强大、简洁、优雅、免费——iPhone应用Task This
iPhone上的To-do软件看过试过不少，最好的那几款都是收费的，免费版本都有诸多限制；纯免费的软件经常缺这少那，设计也很多不合理之处。然而这一切终于改变了——因为有了Task This. 功能强大和界面简洁似乎常常水火不容。每当整理收集箱的任务时，看着一长串需要填写的选项，总不禁有几分烦闷。而这些选项还常常需要进入下一个页 面，甚至再下一个页面才能填写完整。又有几个号称GTD的软件，真的能将“重复”功能做得足够完善？有几个GTD功能完整的软件，在“笔记”部分不是过于 简单？然而这一切也被改变了——因为有了Task This. 苹果的产品总是在设计上极尽心力，无论黑白彩色，总不乏优雅贴心。但App Store里的许多“Productivity”软件，总令人疑心设计者或设计团队里没有懂得基本审美的人，或是完全没有用心设计。标准的几何图形，两三 种默认的配色，多看几次就觉得乏味。那些赏心悦目的，通常又过于强调美感，而忽略了突出重点；各种设置东躲西藏，让人搞不清要到哪里去找自己需要的功能。 然而你的To-do list可以不必如此杯具——因为有了Task This. 这是一款法国人开发的任务管理应用。英文官方主页http://www.task-this.com/en。仅看这个主页，你就可以一窥设计者的美学素养。图标则摆脱了To-do应用千篇一律的“打勾”意象，是红色背景下一只奔跑的袋鼠剪影。 进入软件后的界面是9个图标组成的控制面板，背景可以从24张内置图片中选择。设置中还能指定9个分类中的任意一个作为首页。左上角是密码设置，右 上角快速添加事件，底端什么都没有？其实那是同步状态栏。在官方主页可以注册一个帐号用于备份和恢复数据。一般新推出的To-do程序在同步上总是不如一 些“历史悠久”的软件（Task This是今年1月份推出的）。我个人觉得作为一个随身工具，有网络备份保证数据不丢失，基本上就足够用了。然而却惊喜地发现Task This有可编辑的网页版本！ 现在还是Alpha版，但是功能基本齐全。这已经大大超过了很多收费的To-do应用；毕竟网页版可以跨平台。网页版的日历部分还提供完整的月历、周历、 和日历视图，弥补了iPhone版在这一点上的不足。目前日历只能导出为ics文件，不知道以后会不会推出和其他日历服务的同步。可惜的是，我在 iPhone端输入的中文在网页版中显示为乱码。只能期待Beta版、正式版的推出了。 网页版还提供了一个额外的Address Book, 用于和有Task This帐号的人联络，这是个有潜力的特性，有望用于团队任务管理。 在我看来网页版的风格很适合移植到iPad上，说不定不久以后就会出现iPad版。
告别拖延，无压生活
过去我曾介绍过一些关于“拖延症”的知识和应对的办法。当时主要是以直接翻译为主，可能并不便于理解和执行。同时，应对拖延的办法如果不能和日常时间管理相结合，收益也未必会高。这里，我尝试将我觉得不错的时间管理方法和应对拖延的方法结合起来。参考文献包括：《战胜拖拉》《拖延心理学》《尽管去做》《Do It Tomorrow》。同时举例说明，也许更有实用价值。在此文中，会较少提到这么做的原理。这些内容自己读读原书也许更好理解。 必须承认，没有一种时间管理方法适合所有人。所以在这里，我希望介绍更多种多样的方法，而不是仅仅靠自己的经验来判断它们是否有效。当然，我也会不断改进自己的行为方式，并将心得分享出来。也期待你们能够分享自己的体会。 在开始之前，还是希望大家认真思考一下自己生活的目标。其他人是无法替代你完成这项工作的。至少，你应该对自己未来半年打算做些什么，达到那些目标有比较明确和坚定的想法。如果你的想法太多，怀疑自己是否能做到，读读这篇文章(做得更少，做到更多)，也许有助于你去芜存菁，选择那些真正重要的事情去完成。 