必须承认，没有一种时间管理方法适合所有人。所以在这里，我希望介绍更多种多样的方法，而不是仅仅靠自己的经验来判断它们是否有效。当然，我也会不断改进自己的行为方式，并将心得分享出来。也期待你们能够分享自己的体会。

在开始之前，还是希望大家认真思考一下自己生活的目标。其他人是无法替代你完成这项工作的。至少，你应该对自己未来半年打算做些什么，达到那些目标有比较明确和坚定的想法。如果你的想法太多，怀疑自己是否能做到，读读这篇文章(做得更少，做到更多)，也许有助于你去芜存菁，选择那些真正重要的事情去完成。

若你还没有养成建立“收件箱”的习惯，建议你先把这个问题解决好。这是GTD一书中提到的思想。你的新任务，也许来自一封email；也许来自老师上课提到的一本书；也许来自老板递给你的一叠文件，也许来自脑海中突然闪现的想法。你最好能把这些任务都快速记录到一个固定的地方，也就是你的“收件箱”。当你开始进行真正的时间管理和安排时，只需要查阅这个“收件箱”就可以了。“收件箱”可以不止一个，但是越少越好。对我来说，iPod touch上的软件Todo就是我的收件箱。最多添加一个笔记本，用于随手写下任务。毕竟很多时候人还是青睐纸笔书写的随心所欲感。另外，如果两分钟能完成的任务，就不要再写下来了，立刻完成就好了。

对一般人而言，其实并没有那么多任务非要当天做不可。如果你的工作性质要求你迅速做出反应，说实话，你大概也不会有拖延的习惯了。比如——救火队员。为了更好地将一切置于掌控之下，而不是被各种新任务搞得团团转，同时对当前的任务产生干扰，你有必要建立“明天再做”的观念。当一天开始时，你应该已经明确——今天我需要做哪些事。而今天产生的新任务，则在一天结束时从收件箱中拿出来，分析轻重缓急和预估完成时间后放入明日任务的列表之中。注意：是“明天”，而不是“以后”。你不能把今天收到的任务，无限期地延后。只有当“明天”无法完成“今天”收到的任务时，才能推到“后天”。一般来说，平均下来你每天能完成的工作总是超过前一天收到的新任务的，不然就是你选择去做的事情太多了。这是时间管理本身无法解决的问题。

可是，你真的知道，自己一天能做多少事吗？

这其实牵涉到两个问题：我一天有多少时间可以用来完成任务？我做完各项任务需要多少时间？

一般人总是高估前者而低估后者。拖拉者尤其如此。为了真正掌握一天的时间，最简单的方法就是准备一张表格，以半小时为单位列出一天中所有的时间段，并把每天都要做的事以及必须在某个时间做的事情写上去。例如：起床时间、午饭时间、上课时间（上课期间除了听课你不能做其它事，这点和工作时间不同）、看电影时间。此外，你还要写上交通时间，例如上班搭车的时间。如果你不是个工作狂，那么娱乐时间也应该写在上面。

之后，你就会发现自己一天真正用于做事的时间是如此之少。此时你不需要给剩下的空格填上内容。这一内容应该是你在现实中完成某项工作之后填写的。同时你其实会更放心地去做正事，因为你知道稍后总有娱乐的机会。而且，如果你中途想要放弃，请坚持到这半个小时结束。然后换一个你不是那么抗拒的任务（而不是娱乐！）不是特别难，但是却很有效。

对很多想要改善自己时间管理的人而言，也许都希望马上把娱乐时间尽量压缩。其实如果你上周工作日每天娱乐（包括上网，聊天）5小时，这周却要压缩到每天一小时，你的情绪也许会提出抗议。落差越大，抗议声越强，最后你很可能就屈服于这个声音，放开手脚去娱乐。当一天结束时，要么心怀悔恨，失望沮丧，同时责备我介绍的方法没用；要么决心痛改前非，熬夜工作，最终损害自己的健康，第二天也打不起精神。类似的事在我身上发生过不知道多少回后，我终于决定不再抗拒自然的反馈，在一定的节制下听从身心的指引。听起来有点玄，实际就是：每次改变一点点，不要贪多求快。比如，从5小时改为4小时。长期来看，这反而是更快的方法。

