种理论付诸实践的过程中，最好还是能够完整地了解一下它们的背景。例如，克服拖拉需要了解造成这一现象的原因，懂得如何与自己对话才能摆脱拖拉的深层心理。同时，这些东西都不是灵丹妙药，今天懂得了，明天就能真的一切都get done。循序渐进，养成习惯是关键。希望我们能够共同进步。

相关文章:

1. 防止拖延的十堂课
2. 告别拖延，无压生活
3. 强大、简洁、优雅、免费——iPhone应用Task This

如果你符合上面的描述，那你很可能属于一个庞大但未被重视的群体：拖延症患者。

别害怕，这并不意味着你有精神方面的疾病。事实上，心理学家还没有下决心把具有这些特征的人划归“病人”一类（该不会他们也在拖延干这件事吧 ^_^）。但是，如果这种“习惯”已经影响了你享受生活，甚至给你带了一些无法补救的后果，那么它和其他疾病似乎也并无本质上的不同。好消息是，医治这一 “疑难杂症”可以是一个很快乐的过程。所以，请看下去吧！

Neil Fiore博士在其《The Now Habit: A strategic Program for Overcoming Procrastination and Enjoying Guilt-free Play》（中文版书名《战胜拖拉》）一书中对拖延症患者的心理进行了深入的分析，并提供了许多实用的解决方案。这本书初版于1989年，2006年更新 后再版，这本身就是对它的巨大肯定。作者也受到各大公司（如AT&T，美国最大电信公司）和教育机构（如加州伯克利大学，美国最好的公立大学）的 邀请，去解决那里员工/学生的拖延问题。如果你认定自己的拖延已经到了不得不改的地步，那么这本书就是你的必读手册。下面就是我从中学到的东西。

为什么我们会拖延？

与很多人以为的相反，拖延其实是一种积极的行为。它是我们的身体为了保护自己而下意识发出的逃避指令。你也许要问：有什么危险需要逃避？答案是很多人心中存在的对失败的恐惧，甚至对成功的恐惧，以及对不完美的恐惧（即完美主义）。

所以，正确对待拖延的做法绝不是命令自己“要有毅力”，也不是责备自己，让自己有负罪感，因为这样反而会让相应的恐惧更加强烈，从而更想逃避。只有学会积极地与自己对话，才能让潜意识中的恐惧感消失，从而不再逃避。

我该怎么做？

有两个主要的方法：“反向时间表”和“无日程表”。

“反向时间表”，即从项目截止日开始倒过来安排要做的事。为每项任务安排“mini deadline”（小截止日期）。

举个我熟悉的例子，今年6月我要去参加个学术会议并作发言。那么可以这样安排：

6.15 排练好演讲
6.1 准备好讲稿，安排好交通工具
5.15 上交会议论文
5.14 论文排版，定稿
5.5 论文第三份草稿
4.20 论文第二份草稿
4.1 论文第一份草稿
3.1 论文大纲
2.15 完成研究
……

“无日程表”（Unschedule），听起来很玄乎，其实并不麻烦：

1. 将那些与工作无关的事情安排进日程表，如吃饭睡觉休闲娱乐社交锻炼。另外一些较固定的内容，如例会，上下班的交通，以及和医生的预约也排进去。
2. 任何日程表上没安排的时间，考虑开始工作。并在结束后记录进日程表。只要开始就行，不刻意要求完成什么。但是只有30分钟以上无中断的时间才计入。
3. 一些辅助规则：

* 在完成一次30分钟以上的工作时间段后慰劳自己。
* 每天记录“真正的”工作时间，每周也记录工作时间。（作者建议一天的专心工作时间不超过5小时，一周不超过20小时；我暂时不太理解）
* 一周有一天完全用来娱乐
* 去娱乐和社交活动前，安排半小时以上工作
* 不断“开始”
* 当觉得无法坚持满30分钟时，多坚持5-10分钟。不要以失败告终。

真的有效吗？

个人认为，当且仅当你真的遵守了这些做法时，有效。别小看这些规则，后面潜藏着作者多年钻研心理学以及做咨询顾问的成果和经验。实施起来你才会发现它们的威力！

更多诀窍

在一篇博客这么短的篇幅内要介绍完一本书的内容显然是很难的。若你真的想要知道更多诀窍，去豆瓣看《战胜拖拉》摘抄笔记吧，相信如果这份笔记的作者已经战胜了拖拉，就会继续更新下去。