若你还没有养成建立“收件箱”的习惯，建议你先把这个问题解决好。这是GTD一书中提到的思想。你的新任务，也许来自一封email；也许来自老师上课提到的一本书；也许来自老板递给你的一叠文件，也许来自脑海中突然闪现的想法。你最好能把这些任务都快速记录到一个固定的地方，也就是你的“收件箱”。当你开始进行真正的时间管理和安排时，只需要查阅这个“收件箱”就可以了。“收件箱”可以不止一个，但是越少越好。对我来说，iPod touch上的软件Todo就是我的收件箱。最多添加一个笔记本，用于随手写下任务。毕竟很多时候人还是青睐纸笔书写的随心所欲感。另外，如果两分钟能完成的任务，就不要再写下来了，立刻完成就好了。 对一般人而言，其实并没有那么多任务非要当天做不可。如果你的工作性质要求你迅速做出反应，说实话，你大概也不会有拖延的习惯了。比如——救火队员。为了更好地将一切置于掌控之下，而不是被各种新任务搞得团团转，同时对当前的任务产生干扰，你有必要建立“明天再做”的观念。当一天开始时，你应该已经明确——今天我需要做哪些事。而今天产生的新任务，则在一天结束时从收件箱中拿出来，分析轻重缓急和预估完成时间后放入明日任务的列表之中。注意：是“明天”，而不是“以后”。你不能把今天收到的任务，无限期地延后。只有当“明天”无法完成“今天”收到的任务时，才能推到“后天”。一般来说，平均下来你每天能完成的工作总是超过前一天收到的新任务的，不然就是你选择去做的事情太多了。这是时间管理本身无法解决的问题。 可是，你真的知道，自己一天能做多少事吗？ 这其实牵涉到两个问题：我一天有多少时间可以用来完成任务？我做完各项任务需要多少时间？
年终献礼：如何坚持计划
再过两天就是圣诞了，2009年接近尾声。今年的最后一篇博文，就作为年终礼物送给大家，希望是你所需要的。 相信很多人在开始执行时间管理和希望养成某些习惯的时候都会遇到这种情况：开头几天劲头很足，渐渐地就无法坚持，最后不了了之。在年终之际，回头看自己年初制定的计划和决心，这种感觉一定更为强烈。这里结合最近看的两本书中的建议，帮助你克服这一问题。 《The 168 Hour Week》是今年新出版的一本时间管理书。作者被Word的创始人称为”我所见过的效率最高的人”。这本书可以说是有那么一点“另类”，非常不客气地讽刺 和批判了《The Secret》《The 4-hour Workweek》等流行的个人提升书籍，然而其在亚马逊书店上的评分高达四星半，看来自有其道理。这本书包罗万象，但有两点得到了着重强调：万事开头 难，有始更需有终。 是的，这看起来似乎是陈词滥调。不过用现代的方式予以解读，你也许会重新发现这两句话的价值。 第一，万事开头难，意味着“开头”之后，事情将会变得容易。所以，那些使得你想要放弃的困难，其实都是非常短暂的。可惜的是，很多人都在这个阶段败下阵 来，使得一些本来只需要几周去克服的困难，在几年甚至几十年的时间里都难以摆脱。如果你意识到需要时间管理已经超过一年，仍然没有形成一个良好的时间管理 习惯，那么无疑这就是你的问题所在。若你想改变这种状况，首先要树立的就是“万事开头难”的观念，这会让你更有勇气去克服最初的困难，到达游刃有余的彼 岸。 第二，有始更需有终，意味着“我正在做”，不能成为一种心理慰籍。这一点在学习阶段或不尽然，在工作阶段却基本成立。一个完成的订单，会带来利润；一本完 成的书籍，会带来销量和版税；而十张未完成的订单和十本仍在打草稿的书，除了占用你同样甚至更多的时间之外，不会带来任何收益。这点尤其需为拖拉者戒。 请将这两条写下来，放在你每天能看得见的地方。这不是你每天阅读的文章中“又一条”的建议，而是被称为“价值十万美元”的精华总结。能做到这两点，其实采用什么时间管理方法都无所谓了。