并且，你管理时间的方法最好也遵从平时的习惯。如果你像我一样，大部分工作需要在电脑上完成，不妨把这个表格做成电子文档，随时查看和记录。我甚至在Google Docs中创建了一周时间安排表格后用Chrome的“创建应用程序快捷方式”专门为它做了个快速启动。由于我使用Ubuntu（一个Linux桌面发行版）作为操作系统，我可以把它放入一个专门工作区，永不关闭，因而载入时间不超过半秒。当然，这么做对于网络连通性和电脑硬件有一定的要求。

那么，我怎么知道完成一项任务需要多少时间？

如果你可以保证始终在做最重要的那件事，其实你已经基本上不需要知道完成某项任务需要多少时间了。还有什么做法比一直在做最重要的事更重要？

然而人并非如此简单的动物。有时候，我们的情绪就是“不适合”去做最重要的那件事，总觉得“过会儿还有空”。或者，为了做这件“最重要的事”，你上网查资料，却一不小心看到了某个吸引你眼球的内容，不知不觉就点开来看了大半天。而这一内容并不是那么重要。在这些情况下，最有效的做法就是：分解、分解、再分解。只要你觉得自己“还没准备好”，就继续把这件任务分解下去。并且，这种分解是相对于行动的而不是事件本身的。例如，写一篇论文，真正分解后的行动是——查针对内容xxx的，以yyy和zzz为关键词的文献；在第一节第一段中总结文献中关于www方法的适用范围；等等。对于这样分解后的任务，你也更有可能做出合理的时间估计。当这个半小时结束时，若你发现自己在看无关网页，也可以立刻纠正。而不是分解成：4点写第一段；5点写第二段，这种笼统和没有行动指导意义的子任务。

不过，这种分解不宜做得过早。如果你把所有的任务都事先分解好了，就大大丧失了机动性。万一中间某个环节不能如预期的完成，一切计划都要重新来过。也正由于这一点，你不必在安排时间的时候，写上：9:00-10:00完成任务A, 10:00-11:00完成任务B——万一你无法按时完成呢？只要你一天的时间都得到了充分的利用，“计划赶不上变化”也就不那么可怕了。

而且，一些任务可能不是最重要的，但却必须在某个特定时间之前完成。如果等到它变得因“紧急”而“重要”，可能就已经晚了，会弄得你手忙脚乱。例如，买春节回家的火车票也许不是你今天要做的最重要的事，因为明天你有一门专业课考试，后天有一家大公司面试，大后天要交一篇学期论文，再大后天女朋友过生日……可是等你把这些看上去更重要的事情搞定时，火车票大概早已售罄。这种情况，不允许你将“最重要的事”做完再去考虑。所以，你应当计算好这类事情应该哪天做，需要多久，并为它预留出时间。

尽管以上方法看上去很完善，实际中还是会有种种让人困惑的细节。例如：完美主义者可能在14:02才完成上一个任务，之后便发愁——14点开始的这个半小时无法有一个完美的开始，也许我就不该做什么了，就看看新闻吧。然后花了50分钟看新闻，白白浪费掉这近一个小时的时间。这是一种典型的由情绪而不是理智主导而产生的错误。我们当然可以给自己一点空间，每天晚上6点到11点完全让感觉做主，以达到某种身心的平衡。但是在你打算用理性来规划的时间产生这种问题，则会大大打击你的积极性。为了更进一步避免类似情况，你可能还需要读一些《拖延心理学》中的心理分析。了解自己为什么会拖拉，如何改变自己对问题的看法，从根本上解决问题。