真情告白

这篇文章的作者也曾经是拖延症患者的一员，现在仍处于“观察期”。各种关于拖延症的资料中所描述的情况都在自己的身上发生过。后来有一些外在因素的 影响，以及偶然采取的正确应对，算是得以少拖延一些事情。但是种种迹象表明，拖延仍然是我个人管理中最大的问题。不过，有了上面提到的这些方法，我有信心 摆脱这个阴影。你呢？现在就开始制作你的“反向时间表”吧！

延伸阅读

尽管我强烈建议大家看原文（无论中英），但是一些提炼出来的资料也许已经足够解决你的问题，或者一些实例会让你更容易接受。下面就是一些这样的资料，其准确性未经检验，大家各取所需吧。

战胜拖拉【书摘】

Notes from Now Habit by Neil A. Fiore, Ph.D.

『网络文摘』 和“完美是个梦”一起战胜拖拉

我们都是拖延症（豆瓣小组）

《克服拖延》精华文章翻译

相关文章:

1. 时间管理“三板斧”
2. 防止拖延的十堂课
3. 告别拖延，无压生活

Procrastination Prevention #1 介绍

简介防止拖延课程，要求你尽力完成每堂课布置的作业，一天一步逐渐摆脱拖延。

Procrastination Prevention #2 实验

 找一个今天被你拖延了的任务（越简单越好），给自己一个战胜拖延的机会，完成它，感觉如何？

 Procrastination Prevention #3 试验结果

上次的练习应该让你感觉比较好，并且不那么想把事情往后拖了。从今天开始，每天要求自己少拖延一项任务。

Procrastination Prevention #4 问问为什么

有时拖延只是一种坏习惯，有时候这只是你下意识地认为不需要做这件事。以后如果你拖延，问问自己“为什么要做这个”。如果并不是重要的事情，干脆决定不做会更好。

Procrastination Prevention #5 别去做

有时一些事情需要做，但是不一定非得你做。交给其他人做会更好。今天的作业是，找到一项你不想做，但可以交给别人去做的任务。

Procrastination Prevention #6 现在开始

有时你拖延不是因为不想完成一项任务，而是不想开始。今天的作业是，找一件被你推迟了的事，着手做至少15分钟。也许你会愿意继续做下去。

Procrastination Prevention #7 时机问题

有时我们拖延是因为在错误的时间做一件事。今天的作业是，重新安排做一项任务的时间，从而使它更容易解决。

Procrastination Prevention #8 合适的顺序

将你不愿意做的事情和其他事情结合起来，逐渐形成日常习惯。 今天的作业是，将两个任务以一种让你更惬意的方式组合起来。

Procrastination Prevention #9 大小合适的任务

 拖延的一个常见原因是设置过大的任务。今天的作业是，将你的一个大任务分解成几个小部分，然后完成其中的一个。

Procrastination Prevention #10 厨房计时器 （注2）

最有效的防止拖延工具就是一个简单的厨房计时器。设置一个比较短的时间让自己在这段时间里做事情，意识到自己短时间后就可以停下来的话，你就不那么想拖下去了。今天的作业是，设置30分钟的定时器，让自己在这30分钟里完全集中注意力做一项任务。

 注1：Productivity501是一个专门探讨个人生产力(productivity,也可理解为办事效率，效能)的网站。它同许多个人博客一样，只有一个作者，以发表文章为主。同时也提供了一些博客之外的功能。为什么叫501呢？据我分析：美国大学的课程代码一般以系科名开头，之后是3-4位数字；位于前面的数字代表级别，如大一课程以1开头，后面两位是识别代码。很多时候，数字越小，代表的难度就越低（或越基础）。所以，许多基础知识课程都叫做XX101。由于这已成惯例，因而很多非教育领域也会借用这个概念。501很可能是指大学四年后的硕士(master)基础课程。那么，这个网站的宗旨也就很明显：教你成为个人生产力的专家(master)。我订阅了很多类似的博客，感觉最好的就是它和Zenhabit. 如果你觉得英语阅读不是问题，那么不妨也加入到你的订阅列表中去吧！

注2：有一种专门的厨房计时器，我在国内没有注意过，不知是否有售。其实就是一个类似电风扇上计时器的东西，旋钮设置，一般最多可设一小时。到时就闹铃提醒。完全机械化，所以不需要电池。简单方便。不过无论是电子表计时器还是电脑上的时钟软件都具备这样的功能。

相关文章:

1. 你也是拖延症患者吗？
2. 让自己更专注(2): 目标和计划给我们带来了什么？
3. 我的时间到哪里去了？(3):回顾与改进