因为你总能在其他人不停切换任务的同时，完成一件又一件事。 接下来的建议会让你更容易做到上面两点。它们出自于《Do It Tomorrow》一书，此书在英国颇受欢迎。仅看书名就知道，这也是一本与众不同的时间管理书。里面有很多深具价值的观点。比如，重要性只能用来决定你 是否去承担某些责任，而不适于用来区分每日任务。不过这并非本文的重点。书中最精华的部分介绍了一个新的概念“Current Initiative”。这个词有点难翻译，直译是“当前的主动性”。它指的是你每天所做的第一件事，这件事可以是你想养成的一个新的习惯，可以是你需要 做的某个重要项目，可以是你已经拖延了很久的某件事。“每天第一件事就做这个，达到目标为止”。最理想的是你能通过在不同阶段设置不同的“Current Initiative”，达到一个又一个的目标。并且一段时间只能有一件这样的任务。 更重要的是“Current Initiative”的设置方式。例如跑步，“每天早上跑3圈”并不是一个好的任务设置方式。也许某天天气糟糕，也许某天身体不适，你会发现这个任务难 以完成，最终导致失败。作者认为，“每天早上换上跑鞋”就足以成为一个好的“Current Initiative”；因为这个概念的目的不在于事情本身，而在于它能促使你继续将任务进行下去直至完成。而且“Current Initiative”越简单，你就越不容易失败，也就越有可能一天又一天地执行下去。 最后，祝愿你在新的一年中拥有一个更自然、更轻松、更高效的生活！
时间管理常见问题
最近，和一个远方的朋友通过邮件互相监督和分享每日计划和完成任务的情况。在强迫自己清楚记下每日得失的情况下，很容易发现时间管理的疏漏所在。在此分享一二。其中一部分过去也提到过。再次单独列出，证明这些真的非常重要。 1、任务分解不够细致。 当你决定将一件事列入计划的时候，不妨问问自己：这件事情，能在半小时内完成么？如果不能，很可能这件事需要分解成多个小于半小时完成的步骤去做。因为成人真正集中注意力的时间只有25分钟。在这段时间内无法完成的事情，会让各种干扰和无关念头有可乘之机。同时，在分解任务的时候，你也更易把握半小时能做完什么，从而更正确估计整件事完成的时间。当然，你还是可以一次性完成整件事，但是中途稍事休息几分钟，并且很明确自己下个半小时要做些什么，会有助于始终保持高效。 2、没有杜绝干扰。 作为研究生，周末也不可避免地要“工作”。但是周末也是社交活动最多的时候。有时即使是网上遇到一个朋友，也会情不自禁聊很久，“因为周末嘛！”大家都会这么想。然而，无论平时还是周末，人的大脑不会因为这个就改变它运作的方式。各种干扰必然分散注意力，导致效率下降。唯一的方法就是与干扰隔绝——关掉MSN、QQ，不查邮件，手机静音，甚至断掉网络。这些都是很容易想到的方法，然而我们往往对自己放松，最后虽然也能从社交活动中受益，没能完成计划的失败感依然存在，渐渐让人失去管理好自己生活的信心。 在《The Now Habit》（中文名《战胜拖拉》）一书中，作者提到，每周让自己至少有一天不做任何工作，作为娱乐和休息时间。也许你会觉得：我的时间已经不够用，难道还要分一天出来放假么？如果你体会过上述干扰的情况，大概会承认，无干扰的六天比有干扰的七天更有效率。 3、缺乏对突发事件的应对机制。 “紧急预案”这个词，现在大家已经不陌生了。对于机构而言的“紧急预案”，其实对个人也有必要。当一件突发事件出现需要马上处理时，我们总想尽快丢下手头的事，去处理紧急的事。仓促之间，并不能作出最好的判断；将来回到原先的工作中，又难以进入状态。一份“紧急预案”可以让你感觉胸有成足，其实更有利于工作。事实上，只要在一两件突发事件处理之后及时总结经验，就可以形成自己的“紧急预案”，并不需要“神机妙算”。 4、对任务的轻重缓急把握不当。 