一些严重的拖延者，读过以上种种之后也许会想：这些方法好像不错，但是我现在攒了很多过期任务，我只有等这些任务都完成以后，才能尝试你说的方法。

你是否想过：在你边拖拉边做事的过程中，新的任务又会开始累积，永无尽头？

这里就要用到去年最后一篇文章中提到的“current initiative”——不如我们换个名字，就叫“每天第一件事”（也许你还可以给它配上梁静茹那首歌的调子呢）。今天，此时此刻，当你看到这篇文章时，把你所有的过期任务都收集起来，按照紧急程度，重要性，或是已经拖延的时间做一个排序。之后马上对每一个这样的任务都做一个评估：如果我就此放弃会怎样？行不行？很多时候，我们“想做”的，远远超过了我们真正的能力；而即使做到，也未必对自己有什么大的作用。有时候我们希望自己能去做某件事，其实完全可以交给别人去做，效果还未必不好。勇敢地删掉那些不是真正重要的事，把可以让其他人做的交给其他人，剩下的，把它归为你的“每天第一件事”吧。也许你会有三五件过期任务，同样，选择最重要的那件开始。其余的，你完全可以继续拖延下去……

每天洗漱完毕，或是一到工作单位，你要马上去做的，就是这“每天第一件事”。在此我举个例子：你得写一份年度总结，好作为绩效评估和奖金发放的依据。这份材料本该在1月15日之前上交，奖金在过年之前发下来。可是现在离截止日已经过去了一周，你只动笔写了个标题，因为有不少内容要查过去存档的文件，比较麻烦，你很排斥。虽然你和HR打过招呼，她告诉你直到2月10日才会做最后的决定，只要在此之前交就没事。不过你觉得根据自己一贯的拖延，可能要到2月10日下午4点50才会匆匆忙忙地交上去，显然到那时作用已不大。于是你决定把“写年度总结”作为“每天第一件事”，然而一上班，你就想：说不定早上有人给我发了份很重要的邮件，我要赶紧处理，年度总结两周以后交也行……结果这一天下来，你还是没有多写一行字。

不，“每天第一件事”不是这样用的。你不如把“打开文档，写10分钟年度总结”作为“每天第一件事”。上班后，即使你想查邮件，一想到“只写10分钟，不会误事，就算有紧急事件，别人会给我打电话的”，也就很自然地开始打字了。甚至你可以早到办公室10分钟，即使有人一上班就发紧急邮件，你也能在写过10分钟总结以后，再从容地收信。事实上，写了10分钟后，爱拖延的你就不知不觉把“查邮件”当作了拖延的对象，反倒是一口气写了一个小时的年度总结……当然，这件事也就不会拖到最后一刻了。完成任务后，你应当把下一个过期任务作为下一个“每天第一件事”。

如果你觉得每天只有一件“第一件事”效率不够高，也可以理解。不过如果设置得多了，你就很难保证每天全部做到。而这个“第一件事”的秘诀很大一部分就在于“每天”。要不，利用“午饭后第一件事”，可能可以多解决一些积压的任务。再多，也许就不会有很好的效果了。

在“每天第一件事”以外的时间，遵守“所有今天收到的任务，留到明天再做”；也遵守“预留给生活杂事和娱乐约会足够的时间，其余时间每半小时坚持做一件重要的任务”，这样每一天你都会很清楚自己该在什么时间做什么，同时又不被各种新的任务所烦扰。

春节将近，也许这也可以成为你清空旧日积压的任务，重新开始的好时机。

写罢此文，我发现自己在“如何真正做事”上着墨太少，或许连我自己也不是很清楚该怎么做，所以在现实中时常也会无法执行。正好在此时，我发现了一篇很有参考价值的文章。不过，就要在下一则日志中探讨了。愿意读英文的朋友，可以自己去看看。顺便说一句，已经推荐到译言了。

相关文章:

1. 防止拖延的十堂课
2. 你也是拖延症患者吗？
3. 结合GTD克服拖拉

如果你符合上面的描述，那你很可能属于一个庞大但未被重视的群体：拖延症患者。

别害怕，这并不意味着你有精神方面的疾病。事实上，心理学家还没有下决心把具有这些特征的人划归“病人”一类（该不会他们也在拖延干这件事吧 ^_^）。但是，如果这种“习惯”已经影响了你享受生活，甚至给你带了一些无法补救的后果，那么它和其他疾病似乎也并无本质上的不同。好消息是，医治这一 “疑难杂症”可以是一个很快乐的过程。所以，请看下去吧！