著名的“四个象限”“要事第一”准则，已经被反复讲了许多遍。然而在实际操作中，我们往往难以做到这一点。紧急的事情怎能不早早处理呢？不重要不紧急但是能让自己满足的琐事怎么舍得放弃呢？其实我们可以采取两种思路去应对。一种是“化繁为简”，每天列出最重要的事情优先去做，其他随意。另一种是制定更合乎自己心意和实际的“优先级系统”，即通过与重大目标的相关程度（重要性），紧急程度，投入/产出比，做这件事的满足感，综合评分，再决定做哪一件事。 自我管理并非易事，需要长期的坚持，严格的自律。但是当这一切都成为习惯之后，你会发现生活是如此自然，时间尽在掌握。你可以做到比自己想象的还要多的事情。为了那一天，让我们从一点一滴做起……
时间管理“三板斧”
最近一两个月都没怎么写与时间管理有关的话题。原因是我暑假买了两本书，让我觉得所有该说的几乎都已经被这两本书说完了——它们是《小强升职记》和《快乐工作精彩生活：平衡工作与生活的神奇秘诀》。另外还有个这两本书未曾充分讨论的话题——拖延，也在《The Now Habit》（中译本《战胜拖拉》）中探讨得非常深入了。我称之为“时间管理三板斧”，意思就是有了这三本书，时间管理方面就不应该有任何问题了。而且买这三本书的价钱也许还比不上一顿必胜客吧？ 正如我的一篇旧文所提及的:“我们现在仍然需要的，已经不是普通的工具，而是心灵的成熟，习惯的培养，以及对人生方向的把握；而这些将真正把“优秀者”和“卓越者”区别开来。”仔细想想，这也是一些著名的时间管理博客近期的主要话题。也许，真的到了“水语”转变风格和话题的时候了。 阅读这个博客的你们，需要的是什么呢？欢迎留言。
结合GTD克服拖拉
曾经写过一篇与拖拉有关的文章（你也是拖延症患者吗），后来发现其中的一些关键步骤和GTD仿佛异曲同工。不妨一起来看看—— “unschedule”和”no schedule” “unschedule”说的是在日程中先安排那些与工作无关的事情和固定的约会，将日程表上没有安排的时间用于工作； “no schedule”说的是GTD并不需要日程表，只要按照to-do list上的任务一件件完成即可。 落实在行动上，就是一边按照“unschedule”决定工作时间，一边按照GTD形成的to-do list来决定“做什么”。 “break it up”和”Project to action” “break it up”是指为了克服拖拉而分解工作的步骤，实质上和GTD的”Project to action”（项目分解为行动）没什么区别。但是，GTD的流程中包含的是这样一个过程——“想法”->是否可以做 ->“是项目还是行动”->是项目则分解之。不如说前者是原则，后者是方法。 “keep starting”和”next action” “keep starting”（不断开始）意味着工作时不要总想着什么时候做完，而是做一点算一点。若中途停止了，一有机会就要重新开始； “next action”在GTD中指的是“下一步行动”，要求以动词开头，一有机会就要去做。 这里，”keep starting”同样是一种原则，而在GTD中判断为”next action”的部分则告诉我们“做什么”。 如果你感觉到自己是个容易拖拉的人，同时已经形成了自己的GTD系统（也许还不那么完整），那么将以上三点强化执行则有助于你在时间管理中摆脱拖拉的习惯。如果你对GTD还很陌生，不如先看一下GTD基础知识。也许那正是你寻找了很久的时间管理方法。 在将这两种理论付诸实践的过程中，最好还是能够完整地了解一下它们的背景。例如，克服拖拉需要了解造成这一现象的原因，懂得如何与自己对话才能摆脱拖拉的深层心理。同时，这些东西都不是灵丹妙药，今天懂得了，明天就能真的一切都get done。循序渐进，养成习惯是关键。希望我们能够共同进步。
大型个人任务的时间管理
最近一两个月，我都在拼命为论文赶工。这是我第一次写真正意义上的论文。不再是只有2个人会看到的学期报告，不再是只有导师和同课题组的人才会关心的学士/硕士毕业论文，而是“同行评审”，理论上地球上任一角落的人都有可能感兴趣并提出反馈的论文。 此时才发现，平时积攒的那些时间管理理论，很多都派不上用场了。需要定义目标吗？目标再明显不过，但是却很难带来激情。需要分解任务吗？分解成几个 章节后的写作仍然是需要通盘考虑的“大作”，本以为可以简单带过的却发现得加上大量背景知识的说明。需要to-do list吗？每天醒来，头条就是——写论文，之后便在昏天黑地的写和改中度过一天……需要“反向时间表”吗？有时为了一个小小的改动需要重新查许多文献， 甚至重做一部分研究；时间表怎能确定？ 当然，时间管理至少还有一点作用，那就是保证不会落下其他没那么重要，却也需要去完成的事件。然而，当一件庞大且充满不确定性的项目占据生活的主要部分时，对时间管理的层次需求也就更高了。 不可否认的是，当你需要在生活中获得突破时，能够带来改变的往往是此类事件。我将它称之为“大型个人任务”。抛开形形色色的时间管理系统，我总结了一些对大型个人任务更为有效的方法：
我的三个笔记本
首先声明，这里所有的“笔记本”，都和“笔记本电脑”无关。 在之前的文章中，我提到过好几种时间管理相关的软件或站点。我认为，使用电子工具最重要的一点是查询方便。如果用纸笔记下的东西查起来也那么方便，恐怕也就不需要那么多的软件帮忙了。有的人确实能做到这一点：把一切笔记都分门别类，加上一些标签来方便寻找，或者制作一些特殊的表格来帮助自己做笔记。但在形成一个稳定的习惯之前，这么做还是非常麻烦的。 另外，电子工具“复制”“粘帖”非常方便。也有多种方法可以协助备份，不用太担心丢失。何况，比起用纸笔来，还要环保不少。 所以，我将越来越多的内容，摘录到OneNote（微软Office的软件之一）中。OneNote可能无需我过多介绍。不仅网上有很多相关的心得，微软的一大特色就是“傻瓜”，稍看看帮助就绝对能让你游刃有余。OneNote，就是我的第一个笔记本。 但，有时候过于迅捷的信息亦会使我们丧失内心的平静。
始终保持高效:零碎时间vs整块时间
现代社会对时间的分割已经无比精确，各种干扰的出现又将时间进一步打碎。你是否也会觉得：拥有零碎时间时不知怎么利用，拥有整块时间时又因心浮气躁而效率低下呢？ 对于时间管理的高手，也许从这个问题的处理上还捞不到什么“油水”。但是对于更多的人来说，可能一点小改进就会让情况大为改善。试试这些步骤吧： 1. 找到自己精力能够集中的平均时间段。记得在上中学的时候就听说一般人能够集中精力的时间不过45分钟 ，甚至只有30分钟。所以一节课都不会超过这个长度。不知怎么，老师们好像都不太遵守；上大学之后就更是出现3小时的课程，中间只有一次休息的情况。现在，我觉得要做到真正的心无旁骛，30分钟可能都太长。不如，我们都从15分钟开始吧！
防止拖延的十堂课
最近，我在Productivity501(注1)上订阅了”Procrastination Prevention Course“. 它以每天一封邮件的形式教你如何防止拖延。今天收到了最后一封邮件。总的来说，它提供了不少防止拖延的解决办法。但是是否管用就因人而异了。我在这里简单介绍一下十封邮件的内容。如果你想看原版的，就到它的网站上去订阅吧！当然，是免费的。 Procrastination Prevention #1 介绍 简介防止拖延课程，要求你尽力完成每堂课布置的作业，一天一步逐渐摆脱拖延。 Procrastination Prevention #2 实验 找一个今天被你拖延了的任务（越简单越好），给自己一个战胜拖延的机会，完成它，感觉如何？ Procrastination Prevention #3 试验结果