Neil Fiore博士在其《The Now Habit: A strategic Program for Overcoming Procrastination and Enjoying Guilt-free Play》（中文版书名《战胜拖拉》）一书中对拖延症患者的心理进行了深入的分析，并提供了许多实用的解决方案。这本书初版于1989年，2006年更新 后再版，这本身就是对它的巨大肯定。作者也受到各大公司（如AT&T，美国最大电信公司）和教育机构（如加州伯克利大学，美国最好的公立大学）的 邀请，去解决那里员工/学生的拖延问题。如果你认定自己的拖延已经到了不得不改的地步，那么这本书就是你的必读手册。下面就是我从中学到的东西。

为什么我们会拖延？

与很多人以为的相反，拖延其实是一种积极的行为。它是我们的身体为了保护自己而下意识发出的逃避指令。你也许要问：有什么危险需要逃避？答案是很多人心中存在的对失败的恐惧，甚至对成功的恐惧，以及对不完美的恐惧（即完美主义）。

所以，正确对待拖延的做法绝不是命令自己“要有毅力”，也不是责备自己，让自己有负罪感，因为这样反而会让相应的恐惧更加强烈，从而更想逃避。只有学会积极地与自己对话，才能让潜意识中的恐惧感消失，从而不再逃避。

我该怎么做？

有两个主要的方法：“反向时间表”和“无日程表”。

“反向时间表”，即从项目截止日开始倒过来安排要做的事。为每项任务安排“mini deadline”（小截止日期）。

举个我熟悉的例子，今年6月我要去参加个学术会议并作发言。那么可以这样安排：

6.15 排练好演讲
6.1 准备好讲稿，安排好交通工具
5.15 上交会议论文
5.14 论文排版，定稿
5.5 论文第三份草稿
4.20 论文第二份草稿
4.1 论文第一份草稿
3.1 论文大纲
2.15 完成研究
……

“无日程表”（Unschedule），听起来很玄乎，其实并不麻烦：

1. 将那些与工作无关的事情安排进日程表，如吃饭睡觉休闲娱乐社交锻炼。另外一些较固定的内容，如例会，上下班的交通，以及和医生的预约也排进去。
2. 任何日程表上没安排的时间，考虑开始工作。并在结束后记录进日程表。只要开始就行，不刻意要求完成什么。但是只有30分钟以上无中断的时间才计入。
3. 一些辅助规则：

* 在完成一次30分钟以上的工作时间段后慰劳自己。
* 每天记录“真正的”工作时间，每周也记录工作时间。（作者建议一天的专心工作时间不超过5小时，一周不超过20小时；我暂时不太理解）
* 一周有一天完全用来娱乐
* 去娱乐和社交活动前，安排半小时以上工作
* 不断“开始”
* 当觉得无法坚持满30分钟时，多坚持5-10分钟。不要以失败告终。

真的有效吗？

个人认为，当且仅当你真的遵守了这些做法时，有效。别小看这些规则，后面潜藏着作者多年钻研心理学以及做咨询顾问的成果和经验。实施起来你才会发现它们的威力！

更多诀窍

在一篇博客这么短的篇幅内要介绍完一本书的内容显然是很难的。若你真的想要知道更多诀窍，去豆瓣看《战胜拖拉》摘抄笔记吧，相信如果这份笔记的作者已经战胜了拖拉，就会继续更新下去。

真情告白

这篇文章的作者也曾经是拖延症患者的一员，现在仍处于“观察期”。各种关于拖延症的资料中所描述的情况都在自己的身上发生过。后来有一些外在因素的 影响，以及偶然采取的正确应对，算是得以少拖延一些事情。但是种种迹象表明，拖延仍然是我个人管理中最大的问题。不过，有了上面提到的这些方法，我有信心 摆脱这个阴影。你呢？现在就开始制作你的“反向时间表”吧！

延伸阅读

尽管我强烈建议大家看原文（无论中英），但是一些提炼出来的资料也许已经足够解决你的问题，或者一些实例会让你更容易接受。下面就是一些这样的资料，其准确性未经检验，大家各取所需吧。

战胜拖拉【书摘】

Notes from Now Habit by Neil A. Fiore, Ph.D.

『网络文摘』 和“完美是个梦”一起战胜拖拉

我们都是拖延症（豆瓣小组）

《克服拖延》精华文章翻译

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分了两个晚上的时间读完这本书，感觉非常畅快。能让人有上等的阅读体验，一本书也就成功了一半。它不仅浅显易懂，贴近生活，而且条理清晰，逻辑分明。

这本书背后的思想很简单：做得事情太多就会失去焦点，不如把精力集中在少数真正重要的事情上。大多数人也许都会认同这一点，却无法摆脱已有的繁复生活。所以，作者提供了一套务实的解决办法，并以一些常见的例子（处理电子邮件，进行体育锻炼，等等）来阐明。

要说这本书讲了什么新东西，我看也不见得。大部分的篇幅里所讲述的内容都似曾相识。特别是对于看过Zen Habits的人更是如此（Amazon上的评论说， 大概85%-90%的内容是网上有的）。然而，许多哲理也都是同样，需要反复讲述，通过各种形式表现，我们或能学得一二。我十分肯定，如果你完全按照这本 书里的原则和实践指导去做了，一定会获得许多过去所无法想象的成就。正如作者本人一样。然而事实却是没有太多人会去做。

不过，我们至少可以经由这些理念去反思自己的生活。比如：

我的那些目标，任务，to-dos，真的是必须亲自做的吗？
你 的价值观是什么？你的目标是什么？对你最重要的事情是什么？你现在所做的一切，真的都与这些有关吗？真的不可或缺吗？不可以不做吗？不可以交给别人做 吗？不可以利用一些工具来简化吗（比如设置电子邮件过滤器）？对你所有打算做的事情都进行此类思考，也许你会发现根本不需要那样忙碌。

莫名的心烦，是不是因为多线任务？
同时做几件事，当然容易烦乱和疲倦，导致效率低下，情绪低落。这不是你的能力问题，而是对任何人来说，专注于一件事都要比同时做很多（尤其是不完全相关的）事高效很多。

无法养成一些好习惯，是不是因为一次想改变太多？
我们中的很多人都会对自己的某些方面不满意，想要改变；我们也希望一觉醒来自己就变了一个全新的人。但是这并不符合事物发展的规律。无论是你想同时改变自己的几个方面，还是想一下子在某方面有所突破（比如一下子早起2小时），都会实质上提高改变的难度，从而难以坚持。

或者，你也可以利用这本书里的一些建议来改善自己的生活：
1. 先考虑“需要”，再考虑“想要”
2. 在一段时间内集中于一个目标，直到达成为止（这看起来有些慢，但是每次目标都达到的话，不需要很长时间，你就能在很多事情上取得成功了）
3. 一次只做一件事
4. 每天先做最重要的几件事 (Most Important Things)

看，并没有什么了不起的秘诀。不过，我觉得它们真能起到一点作用呢！
（《The Power of Less》在Amazon上的得分平均为五星！不妨去看看读者的评价吧！）

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一本好书是否引进国内很大程度上靠运气。何况这本书是否成功暂时还不知道。在此先把书的封皮介绍一下，如果大家有兴趣，我再慢慢介绍内容吧。

这 本书的全名是《The Power of Less: the fine art of limiting yourself to the essential… in business and in life》。我将它译作《更少的力量：商业和生活中精简的艺术》。封面上方有纽约时报第一畅销书《四小时工作周》作者Timothy Ferriss的推荐语。背面：

Do Less. Get More Done. 做得更少，做到更多。

现代生活中每一个角落都充斥着无数分散注意力的事件，不可思议的是我们居然还能完成一些正事。《更少的力量》阐述了如何通过找出最重要的事情以及消除不必要的事务来简化你的生活，将你从每天的杂务中解放出来，并让你能够集中注意力来做到那些能够将你生活变得更好的事情。
《更少的力量》将告诉你如何：

• 将任何目标分解为易处理的任务
• 一次只聚焦于少数几个任务
• 养成新的，更有生产力的习惯
• 训练你的注意力
• 提高你的效率

通过为自己设限，最大化利用你已有的资源，你将最终能够更简练，更聪明地工作，并过上你值得拥有的生活。

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事 实上New Year Resolution对于很多人来说也是无法实现的美好事件，这使得每一年的新年目标在制定之初就带有了几分宿命的悲剧色彩。我曾有过目标90%实现的年 头，也有过目标基本失败的年头。对此可谓体会深刻。其实，许多人无法达成新年目标的主要原因可能不是他们执行力的问题，而是目标本身的问题。常见的误区是 这样的：

1. 混淆目标和愿望。
这里并不是 要求你新年别许愿（嘿，反正你也在几天前许过了）。你完全可以另外做一个新年愿望的列表，但是目标需要靠自身的努力去达成。那么，怎样才算是目 标？用一句流传很广的描述：清晰，现实，可衡量。“新年找到另一半”只能算个愿望，而“新年多认识50个新朋友，留意可以成为终身伴侣的人”才基本上可以 算是目标。至于“50个”是否现实，则要看目标制定者本人及其环境了。

2. 不够严肃。
新 年目标只有对自己才意义重大，而人类总是轻易改变主意。当你决定放弃一个新年目标的时候，也许你会这么想：“我当时订这个目标太不现实了，现在既然认识 到了这一点，不如放弃算了，反正也没有人逼我这么做。” 这么想固然没错。但如果在潜意识中做好放弃的准备，在制定目标的时候恐怕也不会认真起来。

3. 制定目标后没有制定相应的计划。
这句话实在是至理名言：“You fail to plan, you plan to fail”（不做计划就是计划失败）。至于如何为新年目标订立计划，今后的文章中会慢慢谈到。

那么，应该如何制定一个能够成功的新年目标呢？

首先，对自己做出郑重的承诺，尽一切努力保证所有目标的完成。如果你觉得一件事不太可能成功，那么干脆别把它放进新年目标中，免得干扰你实现其他目标的决心。

第二，选择对自己最重要的，且很大程度上由自己控制的事件作为新年目标。如果这件事情是别人要你做的而你不是特别渴望的，可以放进别的计划（而不是你的新 年目标）中。如果一件事情只是看上去很酷，那么请小心谨慎地决定是不是真的要为它花费自己的时间和精力。比如，攒钱买辆新车。

第三，保持一定的野心。适度的野心让你拥有持续的激情，过度的野心造成你持续的挫败感。没有野心的话——你干嘛还制定什么新年目标呢？如果你对怎样才算适度抱有疑问，那么就设定一个范围吧！比如，年收入增长5-15%。

第四，目标的数量别太多，也别太少。新年目标和其他目标的区别在于它需要在一年内完成，有点像是废话，然而废话往往是最容易被忽视的。

第五，目标需要平衡。也许你是个工作狂，但是别忘了分出一两个目标给亲朋好友，或是培养一两个兴趣爱好。每个人都有自己的“舒适区”，敢于走出舒适区的人往往能够发现更广阔的天地。人，有时要对自己狠一点。

好，到这里也许你已经想出不少让你激动万分的新年目标了，接下来要做两件事：

一是，让你信任的人们了解你的目标。可以让他们提建议，也可以要求他们监督，亦可以在适当的时候请求他们的帮助。相信我，这样做绝对有好处。

二是，做详细的计划。想一想你需要多少时间来完成某个目标，需要哪些资源，做哪些准备。而且计划必须不断检视。每周用3小时的时间，回顾，总结和进行下一步的计划。当然，其实不仅仅是你的新年目标，其他目标也是一样的。至于制定计划还有什么事情需要知道，请关注后续文章。

最后，祝你新年快乐！明年的这个时候，希望你可以说：我完成了2009年所有的目标！

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